Assistente Administrativo/a de Apoio à Administração

Albuquerque & Associados; Lisboa; On-site; EUR 14,000 - 21,000; Full time

Benefits offered by this job

Ambiente profissional

Estabilidade no cargo

Job summary

A Albuquerque & Associados está a reforçar a equipa em Lisboa com a contratação de um/a Assistente Administrativo/a e de Apoio à Administração. Procuramos alguém organizado, responsável e cuidadoso, com experiência em funções administrativas e capacidade para assegurar um apoio transversal à Administração e ao funcionamento diário da Sociedade.

A função envolve organização de processos, gestão documental e apoio a faturação e à contabilidade externa.

Qualifications

• Experiência anterior em funções de assistência administrativa, secretariado, apoio à Administração ou funções similares.
• Boa capacidade de organização, planeamento e acompanhamento de diferentes assuntos em simultâneo.
• Experiência na organização de processos e gestão documental.
• Bons conhecimentos de Microsoft Office na ótica do utilizador.
• Facilidade de utilização de sistemas de gestão e ferramentas informáticas.
• Rigor, autonomia, sentido de responsabilidade e atenção ao detalhe.
• Discrição e especial cuidado no tratamento de informação confidencial.

Responsibilities

• Apoio administrativo direto à Administração e acompanhamento dos assuntos por esta solicitados.
• Organização, acompanhamento e manutenção de processos administrativos internos.
• Gestão, organização, classificação e arquivo de documentação, em formato físico e digital.
• Preparação, recolha e sistematização de documentação e informação necessária ao funcionamento da Sociedade e à tomada de decisões pela Administração.
• Gestão e acompanhamento de documentação administrativa, contratos, fornecedores e outros processos internos.
• Atualização e manutenção de informação no sistema de gestão do escritório.
• Apoio na preparação de documentação, correspondência, comunicações e outros elementos administrativos.
• Apoio às tarefas correntes de faturação e cobranças.

Skills

Organização e Planeamento

Gestão documental

Microsoft Office (usuário)

Comunicação interpessoal

Tools

MS Office

Sistemas de gestão documental

Job description

Procuramos reforçar a nossa equipa com a contratação de um/a Assistente Administrativo/a e de Apoio à Administração , para integrar o nosso escritório, em Lisboa.

Procuramos uma pessoa organizada, responsável e cuidadosa, com experiência em funções administrativas e capacidade para assegurar um apoio próximo e transversal à Administração e ao funcionamento corrente da Sociedade.

A função terá uma componente importante de organização de processos, gestão documental e acompanhamento de assuntos administrativos, incluindo também o apoio a algumas tarefas de faturação, pagamentos e articulação com a contabilidade externa.

Principais responsabilidades

• Apoio administrativo direto à Administração e acompanhamento dos assuntos por esta solicitados;
• Organização, acompanhamento e manutenção de processos administrativos internos;
• Gestão, organização, classificação e arquivo de documentação, em formato físico e digital;
• Preparação, recolha e sistematização de documentação e informação necessária ao funcionamento da Sociedade e à tomada de decisões pela Administração;
• Gestão e acompanhamento de documentação administrativa, contratos, fornecedores e outros processos internos;
• Atualização e manutenção de informação no sistema de gestão do escritório;
• Apoio na preparação de documentação, correspondência, comunicações e outros elementos administrativos;
• Articulação com fornecedores e prestadores de serviços e acompanhamento dos respetivos assuntos administrativos;
• Apoio na organização e controlo de despesas e respetiva documentação;
• Receção, organização e encaminhamento de faturas e preparação dos elementos necessários à realização de pagamentos e organização da documentação a disponibilizar à contabilidade externa;
• Apoio às tarefas correntes de faturação e cobranças;
• Apoio na organização de despesas de colaboradores, despesas judiciais e outros pagamentos relacionados com a atividade da Sociedade;
• Apoio administrativo geral às diferentes áreas do escritório, sempre que necessário.

Requisitos

• Experiência anterior em funções de assistência administrativa, secretariado, apoio à Administração ou funções similares;
• Boa capacidade de organização, planeamento e acompanhamento de diferentes assuntos em simultâneo;
• Experiência na organização de processos e gestão documental;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office na ótica do utilizador;
• Facilidade de utilização de sistemas de gestão e ferramentas informáticas;
• Rigor, autonomia, sentido de responsabilidade e atenção ao detalhe;
• Discreção e especial cuidado no tratamento de informação confidencial;
• Capacidade de estabelecer prioridades e acompanhar assuntos até à sua conclusão;
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Espírito de iniciativa e de colaboração.

Será valorizada experiência anterior em sociedades de advogados, empresas de serviços profissionais, funções de apoio à Administração ou estruturas em que seja necessário gerir simultaneamente diferentes processos administrativos e documentais, bem como conhecimentos ou experiência nas áreas de faturação, pagamentos e familiaridade com procedimentos de apoio a contabilidade e gestão corrente de escritórios.

Benefícios

• Integração numa Sociedade de Advogados com ambiente profissional e próximo;
• Uma função estável, diversificada e com contacto próximo com a Administração;
• Participação ativa na organização e funcionamento corrente do escritório;
• Integração numa equipa pequena, com contacto transversal com as diferentes áreas da Sociedade.