Document Controller Specialist

-; Como; In loco; EUR 28.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una importante azienda di sicurezza cerca un Document Controller a Como. Il candidato si occuperà della gestione documentale e del supporto alle attività operative e di compliance. È richiesta una laurea in Scienze Politiche, Economia o Giurisprudenza e esperienza in un ruolo simile. Le principali responsabilità includono la verifica documentale e l'archiviazione elettronica, con un approccio alle normative di qualità. L'azienda offre un ambiente stimolante con opportunità di crescita.

Competenze

• Esperienza consolidata in società di servizi con mansioni di Document Controller.
• Capacità di lavorare con sistemi documentali interni ed esterni.

Mansioni

• Gestione della documentazione contrattuale e di qualifica.
• Utilizzo di sistemi documentali interni ed esterni.
• Verifica della congruenza e validazione della documentazione prodotta.

Conoscenze

Gestione documentale

Conformità normativa

Monitoraggio e aggiornamento

Formazione

Laurea Triennale/Magistrale in Scienze Politiche, Economia o Giurisprudenza

Descrizione del lavoro

Panoramica

Il Gruppo Sicuritalia, con oltre 18.000 dipendenti, è la più grande azienda italiana ed il secondo player privato europeo in ambito Security. Presenti anche in Germania, Olanda e Belgio, svolgiamo servizi di sicurezza fisica e logica, integrando nelle nostre soluzioni le migliori tecnologie. Attivi anche nel mondo del Facility, operiamo sia in ambito privato che pubblico, in tutti i settori. Conosciamo i rischi legati alla sicurezza e predisponiamo tutte le contromisure per evitarli: la nostra mission è garantire ai clienti le più adeguate soluzioni al loro naturale bisogno di sicurezza, anticipandone i problemi.

Responsabilità & Qualifiche

La risorsa sarà inserita all'interno della funzione dedicata alla gestione documentale e si occuperà del presidio dell'intero ciclo di vita della documentazione cliente-fornitore, garantendo completezza, conformità normativa e corretta distribuzione delle informazioni. Il ruolo è centrale nel supporto alle attività operative, amministrative e di compliance, nonché nel favorire la continuità dei processi di fatturazione e pagamento dei servizi.

Attività principali

• Gestione della documentazione contrattuale e di qualifica: acquisizione, predisposizione, monitoraggio, tracciamento, archiviazione e distribuzione verso clienti e funzioni aziendali interne.
• Utilizzo di sistemi documentali interni ed esterni (portali clienti e fornitori) per la gestione dei flussi documentali.
• Collaborazione con le funzioni aziendali che producono o utilizzano documenti, fornendo supporto nella raccolta, revisione, distribuzione e controllo di conformità documentale.
• Verifica della congruenza e validazione della documentazione prodotta dalle funzioni interne e dai fornitori.
• Raccolta delle informazioni necessarie per la predisposizione ed emissione di documentazione specifica in ambito di idoneità professionale e regolarità retributiva, contributiva e fiscale.
• Monitoraggio e aggiornamento dello stato della documentazione, con predisposizione di report periodici tramite portale aziendale o report ad hoc da altri sistemi.
• Archiviazione elettronica dei documenti e gestione delle trasformazioni da formato cartaceo a digitale.
• Aggiornamento costante dei sistemi di gestione documentale.
• Supporto alle attività di audit e presidio della conformità ai requisiti normativi e di qualità.
• Monitoraggio delle richieste e delle scadenze di revisione e aggiornamento documentale sui portali clienti o secondo specifiche richieste.

Requisiti

• Laurea Triennale/Magistrale in Scienze Politiche, Economia o Giurisprudenza.
• Esperienza consolidata in società di servizi con mansioni di Document Controller.
• Sede di lavoro: Como.

About Sicuritalia

Sicuritalia è il leader in Italia nel settore della sicurezza e dei servizi fiduciari, opera a stretto contatto con i maggiori interlocutori dei settori industriale, bancario, commerciale e pubblico, offrendo una gamma di servizi integrati per la sicurezza ed il facility management tra cui installazione di impianti, pulizie, trasporto valori, intelligence, travel security, cyber security ecc.

I nostri servizi

Sicuritalia offre un ampio ventaglio di soluzioni per la sicurezza, inclusi servizi di installazione di impianti, pulizie, trasporto di valori, intelligence, travel security, cyber security e altri.

La nostra Mission

Sicuritalia ha l'obiettivo di garantire ad organizzazioni e privati tutti i servizi e le tecnologie che rispondono al naturale bisogno di sicurezza, combinato con l'ottimale fruizione degli spazi occupati.

I nostri valori

Il soddisfacimento assoluto e completo del Cliente e la professionalità dei servizi da noi erogati sono al centro della nostra cultura aziendale.

Candidate journey

In Sicuritalia crediamo che sia importante il concetto di trasparenza. Per questo vogliamo che chi si appresta a sostenere un colloquio di selezione per la nostra azienda, conosca gli step a cui andrà in contro. Lo screening dei CV avviene entro due settimane dall'apertura del Job Post. Tutti i profili ricevono una risposta alla chiusura dello screening dei CV. Gli step di selezione sono:

• Un primo contatto di approfondimento.
• Colloquio con il Talent Acquisition.
• Colloquio coi responsabili della funzione.

Generalmente il processo di selezione si chiude entro 2 mesi dall'apertura del Job Post. Il rispetto per il prossimo è uno dei valori su cui si fonda Sicuritalia, per questo motivo ci impegniamo a comunicare i feedback a tutti i candidati incontrati.

Employee experience

Prima di entrare in azienda sarai inserito/a nel nostro processo di pre-onboarding dove troverai tante informazioni, documenti, video che ti proietteranno nella nostra realtà. Fin dal primo giorno verrai accolto in azienda da parte del team HR di Talent Acquisition. Tutti i neoassunti in Sicuritalia vengono accolti con un Welcome Kit, che ti consentirà di iniziare a familiarizzare con la nostra realtà, ricevendo gli strumenti necessari per entrare nella famiglia di Sicuritalia. Durante il processo di Induction vengono presentati gli aspetti organizzativi dell'azienda, le aree produttive, le procedure/policy, i benefits e le piattaforme informatiche utili al proprio ruolo. Da qui inizia il processo di Onboarding vero e proprio. Avrai incontri strutturati nei primi 180 giorni con Hr e tutti gli interlocutori chiave per la tua professione. Avrai a disposizione manuali, procedure e pillole formative per comprendere da subito processi e sistemi in breve tempo.