Office Manager - Porto (on site)

KultureTalent - Global Talent; Porto; Presencial; EUR 20 000 - 28 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A KultureTalent - Global Talent procura um Office Manager dinâmico(a) e versátil, responsável pela gestão eficiente das operações do escritório, assegurando um ambiente acolhedor e organizado para visitantes e colaboradores. O candidato ideal terá experiência em receção, coordenação de compras de escritório, organização de reuniões e melhoria contínua de fluxos administrativos.

Fluência em inglês e domínio de ferramentas como Microsoft Office/Google Workspace são valorizados, com disponibilidade

Qualificações

• Experiência prévia em funções similares (receção, gestão de escritório ou apoio administrativo).
• Excelente comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente.
• Elevada capacidade de organização, gestão de tempo e multitasking, especialmente em ambientes dinâmicos.
• Domínio de ferramentas Microsoft Office e/ou Google Workspace.
• Formação académica relevante (preferencial).
• Fluência em inglês (nível intermédio ou superior).

Responsabilidades

• Receção de visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada.
• Garantir um atendimento eficiente por telefone, e-mail ou presencial.
• Organizar e gerir correspondência e encomendas, assegurando a receção e distribuição.
• Aprovisionamento de materiais de escritório, negociação com fornecedores para otimizar custos.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos corporativos e atividades internas.
• Implementar melhorias contínuas nos processos administrativos e logísticos.
• Fornecer suporte à equipa de gestão e a diferentes departamentos em tarefas administrativas.

Conhecimentos

Comunicação

Organização

Gestão de tempo

Multitarefa

Formação académica

Formação académica relevante

Ferramentas

Microsoft Office

Google Workspace

Descrição da oferta de emprego

Procuramos um(a) Office Manager dinâmico(a) e versátil, capaz de assegurar a gestão eficiente das operações do escritório, promovendo um ambiente acolhedor e organizado. Este profissional será o primeiro ponto de contacto da empresa, garantindo uma receção profissional e o bom funcionamento das operações administrativas.

Responsabilidades

Receção e Atendimento

• Acolher visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada e prestando as informações necessárias.
• Garantir um atendimento eficiente nas comunicações da empresa, seja por telefone, e-mail ou presencialmente.
• Organizar e gerir a correspondência e encomendas, assegurando a receção, triagem e distribuição de forma eficaz.

Gestão do Escritório

• Coordenar o aprovisionamento de materiais de escritório, garantindo o stock necessário e negociando com fornecedores para optimização de custos.
• Supervisionar a manutenção das instalações e resolver eventuais questões relacionadas com o espaço físico.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos corporativos e atividades internas.
• Implementar melhorias contínuas nos processos administrativos e logísticos, promovendo a eficiência dos recursos disponíveis.
• Fornecer suporte à equipa de gestão e a diferentes departamentos em tarefas administrativas e organizacionais.

Requisitos:

• Experiência prévia em funções similares, como receção, gestão de escritório ou apoio administrativo.
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente.
• Elevada capacidade de organização, gestão de tempo e multitasking, especialmente em ambientes dinâmicos.
• Domínio avançado de ferramentas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ou Google Workspace.
• Formação académica em área relevante (preferencial).
• Fluência em inglês (nível intermédio ou superior); conhecimentos de outras línguas serão valorizados.
• Carta de condução e viatura própria (preferencial).
• Atitude profissional, simpática, flexível e proativa, com forte capacidade de resolução de problemas.