Office Manager - Porto (on site)

KultureTalent - Global Talent; Porto; On-site; EUR 20,000 - 28,000; Full time

Job summary

A KultureTalent - Global Talent procura um Office Manager dinâmico(a) e versátil, responsável pela gestão eficiente das operações do escritório, assegurando um ambiente acolhedor e organizado para visitantes e colaboradores. O candidato ideal terá experiência em receção, coordenação de compras de escritório, organização de reuniões e melhoria contínua de fluxos administrativos.

Fluência em inglês e domínio de ferramentas como Microsoft Office/Google Workspace são valorizados, com disponibilidade

Qualifications

• Experiência prévia em funções similares (receção, gestão de escritório ou apoio administrativo).
• Excelente comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente.
• Elevada capacidade de organização, gestão de tempo e multitasking, especialmente em ambientes dinâmicos.
• Domínio de ferramentas Microsoft Office e/ou Google Workspace.
• Formação académica relevante (preferencial).
• Fluência em inglês (nível intermédio ou superior).

Responsibilities

• Receção de visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada.
• Garantir um atendimento eficiente por telefone, e-mail ou presencial.
• Organizar e gerir correspondência e encomendas, assegurando a receção e distribuição.
• Aprovisionamento de materiais de escritório, negociação com fornecedores para otimizar custos.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos corporativos e atividades internas.
• Implementar melhorias contínuas nos processos administrativos e logísticos.
• Fornecer suporte à equipa de gestão e a diferentes departamentos em tarefas administrativas.

Skills

Comunicação

Organização

Gestão de tempo

Multitarefa

Education

Formação académica relevante

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

Procuramos um(a) Office Manager dinâmico(a) e versátil, capaz de assegurar a gestão eficiente das operações do escritório, promovendo um ambiente acolhedor e organizado. Este profissional será o primeiro ponto de contacto da empresa, garantindo uma receção profissional e o bom funcionamento das operações administrativas.

Responsabilidades

Receção e Atendimento

• Acolher visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada e prestando as informações necessárias.
• Garantir um atendimento eficiente nas comunicações da empresa, seja por telefone, e-mail ou presencialmente.
• Organizar e gerir a correspondência e encomendas, assegurando a receção, triagem e distribuição de forma eficaz.

Gestão do Escritório

• Coordenar o aprovisionamento de materiais de escritório, garantindo o stock necessário e negociando com fornecedores para optimização de custos.
• Supervisionar a manutenção das instalações e resolver eventuais questões relacionadas com o espaço físico.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos corporativos e atividades internas.
• Implementar melhorias contínuas nos processos administrativos e logísticos, promovendo a eficiência dos recursos disponíveis.
• Fornecer suporte à equipa de gestão e a diferentes departamentos em tarefas administrativas e organizacionais.

Requisitos:

• Experiência prévia em funções similares, como receção, gestão de escritório ou apoio administrativo.
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente.
• Elevada capacidade de organização, gestão de tempo e multitasking, especialmente em ambientes dinâmicos.
• Domínio avançado de ferramentas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ou Google Workspace.
• Formação académica em área relevante (preferencial).
• Fluência em inglês (nível intermédio ou superior); conhecimentos de outras línguas serão valorizados.
• Carta de condução e viatura própria (preferencial).
• Atitude profissional, simpática, flexível e proativa, com forte capacidade de resolução de problemas.