Secrétaire médical

FHF; Lisieux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre hospitalier en Normandie recherche un coordinateur des secrétariats médicaux. Le candidat idéal supervisera une équipe de secrétaires médicales, assurera la qualité des services et coordonnera les plannings. Une expérience dans un rôle similaire est indispensable. Ce poste à temps plein implique une forte collaboration avec les chefs de service pour optimiser les fonctions de secrétariat. La date de début est prévue pour février 2026.

Qualifications

• Expérience indispensable en gestion de secrétariats médicaux.
• Capacité à coordonner des équipes et à gérer des plannings.
• Compétences en gestion de la qualité et des ressources.

Responsabilités

• Coordonner une équipe de secrétaires médicales.
• Assurer le suivi de la qualité des fonctions de secrétariat médical.
• Gérer les plannings et organiser les congés des secrétaires.

Description du poste

Le Centre Hospitalier recherche actuellement un coordinateur des secrétariats médicaux (F/H).Poste à temps plein à pourvoir dès février 2026.L'agent chargé de coordonner les secrétariats médicaux manage une quarantaine de secrétaires médicales ou faisant fonction, en lien étroit avec les chefs de service et/ou de pôle clinique et médicotechnique.Cet agent est chargé du suivi transversal de l'amélioration de la qualité des fonctions de secrétariat médical.Sen périmètre d'action concerne l'ensemble des unités d'hospitalisation et de consultation, ainsi que l'unité d'imagerie médicale, à l'exclusion des autres services médicotechniques (laboratoire, pharmacie), du service social des hospitalisés et du service de santé au travail.Ce professionnel veille à la qualité du service rendu (continuité, délai, respect des référentiels, indicateurs et évaluation) dans le domaine du secrétariat médical :-Accueil téléphonique et physique-Saisie et traitement de l'information-Gestion du dossier médical Gestion du personnel Gère les plannings des secrétaires médicales ou faisant fonction, en lien avec les chefs de service et/ou de pôle Organise la planification des congés annuels sur l'établissement et signe les feuilles de congés, en lien avec les chefs de service et/ou de pôle Organise la gestion des remplacements (absences planifiées, absences non planifiées), en lien avec les chefs de service et/ou de pôle Veille, en lien avec la direction des ressources humaines et la direction de la gestion des pôles et de la coopération externe, au respect du nombre de postes budgétaires inscrits au tableau des emplois permanents autorisés, ainsi que des moyens de remplacement alloués Organise le soutien pour les services le nécessitant, par une répartition des taches adaptée de la charge de travail confiée aux secrétaires médicales, et par le déploiement de renforts partagés au sein de l'établissement Participe aux entretiens de recrutement, en lien avec la direction des ressources humaines et la direction de la gestion des pôles et de la coopération externe, et procède aux procédures d'intégration des nouveaux agents, ainsi qu'à l'accueil des stagiaires Participe à l'affectation par la direction des ressources humaines des secrétaires médicales ou faisant fonction au sein des unités en collaboration avec les chefs de service et/ou de pôle, pour avis préalable au choix des candidatures internes déposées suite à une vacance de poste Organise et participe aux évaluations des agents en lien avec les chefs de pôles et/ou de service, signataires des fiches d'évaluation ou de notation dans le cadre des entretiens professionnels Recense les besoins en formation Gestion et optimisation des organisations :Procède à la mise à jour des fiches de poste Assure le suivi et la mise en adéquation de la charge de travail avec les effectifs Mène les études nécessaires et met en uvre les préconisations visant à améliorer l'organisation et le fonctionnement des secrétariats médicaux, en lien avec les équipes médicales et paramédicales Conçoit, formalise et adapte les procédures, protocoles et modes opératoires applicables Représente les secrétaires médicales et est la personne référente pour les questions d'organisation des secrétariats médicaux pour tous les projets les impliquant Participe aux différents projets de l'établissement ayant des retentissements sur les secrétariats médicaux et valorise, le cas échéant, les moyens en secrétariat nécessaires à la mise en uvre de ces projets Peut proposer, avec la direction de la gestion des pôles et de la coopération externe, de nouvelles organisations des secrétariats médicaux au sein des pôles, notamment en cas de travaux Fait évoluer les organisations en place en application du projet d'établissement (introduction éventuelle de temps supplémentaire, amplitudes horaires, organisation spatiale, mutualisation) Gestion des ressources matérielles, maîtrise des projets :Recueille auprès des utilisateurs les besoins pour établir le plan d'équipement en matériel non médical (mobilier, informatique...) Participe aux projets d'aménagement dans une approche ergonomique Accompagne le déploiement des outils informatiques dans les secrétariat médicaux, en lien avec le service informatique.En complément de sa mission d'encadrement, il assure la coordination de la démarche qualité au sein des secrétariats et l'amélioration de la perception des usagers et des partenaires extérieurs sur les prestations apportées au patient.Pour ce faire, il travaille en lien régulier avec la cellule qualité de l'établissement.Gestion documentaire et mutualisation des borines pratiques :-Met en forme des protocoles (fond et forme) décrivant les organisations en lien avec le fonctionnement des secrétariats m

Type de contrat CDI
Contrat travail

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable