Executive Assistant (m/w/d)

Randstad Portugal; Lisboa; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Randstad Portugal sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) am Standort Lissabon für einen weltweit führenden Versicherungs- und Risikomanagement-Konzern. Sie berichten direkt an den UK Manager und agieren als verlässlicher Business Partner der Unternehmenspartner; Sie managen Kalendere, koordinieren Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg.

Ihre Aufgaben umfassen proaktives Kalendermanagement, Inbox-Workflow, Reiseorganisation, Schnittstellenarbeit mit HR, Finanzen, IT und Rechtsabteilungen,

Qualifications

• Fließendes Englisch erforderlich; weitere Sprachen willkommen.
• Proaktive, eigenständige Arbeitsweise und Diskretion.
• Erfahrung im administrativen Bereich oder gehobenen Kundenservice erwünscht.
• Bereitschaft zur Arbeit in einem Hybrid-Modell in Lissabon.

Responsibilities

• Proaktives Kalendermanagement: Planung interner/externen Meetings über Zeitzonen hinweg.
• Inbox-Management: Priorisierung von E-Mails und Nutzung moderner Tools.
• Reiseorganisation: Planung und Buchung nationaler/internationaler Reisen.
• Schnittstellenfunktion: Zusammenarbeit mit HR, Finanzen, IT, Rechtsabteilungen; Pflege von CRM-Datenbanken.
• Projektunterstützung: Aufbereitung von Spesenberichten, Timesheets; Assistenz bei Verträgen und Compliance.

Skills

Kalendermanagement

Workflow-Optimierung

Reiseorganisation

Schnittstellenfunktion

Projektunterstützung

Englischkenntnisse

MS Office

Diskretion & Hands-on-Mentalität

Education

Abgeschlossene Schulausbildung (12. Klasse) oder Studium

Tools

CRM-Systeme

Microsoft Office

Teams/Zoom

Job description

Du bist ein Organisationstalent, denkst immer drei Schritte voraus und möchtest die Partner eines weltweit führenden Unternehmens im Bereich Versicherungen und Risikomanagement unterstützen? Dann ist das deine Chance!

Für unseren Kunden, einen globalen Marktführer in der Versicherungsvermittlung und Risiko- und Gesundheitsberatung, suchen wir einen Executive Assistant (m/w/d) am Standort Lissabon.

In dieser Rolle berichtest du direkt an den UK Manager und agierst als vertrauenswürdiger Business Partner für die Unternehmenspartner. Du jonglierst komplexe Terminkalender über verschiedene Zeitzonen hinweg und sorgst für reibungslose Abläufe auf höchstem Niveau.

Das sind deine Aufgaben:

• Proaktives Kalendermanagement: Strategische Planung von internen/externen Meetings und Zeitzonen-Management (Teams, Zoom).
• Workflow-Optimierung: Effizientes Inbox-Management, Priorisierung von E-Mails und Nutzung moderner Tools (inkl. KI) zur Prozessoptimierung.
• Reiseorganisation: Planung und Buchung von komplexen nationalen und internationalen Reisen (Flüge, Hotels, Visa, Logistik).
• Schnittstellenfunktion: Enge Zusammenarbeit mit HR, Finanzen, IT und Rechtsabteilungen sowie Pflege von CRM-Datenbanken und Sales-Pipelines.
• Projektunterstützung: Aufbereitung von Spesenberichten, Zeiterfassung (Timesheets) und Unterstützung bei Vertrags- und Compliance-Prozessen.
• Ausbildung/Studium: Abgeschlossene Schulausbildung (12. Klasse) oder ein abgeschlossenes Studium.
• Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich oder im gehobenen Kundenservice.
• Sprachkenntnisse: Fließendes Englisch (obligatorisch); weitere Sprachen (wie Deutsch) sind ein großes Plus.
• Tech-Skills: Sicherer Umgang mit Microsoft Office und idealerweise erste Erfahrung mit CRM-Systemen.
• Soft Skills: Exzellente Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, analytisches Denken, absolute Diskretion und eine proaktive "Hands-on"-Mentalität.

Das wird dir geboten:

• Entwicklung: Spannende Karrierechancen in einem soliden, internationalen und zukunftssicheren Projekt.
• Flexibilität: Attraktives Hybrid-Arbeitsmodell (Home Office & Office in Lissabon).
• Work-Life-Balance: Geregelte 40-Stunden-Woche.
• Kultur: Ein integratives, vielfältiges und chancengleiches Arbeitsumfeld, das Talente unabhängig von Herkunft, Geschlecht oder Hintergrund fördert.

Bereit für den nächsten Karriereschritt?