Executive Assistant Office Manager

Chaberton Professionals; Milano; In loco; EUR 40.000 - 60.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società di ricerca e selezione cerca un/una Executive Assistant Office Manager a Milano. La figura gestirà l'agenda del Senior Partner, supervisorà flussi documentali ad alta riservatezza e coordinerà le comunicazioni con CEO e advisor. È richiesta una solida esperienza in ruoli simili, eccellenti capacità organizzative e padronanza delle lingue italiana e inglese. L'azienda offre un contesto professionale e dinamico, garantendo un'importante opportunità di sviluppo.

Competenze

• Comprovata esperienza in ruoli di Executive Assistant / Office Manager.
• Ottima gestione documentale e familiarità con materiali di governance.
• Eccellenti capacità di time management e organizzazione.

Mansioni

• Gestire l'agenda del Senior Partner con approccio strategico.
• Organizzare flussi documentali ad alta riservatezza.
• Coordinare con CEO, fondi di investimento e advisor.

Conoscenze

Gestione dell'agenda

Organizzazione documentale

Coordinamento con CEO e advisor

Capacità di anticipare criticità

Eccellenti competenze di time management

Padronanza dell'italiano e inglese

Elevato livello di autonomia operativa

Discrezione e riservatezza

Descrizione del lavoro

Chaberton Professionals, una divisione di Chaberton Partners dedicata alla Ricerca e Selezione di profili di Middle e Top Management, per un prestigioso studio legale di Milano, è alla ricerca di un/una: Executive Assistant Office Manager.

Responsabilità principali

• Gestione avanzata dell’agenda e del tempo del Senior Partner, con approccio strategico e proattivo, ottimizzando priorità, flussi decisionali e finestre operative.
• Supervisione e organizzazione dei flussi documentali ad alta riservatezza: board pack, dossier, atti societari, materiali di governance e documentazione per advisory e operazioni straordinarie.
• Coordinamento costante con CEO, fondi di investimento, advisor finanziari, studi legali e controparti istituzionali, garantendo continuità, precisione e affidabilità nei processi.
• Funzione di filtro qualificato delle informazioni e delle richieste in ingresso, con capacità di anticipare criticità, proteggere il perimetro operativo e assicurare che solo ciò che è rilevante raggiunga il livello decisionale.
• Supporto organizzativo e operativo alle attività dello studio, assicurando ordine, metodo e stabilità in contesti complessi e ad alta intensità.
• Rappresentanza dello studio verso interlocutori esterni, mantenendo tono istituzionale, eleganza e compostezza in ogni interazione.
• Comprovata esperienza in ruoli di Executive Assistant / Office Manager a supporto di figure apicali in contesti strutturati, professionali o finanziari.
• Eccellenti competenze di time management e organizzazione, con visione strategica delle priorità.
• Solida capacità di gestione documentale e familiarità con materiali di governance e contesti decisionali complessi.
• Padronanza eccellente della lingua italiana e inglese, scritta e parlata.
• Elevato livello di autonomia operativa, unito a forte senso di responsabilità e affidabilità personale.
• Discrezione assoluta, riservatezza e integrità professionale.
• Attitudine naturale a portare chiarezza, garantire continuità e mantenere equilibrio anche in situazioni di elevata pressione.

Executive Assistant - Milano Art.1 L. 68/99)