Segretario / a di Direzione

EQUA COOPERATIVA SOCIALE; Milano; In loco; EUR 10.000 - 30.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una cooperativa sociale a Milano cerca un/a segretario/a di direzione. Il candidato ideale avrà esperienza nella gestione degli acquisti e nella sorveglianza sanitaria, insieme a capacità comunicative e di negoziazione. Offriamo un contratto full-time con uno stipendio mensile tra €1.100 e €1.300. È richiesta disponibilità a viaggiare tra le sedi della cooperativa.

Competenze

• Ottima padronanza della suite Microsoft Office.
• Buona capacità di comunicazione e ascolto.
• Ottimo livello di italiano sia scritto che orale.

Mansioni

• Gestione fornitori e budget per gli acquisti.
• Coordinamento lavori di manutenzione.
• Monitoraggio della sorveglianza sanitaria.

Conoscenze

Capacità di adattamento

Gestione delle priorità

Capacità di negoziazione

Proattività

Formazione

Diploma di laurea

Strumenti

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

Equa selezione per i propri uffici, un / a segretario / a di direzione. La risorsa sarà inserita all’interno del team amministrativo e risorse umane, sarà responsabile delle attività quotidiana relative agli acquisti, contratti, di facility in accordo con il Direttore dell’Area e delle attività relative alla gestione della sorveglianza sanitaria e della formazione obbligatoria in accordo con la Responsabile Area Risorse Umane.

Overview

In particolare, le attività specifiche di cui si dovrà occupare sono :

Responsabilità

• Gestione dei fornitori acquisti per gli acquisti e le manutenzioni (dall’acquisizione di preventivi da parte di potenziali fornitori ai rapporti quotidiani con i fornitori approvati, al monitoraggio costante del rispetto dei tempi e procedure, alla redazione e all’aggiornamento della documentazione relativa agli acquisti, manutenzioni e scadenze contratti)
• Gestione delle richieste di forniture da parte dei clienti interni (coordinatori di servizi, Responsabili Area Servizi, Direzione)
• Gestione budget acquisti e manutenzioni
• Coordinamento, verifica e monitoraggio dei lavori di manutenzione
• Verifica e monitoraggio processo di consegna dei materiali e gestione di eventuali criticità
• Gestione, monitoraggio del processo di sorveglianza sanitaria in accordo con il Responsabile Area Risorse Umane (dall’inserimento della nuova risorsa al piano di sorveglianza, dalla comunicazione ai clienti interni alla comunicazione con il medico del lavoro, aggiornamento costante del modulo sorveglianza nel gestionale risorse umane, al monitoraggio e tenuta delle scadenze, tenuta dell’archiviazione di tutta la modulistica relativa, secondo le normative di legge)
• Gestione e monitoraggio della formazione obbligatoria (verifica delle scadenze secondo le normative, organizzazione dei percorsi formativi in accordo con i docenti e risorse umane, comunicazione clienti interni e fornitori esterni)

Si richiede disponibilità a spostamenti presso le sedi decentrate della cooperativa al fine di monitorare con le figure di responsabilità il processo di manutenzioni e acquisti

Aspetti caratteriali importanti

• capacità di adattamento, oltre ad una grande flessibilità mentale.
• capacità di gestione delle priorità
• buona capacità di prendere iniziative adatte alla situazione, proattività e dinamismo;
• Capacità di trovare soluzioni a possibili problemi
• Capacità di negoziazione e mediazione
• Capacità di flessibilità e adattamento al contesto
• Capacità di agire in modo proattivo e versatile
• Buone doti comunicative, capacità di ascolto
• Curiosità e desiderio di apprendimento

Aspetti tecnici importanti

• ottima padronanza dei software per l’ufficio, quindi solitamente la suite Microsoft Office(Word, Excel, PowerPoint, ecc.)
• ottimo livello di italiano, sia scritto (per la redazione di lettere e documenti vari) che orale (per vari impegni di conversazione, telefonate, trattative sia con i clienti esterni che interni, ecc.)
• Preferibile possesso di diploma di laurea

Dettagli contrattuali

Contratto di lavoro: Tempo pieno

Stipendio: €1.100,00 - €1.300,00 al mese