Assistente Apoio Administrativo E De Gestão

Unicam Sistemas Analiticos Lda; Lisboa; On-site; EUR 18,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Regime de trabalho presencial

Horário a tempo inteiro

Job summary

Unicam Sistemas Analiticos Lda em Lisboa procura Assistente de Apoio Administrativo e de Gestão para assegurar apoio administrativo, documental, financeiro e operacional. A função envolve interação com fornecedores, clientes e entidades externas, mantendo rigor e organização.

Requisitos: bons conhecimentos de Excel, capacidade de estruturar dados e desenvolver soluções práticas para acompanhamento de processos. Regime presencial a tempo inteiro.

Qualifications

• Experiência em funções administrativas ou de apoio à gestão.
• Bons conhecimentos de Excel e MS Office para gerir dados e relatórios.
• Capacidade de gerir várias tarefas simultaneamente.
• Boas competências de comunicação com clientes e fornecedores.

Responsibilities

• Acompanhamento de cobranças a clientes e contacto para seguimento de valores em dívida.
• Gestão de comunicações, emails e correspondência.
• Organização, atualização e arquivo de documentação.
• Acompanhamento de tarefas administrativas, controlo de prazos e seguimento de assuntos pendentes.
• Gestão de seguros: processos, orçamentos e documentação.
• Gestão de compras, equipamentos, viaturas e fornecedores.
• Excel e mapas de controlo para tratamento de dados.

Skills

Excel

Organização

Comunicação

Proatividade

Gestão de prioridades

Tools

MS Office

Job description

Assistente Apoio Administrativo e de Gestão

de Unicam Sistemas Analiticos LDA em Lisboa (Publicado em 30-10-2026)

Procuramos uma pessoa organizada, responsável, dinâmica e proativa para assegurar o apoio administrativo e operacional à gestão da empresa, contribuindo para a organização, acompanhamento e execução dos diversos processos internos.

A função envolve tarefas administrativas, documentais, financeiras e operacionais, bem como a articulação com fornecedores, clientes e entidades externas.

Procuramos alguém com capacidade para gerir diferentes tarefas em simultâneo, trabalhar com rigor, cumprir prazos e acompanhar os assuntos até à sua conclusão, de acordo com as orientações definidas.

É fundamental ter bons conhecimentos de Excel, incluindo capacidade para criar ficheiros e mapas de controlo de raiz, estruturar informação e desenvolver soluções práticas que facilitem o acompanhamento dos processos.

Principais responsabilidades

1. Gestão administrativa e documental

• Acompanhamento de cobranças a clientes e contacto para seguimento de valores em dívida;
• Gestão de comunicações, emails e correspondência;
• Organização, atualização e arquivo de documentação;
• Acompanhamento de tarefas administrativas, controlo de prazos e seguimento de assuntos pendentes;
• Preparação e atualização de ficheiros e mapas de acompanhamento.

2. Gestão de seguros

• Acompanhamento de processos de sinistro junto das seguradoras;
• Apoio nos processos de contratação e renovação de seguros;
• Pedido e recolha de orçamentos e propostas;
• Preparação da documentação necessária para análise, aprovação e contratação;
• Acompanhamento dos processos junto das seguradoras e mediadores até à sua conclusão.

3. Gestão de compras, equipamentos e fornecedores

• Apoio nos processos de aquisição de equipamentos, nomeadamente telemóveis, viaturas e outros bens necessários à atividade;
• Pedido e análise de orçamentos, recolha de propostas e preparação dos elementos para aprovação;
• Acompanhamento de encomendas, entregas e processos de aquisição;
• Gestão das compras correntes para o escritório, incluindo consumíveis, produtos de higiene e outros materiais;
• Contacto e articulação com fornecedores, assegurando o acompanhamento dos pedidos e a resolução de questões relacionadas com as aquisições.

4. Gestão de viaturas

• Acompanhamento das manutenções, revisões e reparações das viaturas;
• Acompanhamento de necessidades relacionadas com a utilização das viaturas;
• Organização e atualização da documentação associada à frota automóvel.

5. Gestão de instalações e necessidades do escritório

• Acompanhamento de obras, reparações e intervenções nas instalações;
• Apoio na aquisição de mobiliário, equipamentos e outros bens necessários;
• Contacto com fornecedores e prestadores de serviços;
• Pedido de orçamentos, acompanhamento das aprovações e seguimento dos trabalhos até à sua conclusão;
• Acompanhamento das necessidades correntes do escritório, assegurando a sua resolução atempada.

6. Medicina do trabalho

• Gestão e acompanhamento das marcações de medicina do trabalho;
• Contacto com as entidades prestadoras de serviços;
• Acompanhamento dos processos, prazos e documentação associada.

7. Excel, tratamento de informação e mapas de controlo

• Criação de ficheiros e mapas de controlo em Excel, de raiz, de acordo com as necessidades da atividade;
• Estruturação, organização, tratamento e validação de dados;
• Desenvolvimento de fórmulas e funções para automatizar cálculos e tarefas recorrentes;
• Criação e atualização de mapas de acompanhamento de cobranças, compras, despesas, equipamentos, viaturas e outros processos;
• Utilização de filtros, tabelas, tabelas dinâmicas e ferramentas de análise de dados;
• Identificação de erros e inconsistências e melhoria contínua dos ficheiros de trabalho;
• Preparação de informação organizada para acompanhamento e apoio à tomada de decisão.

Perfil e requisitos

• Experiência profissional em funções administrativas, de apoio à gestão ou de coordenação operacional ou equivalente.
• Bons conhecimentos de Excel, com capacidade para criar mapas e ficheiros de raiz, estruturar dados e desenvolver fórmulas e funções adequadas às necessidades de trabalho;
• Conhecimentos de funções e funções de procura, bem como tabelas dinâmicas, filtros e formatação condicional;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Word e Outlook;
• Facilidade de adaptação a sistemas informáticos e ferramentas de gestão;
• Elevada capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades;
• Rigor, atenção ao detalhe e capacidade de trabalhar com informação confidencial;
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento com clientes, fornecedores e entidades externas;
• Sentido de responsabilidade, autonomia na execução das tarefas e capacidade de cumprir prazos;
• Espírito prático, proatividade e orientação para a resolução de problemas.

Competências valorizadas

• Experiência em processos administrativos, financeiros ou de apoio à contabilidade;
• Experiência na gestão de fornecedores, compras, seguros, viaturas ou instalações;
• Capacidade de análise e comparação de orçamentos e propostas;
• Experiência na criação e melhoria de mapas de controlo e ferramentas de acompanhamento;
• Capacidade para organizar processos, identificar necessidades e propor melhorias;
• Facilidade em acompanhar vários assuntos em simultâneo e assegurar o respetivo seguimento.

Condições oferecidas

• Regime de trabalho presencial;
• Horário a tempo inteiro;
• Integração numa função diversificada, com contacto com diferentes áreas da empresa;
• Oportunidade de desenvolver competências nas áreas administrativa, financeira e operacional;
• Remuneração compatível com a experiência e as competências demonstradas.

Valorizamos pessoas organizadas, rigorosas e empenhadas, com capacidade para executar tarefas com método, acompanhar processos de forma consistente e contribuir para o bom funcionamento da empresa.