Asistente ejecutivo a tiempo parcial

All Hands and Hearts; México; A distancia; MXN 200,000 - 400,000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Una organización sin ánimo de lucro busca un Asistente Ejecutivo a tiempo parcial para operaciones en México. Este puesto, que ofrece flexibilidad, incluye responsabilidades en nómina, gestión de recursos humanos y apoyo administrativo. Se requiere experiencia en el sector y un manejo fluido de español e inglés. Ofrecemos un salario competitivo y prestaciones adicionales, trabajando en un ambiente colaborativo y de impacto social.

Servicios

Salario competitivo

Trabajo flexible

Vacaciones ilimitadas después del primer año

Formación

• Más de dos años de experiencia en organizaciones sin ánimo de lucro o apoyo ejecutivo.
• Se requiere fluidez en español e inglés.
• Conocimiento del sector filantrópico en México es un plus.

Responsabilidades

• Preparar y tramitar nóminas del personal y contratistas.
• Mantener registros precisos de horas y compensaciones.
• Coordinar la contratación y comunicación de personal.

Conocimientos

Comunicación escrita y verbal

Organización

Atención al detalle

Iniciativa

Adaptabilidad

Educación

Licenciatura en empresariales o comunicación

Herramientas

Google Workspace

Microsoft Office

Salesforce

Descripción del empleo

All Hands & Hearts Mexico A.C.

Ubicación : Remota, Ciudad de México

Horas : 15 horas semanales

Objetivo del puesto

Un puesto versátil dentro de una dinámica organización sin ánimo de lucro que proporciona ayuda humanitaria en casos de catástrofes, inspirada en la comunidad e impulsada por voluntarios. Buscamos un asistente ejecutivo a tiempo parcial altamente organizado y proactivo para apoyar a nuestro equipo directivo en tareas administrativas, gestión financiera ligera y coordinación de personas y cultura. Este puesto es ideal para alguien que sea detallista, tome la iniciativa, sea confiable y se sienta cómodo trabajando de forma independiente, al tiempo que apoya las operaciones generales y la experiencia de los empleados de la organización. Como asistente ejecutivo, apoyará y colaborará directamente con el director ejecutivo y el gerente de asociaciones y proyectos de All Hands and Hearts Mexico A.C. para garantizar que se cumplan las tareas esenciales y las responsabilidades fundamentales.

Relaciones jerárquicas

Reporta al director ejecutivo de México.

Puestos que dependen del puesto: 0.

Número aproximado de subordinados : 0.

Número indirecto de subordinados :

Proveedores de servicios externos y pro bono (auditores y bufete de abogados), contratistas y personal local, Recursos Humanos y Finanzas de AH&H International.

Funciones esenciales:

Nóminas y apoyo financiero

• Ayudar en la preparación y tramitación de las nóminas del personal, los contratistas y el personal del programa.
• Coordinarse con contabilidad y la dirección para garantizar la presentación puntual.
• Mantener registros precisos de las horas de los empleados, los cambios en la remuneración y la documentación relacionada con las nóminas.
• Apoyar las tareas básicas de gestión financiera, como el seguimiento de gastos, los reembolsos, la tramitación de facturas y el mantenimiento de los archivos financieros.
• Coordinarse con la empresa de contabilidad externa, los auditores y el equipo de Finanzas a nivel internacional para garantizar la exactitud de los registros financieros y el cumplimiento de las normas contables.
• Garantizar que los impuestos se paguen a tiempo, los finiquitos y toda la documentación necesaria para que las cuentas se presenten de forma precisa y puntual.

Apoyo en materia de personal y cultura

• Ayudar en los procesos de incorporación y salida del personal.
• Mantener los archivos personales de los empleados y la confidencialidad de los documentos de RR. HH.
• Apoyar el seguimiento y la aprobación de vacaciones/PTO.
• Coordinar y ayudar a preparar materiales para las revisiones de rendimiento y las evaluaciones del personal.
• Apoyar la publicación de ofertas de empleo, la selección de currículos, la programación de entrevistas y la gestión de las comunicaciones de contratación.
• Contribuir a las iniciativas de compromiso de los empleados y a las actividades de creación de cultura según sea necesario.
• Coordinar los canales de comunicación abiertos con RR. HH. internacional.

