Secrétaire Pédagogique F / H

AP-HP DSN; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre hospitalier universitaire à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil et le suivi des étudiants en santé. Les missions incluent la gestion de dossiers, la production de documents administratifs et la participation à l'harmonisation des pratiques professionnelles. Les candidats doivent avoir un Bac professionnel en secrétariat ou équivalent, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Cette position offre une opportunité dans un environnement à fort impact social.

Qualifications

• Formation aux techniques administratives fondamentales.
• Capacité à rédiger des documents simples et des comptes rendus.
• Travail en équipe pluridisciplinaire.

Responsabilités

• Assurer la qualité de l'accueil des étudiants et des partenaires.
• Produire des courriers administratifs et des comptes rendus lors de réunions.
• Gérer et suivre les dossiers pédagogiques individuels.

Connaissances

Expression écrite et orale

Gestion de dossiers

Outils bureautiques (WORD, Excel)

Formation

Bac professionnel secrétariat ou Assistant Médico Administratif

Outils

SAP Campus

HR Access 9

FORMEIS

Description du poste

Description du poste :

• Assurer la qualité de l'accueil des étudiants en santé et des partenaires
• Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
• Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle
• Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
• Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
• Gestion, suivi et archivage des attestations d'assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
• Participation à la politique d'harmonisation des pratiques professionnelles
• Participation aux projets de mise en oeuvre du projet pédagogique
• Participation à l'organisation et à la surveillance des épreuves de sélection écrites et orales
• Participation aux instances réglementaires en rapport avec le domaine de la gestion des stages
• Participation aux manifestations et aux séminaires professionnels
• Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
• Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
• Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d'évaluation en stage
• Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants
• Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles
• Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels
• Contrôle des répartitions individuelles de stages

Description du profil :

• Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative
• Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif
• Bonne expression écrite et orale
• Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
• Participation aux formations-actions identifiées comme obligatoires pour le bon fonctionnement de la structure
• Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL)
• Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS...)
• Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l'équipe de direction.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure
• Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation
• Définir un plan de classement et d'archivage propice à la recherche immédiate de documents
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel
• S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité

Description de l'entreprise :

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux organisés en six groupes hospitaliers universitaire accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, aux urgences, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Il assure un service public de santé pour tous, 24h / 24.

L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnels - médecins, chercheurs, paramédicaux, administratifs et ouvriers.

Plus d'information sur www.aphp.fr