Secretaire De Direction jobs in United States

Description

HIRSCH France, une nouvelle synergie au service de la sécurité électronique. HIRSCH France est née de la fusion des marques expertes TIL Technologies, SORHEA, et COSSILYS, toutes reconnues pour leur excellence dans la sécurité électronique, et désormais réunies sous une identité commune. Sous l impulsion du groupe VITAPROTECH, leader du marché en France, HIRSCH propose une offre modulaire, évolutive et hautement sécurisée, répondant à tous les besoins de sûreté :

• Contrôle d'accès : puissance fonctionnelle, cybersécurité, interopérabilité
• Détection intrusion périmétrique : performance, fiabilité, innovation
• Vidéo intelligente et surveillance : IA embarquée, analyse d'image, ergonomie
• Hypervision & supervision : solutions ouvertes et évolutives

En lien avec les différents services (formation, commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l’organisation interne et à la qualité de l’accueil. Vos missions principales sont les suivantes :

• Accueil et gestion des flux
• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants
• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)
• Contrôler l'accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité
• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l’entreprise

• Support administratif et logistique
• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Gérer les envois postaux et affranchissements
• Suivre l'état des stocks de fournitures et consommables
• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs
• Participer au rangement et à l’organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

• Soutien à la formation clients
• Assurer le suivi complet des formations, de l’inscription à la facturation, en lien avec les équipes internes et les clients
• Avant la formation :
• Organisation administrative des sessions (inscriptions, rendez-vous, devis, relances clients et collaborateurs)
• Pendant la formation :
• Préparation logistique et documentaire (supports, convocations, attestations), mise à jour des plannings, gestion des rattrapages
• Après la formation :
• Suivi post-formation (facturation, questionnaires de satisfaction, mise à jour du CRM)

• Services généraux
• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance)

• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires
• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

Poste en CDI contrat 35H

• Fourchette : 25k - 30k (package)
• Convention collective : Syntec

• Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu
• Des perspectives d'évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l'international
• Prime de Participation
• Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50 pris en charge à 60%
• Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et/ou avantage covoiturage / vélo)
• Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptation

Bac à Bac en gestion, assistanat ou équivalent

Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur
• Excellente communication orale et écrite
• Sens de l’accueil, présentation soignée et esprit de service

Bonus : Niveau d’anglais professionnel pour les échanges clients ou prestataires