Executive Assistant - Hybrid

Adecco Recursos Humanos; Lisboa; On-site; EUR 25,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

6-monatiger Vertrag (zunächst)

Hybrides Arbeitsmodell

Büro im Zentrum von Lissabon

Job summary

Adecco Recursos Humanos sucht eine erfahrene Assistentin/Assistent der Geschäftsleitung mit hybridem Arbeitsmodell in Lissabon. Sie berichten an den EA-Manager im Vereinigten Königreich und unterstützen Führungskräfte mit Terminplanung, Reiseorganisation und Compliance.

Sie verfügen über mindestens 2 Jahre Erfahrung, fließendes Englisch und exzellente MS-Office-Kenntnisse. Das Angebot umfasst eine 6-monatige Anstellung, Büro im Stadtzentrum und drei Tage pro Woche im Büro.

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Position.
• Fließende Englischkenntnisse erforderlich.
• Gute Kenntnisse in Organisation, Priorisierung und Entscheidungsfindung.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse.

Responsibilities

• Umfassende administrative Unterstützung auf Führungsebene für zugewiesene Partner.
• Verwaltung komplexer Terminkalender, E-Mails und Prioritäten über mehrere Zeitzonen hinweg.
• Koordination von Inlands- und Auslandsreisen, Reiseplänen und Logistik.
• Unterstützung bei Kunden- und Geschäftsentwicklungsaktivitäten, einschließlich CRM-Aktualisierungen und Koordination von Besprechungen.
• Erstellung von Spesenabrechnungen und Stundenzetteln sowie Unterstützung bei Vertrags- und Compliance-Workflows.
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams.
• Auftreten als zuverlässiger Partner für Stakeholder und Kunden.
• Unterstützung von Teaminitiativen, Wissensaustausch und kurzfristige Vertretung bei Bedarf.

Skills

Englisch fließend

Organisation

Priorisierung

Entscheidungsfähigkeit

Kommunikation

Tools

Microsoft Office

Job description

Assistent/in der Geschäftsleitung (Hybrid) DE EN
Büro in Lissabon

Über die Stelle

Wir suchen eine/n erfahrene/n Assistent/in der Geschäftsleitung, der/die hochkarätige administrative Unterstützung leistet. Sie berichten an den EA-Manager in Großbritannien und fungieren als vertrauenswürdiger Geschäftspartner, der Produktivität, Entscheidungsfindung und einen reibungslosen Tagesablauf gewährleistet.

Ihre Aufgaben

• Umfassende administrative Unterstützung auf Führungsebene für die Ihnen zugewiesenen Partner
• Verwaltung komplexer Terminkalender, E-Mails und konkurrierender Prioritäten über mehrere Zeitzonen hinweg
• Koordination von Inlands- und Auslandsreisen, Reiseplänen und Logistik
• Unterstützung bei Kunden- und Geschäftsentwicklungsaktivitäten, einschließlich CRM-Aktualisierungen und Koordination von Besprechungen
• Erstellung von Spesenabrechnungen und Stundenzetteln sowie Unterstützung bei Vertrags- und Compliance-Workflows
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams
• Auftreten als zuverlässiger Partner für Stakeholder und Kunden
• Unterstützung von Teaminitiativen, Wissensaustausch und kurzfristige Vertretung bei Bedarf

Anforderungen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Verwaltungsassistent oder in einer ähnlichen Position
• Erfahrung im Bereich Professional Services ist ein großes Plus
• Fließende Englischkenntnisse (zwingend erforderlich)
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Suite;
• Ausgezeichnete Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Priorisierung und Entscheidungsfindung
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten

Was wir bieten

• 6-monatiger Vertrag (zunächst)
• Jahresgehalt 25.000 30.000
• Hybrides Arbeitsmodell 3 Tage pro Woche im Büro
• Büro im Zentrum von Lissabon