Gestionnaire en information et orientation professionnelle

Université de Lille; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université dynamique en Hauts-de-France recherche un(e) coordinateur(trice) pour le suivi administratif des stages et des alternants. Vous serez en charge de gérer les relations avec les entreprises et d'organiser des événements. Ce poste requiert des compétences en communication, une bonne organisation et une aisance avec les outils bureautiques. Vous devrez également gérer des priorités dans un environnement collaboratif. Une expérience dans un contexte éducatif est un plus, et un sens du relationnel est essentiel.

Qualifications

• Rigoureux(se) et organisé(e) dans un environnement multi-acteurs.
• Capable de suivre des procédures et d'assurer un suivi administratif de qualité.
• Aisance à communiquer par téléphone, mail et en face-à-face.

Responsabilités

• Assurer le suivi des conventions de stage et des étudiants.
• Contrôler les fiches de présence des alternants et gérer les dossiers.
• Contribuer à l'organisation de conseils de perfectionnement et d'événements.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Communication

Travail en équipe

Gestion du temps

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Acrobat

Description du poste

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Mission

Sous l’autorité du Directeur du Département Informatique, vous exercez une mission transverse centrée sur le suivi administratif des stages et de l’alternance, ainsi que sur l’animation des relations avec les entreprises et la communication vers les publics internes et externes.

Vos Responsabilités Principales Incluent

Suivi administratif des stages

• vous assurez le suivi des conventions et des étapes de déroulement des stages en licence et master ;
• vous renseignez et accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours ;
• vous participez à l’organisation des soutenances et à la logistique associée.

Suivi des alternants

• vous contrôlez les fiches de présence, vérifiez l’administration des dossiers et veillez au respect des engagements contractuels ;
• vous aidez les étudiants dans le montage et la vérification de leurs dossiers de candidature ;
• vous mettez à jour les contrats et calendriers des alternants et assurez l’archivage des données réglementaires.

Relations entreprises et rayonnement

• vous tenez à jour les bases de données des entreprises (stages, alternance, emploi) et entretenez le lien avec les néo‑diplômés ;
• vous contribuez à l’organisation de conseils de perfectionnement et d’évènements : forums, salons, journées portes ouvertes ;
• vous participez à la communication des actions et événements du département vers les publics cibles (étudiants, entreprises, familles).

Profil

🎯 Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et à l’aise dans un environnement multi‑acteurs. Vous savez gérer des priorités, suivre des procédures et assurer un suivi administratif de qualité.

Compétences professionnelles

• vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Acrobat) ;
• vous savez créer et gérer des bases de données ainsi que des outils de communication (mailings, réseaux sociaux) ;
• vous savez utiliser des logiciels spécifiques à l’activité administrative.

Savoir‑faire opérationnels

• vous savez enregistrer, structurer et classer l’information (courrier, mails, téléphone) ;
• vous êtes capable d’évaluer et de hiérarchiser les besoins ;
• vous organisez efficacement votre temps de travail en respectant les délais.

Qualités personnelles

• vous avez un excellent sens du relationnel ;
• vous aimez travailler en équipe et faire preuve de polyvalence ;
• vous êtes proactif(ve), méthodique et engageant(e) dans votre suivi des missions.

💬 Vous êtes capable de communiquer avec aisance, que ce soit par téléphone, par mail, via les réseaux sociaux ou en face‑à‑face.

Référence de l'offre : wghr504282