Assistante De Gestion jobs in United States

Ce poste a pour finalité d'assurer l'accueil physique et téléphonique au siège social et d'apporter un support polyvalent à la Direction et aux services internes.

Il / elle reporte hiérarchiquement à la Direction générale et travaille en lien direct hiérarchique avec l'assistante de direction. Le degré d'autonomie est cadré par des procédures établies mais implique de l'initiative dans la gestion quotidienne.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique (standard multi-lignes, filtrage des appels sensibles).
• Gérer les visiteurs (inscriptions, règles de confidentialité) en appliquant les consignes établies.

• Traiter le courrier physique entrant et sortant - y compris les colis - (réception, tri, suivi, distribution, préparation, envoi) ainsi que les courriers électroniques (via l'adresse générique du groupe).
• Gérer les procédures liées au courrier recommandé et aux accusés de réception.
• Organiser le tri et l'archivage sécurisé des documents (classement, destruction via destructeur de documents, respect RGPD).
• Mettre à jour l'Intranet : liste téléphonique, organigramme siège.
• Rédiger et diffuser des documents divers (notes, courriers, comptes rendus, rapports).
• Contrôler les factures liées aux achats de fournitures, assurer la gestion des stocks.

• Aider à la préparation et organisation logistique des réunions, événements professionnels et post-événements (convocations, ordres du jour, salles, pauses, comptes rendus, suivi d'actions).
• Participer à l'organisation des déplacements et réunions multi-sites (Teams, Zoom, Microsoft 365).

• Déclarer les sinistres, suivre les expertises, les indemnisations et la relation avec l'assureur / courtier.
• Suivre la gestion de la flotte automobile (réservations, cartes carburant, suivi des amendes, relation avec les loueurs).

• Gérer et prioriser l'agenda de la Direction générale.
• Préparer les dossiers, déplacements et notes de frais.
• Assurer le suivi des actions de gouvernance (convocations, logistique, parapheur, comptes rendus, archivage conforme RGPD).
• Suivre les fournisseurs critiques, gérer les achats courants.
• Participer à l'organisation des événements internes et externes de représentation.
• Contribuer à l'amélioration continue des outils et processus administratifs.

• Formation Bac +2 type Assistant de Direction / Gestion PME / GEA / GACO.
• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Bonne communication orale et écrite, rigueur rédactionnelle, sens du service, discrétion.
• Maîtrise de l'anglais professionnel niveau intermédiaire serait un plus.
• Qualités clés : sens de l'organisation, gestion des priorités, relationnel, fiabilité.

Poste à pouvoir dès que possible