Executive Assistant - Lisboa

Adecco Recruitment; Lisboa; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Adecco Permanent Recruitment encontra-se a recrutar para um Grupo de Referência em Lisboa um Executive Assistant. Este profissional dará apoio direto à Administração, organizando reuniões, preparando atas e assegurando que decisões são acompanhadas e executadas.

É requerida formação superior em Gestão, Administração ou Secretariado e experiência mínima de 3 anos. Procuramos autonomia, excelente organização, domínio de MS Office e fluência em português, com inglês valorizado.

Qualifications

• Formação superior em Gestão, Administração, Secretariado ou área relacionada.
• Experiência mínima de 3 anos em funções similares, apoiando a Administração.
• Autonomia, organização e capacidade de comunicação profissional.
• Domínio de ferramentas informáticas MS Office (Word/Excel/Outlook/PowerPoint).
• Fluência em português, conhecimentos de inglês valorizados.

Responsibilities

• Prestar apoio direto à Administração, assegurando o bom funcionamento da gestão.
• Atender e receber pessoas, preparar reuniões e entrevistas, garantindo recursos necessários.
• Agendar reuniões, redigir atas e acompanhar execuções de decisões.
• Gestão autónoma de agendas complexas e adaptação a mudanças de última hora.
• Organizar correspondência e manter documentação acessível e ordenada.
• Coordenar viagens/hotéis para Administração e colaboradores, apoiar eventos empresariais.
• Executar outras funções atribuídas pela Administração.

Skills

Autonomia

Comunicação eficaz

Gestão de tempo

Definição de prioridades

Proatividade

Education

Formação superior em Gestão, Administração, Secretariado ou área relacionada

Tools

Microsoft Office

Job description

A Adecco Permanent Recruitment encontra-se a recrutar para prestigiado Grupo de Referência no mercado, com atuação em diversos setores, um perfil de Executive Assistant para Lisboa.

Responsabilidades

• Prestar apoio direto ao(s) Administrador(es) da empresa, assegurando o bom funcionamento da Administração;


• Atender e receber pessoas, preparando reuniões e entrevistas, garantindo todos os recursos e informações necessárias;


• Agendar reuniões da Administração, preparar a documentação necessária, redigir atas e acompanhar a execução das respetivas decisões;


• Gestão autónoma de agendas complexas, com capacidade de adaptação a alterações de última hora e prioridades em constante mudança;


• Receber toda a correspondência dirigida à Administração, anexando informação relevante para a tomada de decisão, e transmitir informações e decisões aos destinatários indicados;


• Organizar, arquivar e manter a documentação da Administração de forma acessível e ordenada;


• Coordenar reservas de hotéis e viagens para a Administração e outros colaboradores em representação da Empresa;


• Apoiar na organização e coordenação de eventos empresariais, incluindo restaurantes, catering, visitas e atividades;


• Executar outras funções atribuídas pela Administração.

Perfil

• Formação superior em Gestão, Administração, Secretariado ou área relacionada;


• Experiência mínima de 3 anos em funções similares, sendo particularmente valorizada a experiência de apoio direto a membros da Administração e da Direção-Geral;


• Experiência anterior na gestão autónoma de agendas complexas, com capacidade de adaptação a alterações de última hora e prioridades em constante mudança;


• Excelente capacidade de organização, gestão de tempo e definição de prioridades;


• Autonomia, forte capacidade de comunicação, profissionalismo e sentido de responsabilidade;


• Domínio de ferramentas informáticas do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);


• Fluência em português; conhecimentos de inglês valorizados.