Apoyo administrativo y ejecutivo

• Preparar documentos, informes, agendas de reuniones y presentaciones para la marca.
• Gestionar la programación, los calendarios y la coordinación de reuniones para el equipo directivo.
• Apoyar la logística de las necesidades relacionadas con los voluntarios con el equipo VAR con cualquier trámite local y distribución a la llegada al país o para los voluntarios nativos.
• Gestionar la administración general de la oficina, la comunicación y la correspondencia según las solicitudes.
• Ayudar a organizar eventos, formaciones y reuniones de la empresa.
• Proporcionar apoyo en la coordinación de proyectos para iniciativas especiales.

Requisitos del puesto

Formación :

Se prefiere una licenciatura en empresariales o comunicación.

Experiencia relacionada : Se prefiere más de dos años de experiencia en puestos de apoyo a organizaciones sin ánimo de lucro o de apoyo ejecutivo, con énfasis en la administración.

Debe estar autorizado para trabajar en México.

Cualificaciones

• Experiencia demostrada en apoyo ejecutivo, apoyo administrativo, operaciones de RR. HH./personal o coordinación de nóminas.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, español nativo e inglés fluido.
• Se valorará un sólido conocimiento del sector filantrópico de México.
• Gran atención al detalle, excelentes habilidades para resolver problemas, capacidad para seguir los procedimientos operativos estándar.
• Capacidad para manejar información confidencial con discreción e integridad.
• Dominio del software ofimático estándar (Google Workspace/Microsoft Office, Salesforce, etc.).
• Experiencia en nóminas o contabilidad.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar tareas y cumplir plazos.
• Fuertes habilidades organizativas, gran iniciativa y mentalidad orientada a los resultados, capacidad para priorizar eficazmente y cumplir plazos.
• Motivación propia, proactividad, ingenio y capacidad para trabajar de forma independiente.
• Capacidad de adaptación a cambios en las prioridades y necesidades empresariales.
• Actitud positiva y cultura laboral saludable a nivel local e internacional.

Condiciones de trabajo y exigencias físicas

• Entorno de oficina en casa.
• Uso constante del ordenador.
• Posibilidad de viajar para reuniones presenciales en la Ciudad de México.

Remuneración y prestaciones

El salario habitual es de $18,400-22,000 MXN al mes.

Prestaciones adicionales en México:

• Aguinaldo de 14 días.
• Prima vacacional de 5 días.
• Prestaciones de ley.
• Horario de trabajo flexible.
• Vacaciones ilimitadas después del primer año de empleo.

All Hands & Hearts es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los candidatos cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de sexo, identidad de género, orientación sexual, raza, color, religión, origen nacional, discapacidad, condición de veterano, edad o cualquier otra característica protegida.

La diversidad es el reconocimiento, la promoción y la celebración de nuestras diferencias y similitudes. Todas las identidades raciales, etnias, sexos, nacionalidades, identidades y expresiones de género, capacidades físicas y mentales, orientaciones sexuales, edades, espiritualidades, puntos de vista y estatus socioeconómicos pueden encajar con nosotros. Apoyamos a personas de todo el mundo y servimos a las comunidades afectadas por desastres con un propósito. La respuesta, la recuperación, la resiliencia y la renovación son nuestra razón de ser. El respeto por el valor de la diversidad, la inclusión y la justicia social nos impulsa cada día. Todo el mundo es bienvenido.

All Hands & Hearts Mexico A.C.

Location : Remote, Ciudad de México

Horas: 15 hours a week

Position Purpose

A versatile position within a dynamic nonprofit that provides
community-inspired, volunteer-powered disaster relief . We are seeking a highly organized and proactive Part-Time Executive Assistant to support our leadership team with administrative tasks, light financial management, and people & culture coordination. This role is ideal for someone who is detail-oriented, takes initiative, reliable, and comfortable working independently while supporting the overall operations and employee experience of the organization. Serving as an Executive Assistant, you will directly support and collaborate with the All Hands and Hearts Mexico A.C. Executive Director and Partnership and Project Manager to ensure essential tasks and foundational responsibilities are accomplished.

