Assistant(e) de direction - DGAR - DGADT et DGAC

VSGP; Fontenay-aux-Roses; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir les directeurs et coordonner les activités administratives. Vous êtes responsable de la gestion des agendas, des réunions et de l'assistance administrative. Le poste nécessite une expérience dans le secteur public et des compétences en gestion et communication. Des avantages sont offerts, y compris des possibilités de télétravail.

Prestations

Remboursement des frais de transport

Couverture santé

Salle de sport

Journée de télétravail

Restauration d'entreprise

Qualifications

• Expérience reconnue en assistanat de direction avec connaissance du secteur public.
• Compétences en administration et gestion de bases de données.
• Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se).

Responsabilités

• Assurer l'assistance des directeurs généraux adjoints.
• Gérer les appels et les visites.
• Organiser les agendas et les réunions.
• Coordonner l'action administrative auprès de la DGS et du Cabinet.

Connaissances

Expérience en assistanat de direction

Maîtrise du pack office

Excellente orthographe

Sens de la discrétion

Gestion des priorités

Excellent relationnel

Description du poste

Entreprise

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Assistant(e) de direction - Directions générales adjointes ressources, culture et développement territorial

(cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux)

Poste

Missions principales

Assurer l'assistance des 3 directeurs généraux adjoints

• assurer les accueils physiques et téléphoniques (comprendre les demandes et évaluer les urgences, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent)
• organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
• organiser des réunions (réserver des salles et le matériel adéquat, préparer les dossiers, les convocations, accueillir les participants, prise de note le cas échéant)
• rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés à son intention
• préparer et / ou mettre en forme des courriers
• organiser les déplacements

Coordonner l'action administrative

• s'assurer de la bonne répartition des courriers "arrivés" et des factures en fonction des direction
• assurer la relecture et le suivi du circuit du courrier "départ" (gestion dans le progiciel Elise et des parapheurs)
• être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des services auprès de la DGS et du Cabinet
• veiller au respect des délais pour la présentation des délibération et à la validation de celles-ci par la chaîne hiérarchique
• Suppléer aux autres assistantes sur les tâches urgentes en cas d'absence

Profil recherché

• Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales
• Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité
• Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Excellente maîtrise de l'orthographe
• Gestion des priorités
• Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
• Excellent relationnel

Conditions liées au poste

• Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun et versement du forfait mobilité durable
• Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance
• Adhésion de la collectivité au CNAS
• Possibilité d'un jour de télétravail par semaine
• Restauration d'entreprise, salle de sport
• Soirée du personnel, Noël des enfants

Candidature

Tout candidat intéressé par ce poste est invité à adressé sa candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) via le lien suivant : https://www.valleesud.fr/vallee-sud/nous-rejoindre/toutes-les-offres-demplois/

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud Grand Paris s'engage contre toute forme de discrimination.