Executive Assistant — Hybrid Global Calendar, Lisbon

Randstad Portugal; Lisboa; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Randstad Portugal sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) am Standort Lissabon für einen weltweit führenden Versicherungs- und Risikomanagement-Konzern. Sie berichten direkt an den UK Manager und agieren als verlässlicher Business Partner der Unternehmenspartner; Sie managen Kalendere, koordinieren Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg.

Ihre Aufgaben umfassen proaktives Kalendermanagement, Inbox-Workflow, Reiseorganisation, Schnittstellenarbeit mit HR, Finanzen, IT und Rechtsabteilungen,

Qualifications

• Fließendes Englisch erforderlich; weitere Sprachen willkommen.
• Proaktive, eigenständige Arbeitsweise und Diskretion.
• Erfahrung im administrativen Bereich oder gehobenen Kundenservice erwünscht.
• Bereitschaft zur Arbeit in einem Hybrid-Modell in Lissabon.

Responsibilities

• Proaktives Kalendermanagement: Planung interner/externen Meetings über Zeitzonen hinweg.
• Inbox-Management: Priorisierung von E-Mails und Nutzung moderner Tools.
• Reiseorganisation: Planung und Buchung nationaler/internationaler Reisen.
• Schnittstellenfunktion: Zusammenarbeit mit HR, Finanzen, IT, Rechtsabteilungen; Pflege von CRM-Datenbanken.
• Projektunterstützung: Aufbereitung von Spesenberichten, Timesheets; Assistenz bei Verträgen und Compliance.

Skills

Kalendermanagement

Workflow-Optimierung

Reiseorganisation

Schnittstellenfunktion

Projektunterstützung

Englischkenntnisse

MS Office

Diskretion & Hands-on-Mentalität

Education

Abgeschlossene Schulausbildung (12. Klasse) oder Studium

Tools

CRM-Systeme

Microsoft Office

Teams/Zoom

Job description

Randstad Portugal sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) am Standort Lissabon für einen weltweit führenden Versicherungs- und Risikomanagement-Konzern. Sie berichten direkt an den UK Manager und agieren als verlässlicher Business Partner der Unternehmenspartner; Sie managen Kalendere, koordinieren Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg.

Ihre Aufgaben umfassen proaktives Kalendermanagement, Inbox-Workflow, Reiseorganisation, Schnittstellenarbeit mit HR, Finanzen, IT und Rechtsabteilungen,