This position is based in Mexico City, Mexico

Reporting Relationships

• Reports to Executive Director of Mexico
• Roles reporting to position 0
• Approximate number of reports 0
• Indirect number of reports:
  • Outsourced and pro bono service providers (auditors and legal firm), local contractors and staff, AH&H International Human Resources and Finance.

Essential functions:

Payroll & Financial Support

• Assist with preparation and processing of payroll for staff, contractors and program staff.
• Coordinate with accounting and leadership to ensure timely submissions.
• Maintain accurate records of employee hours, compensation changes, and payroll-related documentation.
• Support basic financial management tasks, such as expense tracking, reimbursements, invoice processing, and maintaining financial files.
• Coordinate with the external accountant firm, auditors, and Finance team internationally to ensure accurate financial records and adherence to accounting standards.
• Ensure taxes are paid on time, infiniquitos, and all documentation required to accounts are filed accurately and timely.

People & Culture Support

• Assist with staff onboarding and offboarding processes.
• Maintain employee personnel files and confidentiality of HR documents.
• Support vacation/PTO tracking and approvals.
• Coordinate and help prepare materials for performance reviews and staff evaluations.
• Support job postings, screening resumes, scheduling interviews, and managing hiring communications.
• Contribute to employee engagement initiatives and culture-building activities as needed
• Coordinate open communication channels with HR international

Administrative & Executive Support

• Prepare documents, reports, meeting agendas, and presentations to brand.
• Manage scheduling, calendars, and meeting coordination for leadership.
• Support logistics for volunteer related needs with the VAR team with any local paperwork and distribution on arrival in country or for native volunteers
• Handle general office administration, communication, and correspondence as per requests.
• Assist with organizing company events, trainings, and meetings.
• Provide project coordination support for special initiatives.

Position Requirements

• Education: Bachelor’s Degree preferred in business or communication.
• Related Experience: 2+ years of experience in not-for-profit support or executive support roles with an emphasis on administration preferred.
• Must be authorized to work in Mexico

Qualifications

• Proven experience in executive support, administrative support, HR/people operations, or payroll coordination.
• Excellent written and verbal communication skills, Spanish native and English proficiency.
• A solid understanding of Mexico’s philanthropic industry a plus
• High attention to detail, excellent problem-solving skills, ability to follow SOPs.
• Ability to handle sensitive information with discretion and integrity.
• Proficiency with standard office software (Google Workspace/Microsoft Office, Salesforce, ).
• Experience with payroll or accounting
• Ability to work independently, prioritize tasks, and meet deadlines.
• Strong organizational skills, strong initiative and a results-oriented mindset, prioritize effectively and meet deadlines.
• Self-motivated, proactive, resourceful, and able to work independently.
• Adaptability to changing priorities and business needs
• Positive attitude and healthy work place culture locally and internationally

Working Conditions and Physical Demands

• Home office environment
• Constantly operates computer
• Travel possible for in person meetings in la Ciudad de Mexico

Compensation & Benefits

• Compensation Typical salary is $18,400-22,000MXN / month.
• Mexican fringe benefits:
  • - Aguinaldo 14 days
  • - Prima vacacional 5 days
  • - Prestaciones de Ley
• Flexible working hours
• Unlimited PTO after 1st year of employment

All Hands & Hearts is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to sex, gender identity, sexual orientation, race, color, religion, national origin, disability, Veteran status, age, or any other protected characteristic.

Diversity is the acknowledgment, promotion and celebration of our differences and similarities. All racial identities, ethnicities, sexes, nationalities, gender identities and expressions, physical and mental abilities, sexual orientations, ages, spiritualities, points of view and socioeconomic statuses can fit in with us. We support individuals from around the world and serve communities affected by disasters with purpose. Response, recovery, resilience and renewal are why we exist. Respect for the value of diversity, inclusion and social justice drives us forward every day. Everyone is welcome.