Assistant Administratif à United States

Gestionnaire administrative, pédagogique et financière du Réseau des fablabs. Elle/il participe, à son échelle, à l’atteinte des objectifs stratégiques du CAE et de la Direction Générale Formation. En particulier il/elle oeuvre au bon suivi des sujets administratifs, pédagogiques et financiers du Réseau des fablabs.

• Suivi administratif et financier du réseau
• Assurer le suivi budgétaire des dépenses/recettes du réseau des fablabs
• Gérer les ordres de missions de la direction et des services
• Gestion et suivi des commandes, facturations, notes de frais, et tout autres éléments financiers, selon les besoins et le calendrier des services
• Gestion de la régie financière des lieux, sur place, selon les besoins et le calendrier de service
• Suivi financier et justification des dépenses, en lien avec le budget prévisionnel

• Gestion administrative des formations
• Accueillir et informer les candidats (contenu des formations, plannings, coûts), accueil, suivi de l’assiduité
• Suivi des inscriptions
• Suivi de l’assiduité des étudiants
• Saisie des notes et communication des résultats
• Contribuer à l’organisation des sessions de formations (diplômes universitaires, formations pro, unités d’enseignements)
• Traitement des données de rémunération des intervenants

• Suivi RH
• Suivi des dossiers de recrutement et de paiement des services civiques, apprentis, stagiaires
• Accueil des nouveaux arrivants (procédures, poste téléphonique, ordinateur...)

• Suivi des engagements du réseau (conventions, accords de partenariats)
• Suivi précis des engagements en cours (termes financiers, légaux, engagements réciproques, durées, renouvellement…)
• Rédaction de devis
• Suivi des facturations de prestations

• Missions d’accueil du public en lien avec l’équipe
• Apporter son appui à toute demande annexe émanant de sa hiérarchie, dans le cadre des activités du centre d’appui aux enseignements

• Connaissance de l’environnement professionnel, des services internes de CY, des composantes
• Connaissances en gestion financière et comptable
• Connaissances en gestion des ressources humaines
• Connaissances du fonctionnement d’une Université

• Savoir travailler en transversalité avec les interlocuteurs internes et externes
• Savoir s’organiser
• Savoir anticiper et être méthodique
• Savoir prendre en compte et respecter la réglementation et les procédures mises en place par l’établissement
• Savoir vérifier, comparer et classer l’information (utiliser les techniques de classement et d’archivage)
• Avoir une connaissance des logiciels SIFAC (financier), APOGEE (modélisation des formations), et SAGHE (traitement des heures d’enseignements)
• Maîtriser des logiciels de bureautique (Word, Excel, OneDrive) et de messagerie

Poste ouvert aux agents titulaires (détachement / mutation) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable). À pourvoir dès que possible. 30h50 hebdomadaire | 42 jours de congés payés par an (poste à 80%). Poste basé sur le site de Cergy. Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail. Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois. Politique de formation interne développée. Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine (après validation de la période d’essai). Offre sportive, culturelle et amicale du personnel.

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'État (Catégorie B).

Référence de l’offre : v9moyextig