Directeur / Directrice du Département Aide à l'enseignement (h / f)

Université Paris Cité; Paris; Sur place; EUR 50 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche en Île-de-France recherche un(e) Directeur-trice du Département Aide à l’enseignement. Le candidat devra coordonner la gestion des espaces réservables, piloter les outils de gestion, notamment le logiciel ADE, et former les utilisateurs. Un niveau Bac+5 minimum est requis, ainsi qu'une expérience dans la conduite de projets et la gestion de données. Ce poste engage à agir dans un environnement académique dynamique et en transition.

Prestations

Formation continue

Ambiance de travail collaborative

Qualifications

• Maîtriser la technique de conduite du changement.
• Comprendre l'organisation de l'enseignement supérieur.
• Être capable de déployer un logiciel métier.

Responsabilités

• Coordonner la gestion des espaces réservables.
• Piloter la gestion de l'outil ADE pour optimisation.
• Former les utilisateurs sur les outils de gestion.

Connaissances

Conduite du changement

Pilotage de projet

Animation de réseau

Conseil ou aide à la décision

Formation

Niveau I - Bac+5, Master

Diplôme d'ingénieur ou équivalent

Bac+8 Doctorat ou équivalent

Outils

Logiciel ADE

Bases de données

Description du poste

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omni disciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante.

Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur du Pôle Logistique, le Directeur-trice du Département Aide à l’enseignement aura pour principales missions :

• Coordonner la gestion des espaces réservables
• Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE, d'évolution des pratiques, et de transformation
• Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision
• Former les utilisateurs

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

• D’une structure centrale qui définit la politique globale et assure la maîtrise d’ouvrage des opérations immobilières
• De structures délocalisées qui assurent la gestion dans le cadre de contrats de service avec les facultés et les composantes.
• A ce jour, cette direction métier est organisée autour de 4 pôles thématiques et d'un pôle dédié aux moyens :
• Le pôle du patrimoine immobilier : regroupant les missions de maîtrise d’ouvrage et d’exploitation maintenance
• Le pôle logistique et développement durable qui intègre les missions d’aide à l’enseignement
• Le pôle sûreté et sécurité incendie
• Le pôle hygiène et prévention des risques

Le pôle logistique fait partie de la PILEPS. Il assure des prestations de services pour l’enseignement, la recherche et l’administration ainsi que des actions de développement durable liées à son activité. Il est composé des départements du cadre de vie, de la production documentaire, de la cellule audiovisuelle, de la cellule développement durable et du département des services communs. Pour ce faire, il s’appuie sur plusieurs équipes dédiées. À ce jour, 36 personnes forment le pôle. Il réalise également les mises en concurrences ou appels d’offres et suit les marchés qui en résultent : matériels d’impression, matériels participant à la production documentaire, papiers, enveloppes, marché d’impression, machines à affranchir, consommables, véhicules, matériels audiovisuels, nettoyage, déchets, distributeurs de boissons et de friandises, espaces verts, tapis, déménagements.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Coordonner la gestion des espaces réservables

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie en lien avec la gouvernance de l’Etablissement
• Accompagner la formalisation d’une politique de valorisation des espaces réservables dans les secteurs où les PEML ont été constitués
• Accompagner la mutualisation des salles de cours et de réunions
• Superviser la gestion des réservations hors enseignement dans les secteurs où les PEML ont été constitués
• Accompagner le déploiement du logiciel ADE sur l’ensemble des sites et composantes et en parallèle accompagner la diminution de nombre d’outils de réservation utilisés au niveau de l’Université
• Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE
• Piloter l’assistance fonctionnelle du logiciel (réponse directe aux tickets ou délégation aux PEML ou à la DSIN)
• Organiser et animer la communauté des utilisateurs de l’outil (gestionnaires de plannings notamment)
• Dans le cadre de son domaine d’activité, animer les réunions d’information, les réunions de répartition des locaux
• Détermination des droits aux différentes catégories d’usagers (l’attribution effective sur l’outil étant gérée par la DSIN)
• Participer à l’intégration dans le SI de l’Établissement
• Participer à la structuration de la base de données associée
• En s’appuyant sur les Directions Métiers (DSIN, DEFI, DGDRHO) s’assurer que les imports de données provenant des autres logiciels soient pertinents (APOGEE, SIHAM, SI Patrimonial) et correctement réalisés
• Structurer l’outil et homogénéiser la nature des données à compléter par les utilisateurs lors des réservations de créneaux
• Identifier les pratiques non conformes (réservations masquées de salles pour les évènements, …) et proposer des solutions correctives
• Assurer une veille sur les pratiques des autres établissements, sur les autres outils existants, identifier et proposer des pistes d’évolutions
• Mener les réflexions prospectives et proposer les évolutions de l’outil à l’usage (appel d’offres)

Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision

• Proposer à la gouvernance des indicateurs et des outils d’aide à la décision permettant un pilotage stratégique des locaux proposés à la réservation (toute nature confondue) et permettre une optimisation de la gestion des salles de cours (incluant leur nombre et capacité) et une homogénéisation de la répartition des créneaux entre composantes (taux d’occupations, heures d’utilisation à comparer aux heures maquettes, …)
• Extraction depuis le logiciel des états d’occupation des locaux puis analyse.

Former les utilisateurs

• Accompagner la formation des utilisateurs (plan de formation, contenu, …)
• Avec l’appui de la DGDRHO, former ponctuellement des gestionnaires en dehors des sessions de formation de la DGDRHO.

Encadrement : non

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

• Technique de conduite du changement
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Méthodologie de conduite de projet
• Déploiement et exploitation d’un logiciel métier
• Connaissances générales sur la structuration des bases de données

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• Animer un réseau / un groupe
• Piloter un projet
• Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Transmettre des connaissances
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir représenter l'établissement
• Assurer une veille
• Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance

Savoir être – Compétences comportementales :

• Capacité de conceptualisation
• Capacité de prospective
• Capacité à développer une vision stratégique
• Sens du service à l’usager
• Sens relationnel et esprit d’équipe

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau I - Bac+5, Master, diplôme d'ingénieurs ou diplôme équivalent et Bac+8 Doctorat ou diplôme équivalent