Administrative Assistant – Part-Time | Lisboa – Híbrido

Hiire; Lisboa; Híbrido; EUR 10 000 - 15 000; Tempo parcial

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Regime part-time

Modelo híbrido

Resumo da oferta

A Six Floor Solutions está a recrutar um/a Administrative Assistant em Lisboa. Será apoio às operações administrativas, financeiras e de RH, em regime part-time e híbrido, com 2 dias por semana no escritório.

A função requer organização excecional, autonomia e forte atenção ao detalhe. É desejável experiência em office management, faturação e contacto com contabilistas, bem como fluência em português e capacidade de comunicar em inglês.

Qualificações

• Experiência prévia em funções administrativas, office management, suporte financeiro ou RH.
• Boa organização e atenção ao detalhe.
• Capacidade de comunicar em inglês e trabalhar de forma autónoma.

Responsabilidades

• Gerir necessidades administrativas do escritório e equipas.
• Manter documentação organizada e atualizada.
• Apoiar contas e controlo financeiro de rotina.
• Gestão de fornecedores, compras e logística operacional.
• Colaborar em onboarding/offboarding e HR fusos horários.

Conhecimentos

Organização

Inglês (B2+)

Português fluente

Ferramentas

Excel

Google Sheets

Descrição da oferta de emprego

A Six Floor Solutions está a recrutar um/a Administrative Assistant para apoiar as operações administrativas, financeiras e de Recursos Humanos, em Lisboa, num regime part-time e híbrido, com 2 dias por semana no escritório. A função terá uma presença regular ao longo da semana, idealmente durante as manhãs.

A oportunidade destina-se a profissionais experientes em funções administrativas, office management, suporte financeiro ou Recursos Humanos, com forte capacidade de organização, autonomia e atenção ao detalhe.

Responsabilidades:

• Gerir as necessidades administrativas do escritório e das diferentes equipas;
• Manter a documentação da empresa organizada e atualizada;
• Acompanhar processos administrativos e burocráticos recorrentes;
• Coordenar material de escritório, compras, entregas e outras necessidades logísticas;
• Gerir a relação com fornecedores e prestadores de serviços externos;
• Apoiar a organização de reuniões, atividades internas e outras necessidades operacionais;
• Coordenar a aquisição e gestão de merchandising da empresa;
• Acompanhar prazos administrativos, renovações e obrigações recorrentes;
• Atuar como ponto de contacto com a equipa externa de contabilidade;
• Recolher, organizar e partilhar faturas, recibos e restante documentação contabilística;
• Apoiar reconciliações bancárias e tarefas financeiras de rotina;
• Manter registos organizados de despesas e respetiva documentação de suporte;
• Apoiar a preparação de pagamentos e a gestão administrativa de fornecedores;
• Atualizar ficheiros de controlo orçamental com despesas e receitas;
• Manter ficheiros de controlo de cash flow, incluindo previsões de pagamentos de IVA;
• Apoiar a administração de Recursos Humanos e a gestão da documentação dos colaboradores;
• Dar suporte aos processos de onboarding e offboarding;
• Coordenar informação e documentação com parceiros de payroll e contabilidade;
• Apoiar a gestão de contratos, ausências, férias e outros processos recorrentes de RH;
• Apoiar iniciativas internas e outras necessidades relacionadas com colaboradores.

Requisitos:

• Experiência prévia como HR Assistant, Administrative Assistant, Office Assistant, Office Manager, Finance Administrator ou função semelhante;
• Experiência no contacto com contabilistas e na gestão de documentação financeira e administrativa;
• Experiência com faturas, despesas e documentação contabilística;
• Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe;
• Facilidade de relacionamento com fornecedores, parceiros externos e diferentes stakeholders internos;
• Bons conhecimentos de Excel ou Google Sheets e ferramentas de produtividade;
• Fluência em português e capacidade para comunicar em inglês;
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma e gerir responsabilidades recorrentes;
• Perfil prático, responsável, proativo e hands-on.

Será valorizado:

• Experiência com reconciliações bancárias.

Oferta:

• Regime part-time;
• Modelo híbrido, com 2 dias por semana no escritório em Lisboa;
• Horário distribuído ao longo da semana, idealmente durante as manhãs;
• Função transversal com contacto com Administração, Finance, Recursos Humanos e operações;
• Integração numa empresa tecnológica em fase de crescimento.