Directeur administratif - F / H

Université Sorbonne Paris Nord; Saint-Denis; Sur place; EUR 50 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recherche un(e) directeur(trice) administratif(ve) capable d’assurer l'expertise administrative auprès de la direction. Le rôle consiste à organiser les services et les ressources humaines, à élaborer et contrôler le budget, ainsi qu'à conseiller sur les affaires juridiques. Le candidat idéal maîtrisera les systèmes d’enseignement, les règles financières et possédera des compétences managériales. Ce poste est ouvert aux titulaires et contractuels, avec des candidatures à soumettre rapidement.

Qualifications

• Connaissance des règlements juridiques, administratifs et financiers.
• Capacité à gérer une équipe et à conduire des projets.
• Savoir définir et appliquer des procédures.

Responsabilités

• Assurer l’expertise administrative auprès de la direction.
• Organiser et superviser les services de la composante.
• Élaborer et contrôler le budget de la composante.
• Gérer les ressources humaines de l’équipe.

Connaissances

Connaissance des systèmes d’enseignement

Gestion administrative et financière

Compétences managériales

Capacité d'analyse

Communication en anglais (B1/B2)

Formation

Connaissance des règlements liés aux EPSCP

Outils

SIFAC

SEPIA

Excel

Word

Description du poste

À propos de nous

Des professionnels au service du collectif

Chaque jour, notre université accueille des milliers d’étudiants et d’employés sur ses différents campus. De véritables petites villes que les membres du personnel administratif, technique ainsi que les enseignants et chercheurs contribuent à faire fonctionner au quotidien. Tous les employés participent aux missions de l’université.

Avec + de 200 métiers et 150 recrutements par an, avec ou sans diplôme, avec ou sans expérience, n’hésitez pas à nous rejoindre !

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. L’université Sorbonne Paris Nord en chiffres :

• 26 000 étudiants
• 5 UFR, 4 instituts, un département d’activités physiques et sportives
• 30 laboratoires de recherche
• 6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, La Plaine Saint-Denis, Argenteuil, Condorcet)

En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/

Univ Sorbonne Paris Nord en vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=OSOXsJ0gw8s

Mission

Le(la) directeur(trice) administratif(ve) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur / de la directrice et de son équipe. Il(Elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des choix de la composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Il(Elle) a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il(Elle) participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.

Administration générale et pilotage

• Participer, en apportant son expertise technique, à la réflexion sur les axes de développement de la composante, sachant que ceux-ci s’inscrivent dans les orientations stratégiques de l’Université ; organiser et conduire en lien avec le/la directeur(trice), la politique qui en découle.
• Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables / financiers, pédagogiques, etc.) de la composante.
• Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignement.
• Apporter expertise et conseil auprès de la direction et du conseil de composante.
• Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision.
• Préparer et participer aux dialogues de gestion.
• Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens.
• Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature.
• Être garant de la conformité des statuts de la composante et de leur mise en œuvre.
• Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions, etc.).

Affaires budgétaires et financières (en lien avec la DAF et la DRH)

• Par délégation, élaborer et exécuter le budget propre intégré de la composante.
• Prévoir la masse salariale sur ressources propres, en suivre l’exécution et maîtriser son évolution notamment en plafond d’emplois.
• Préparer et participer aux dialogues de gestion mis en place par l’Université.
• Analyser l’exécution du BPI.
• Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs d'exécution budgétaire à destination de la direction de la composante.
• Assurer la continuité de service dans le domaine de la gestion financière et coordonner l'activité du service financier de la composante.

Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)

• Manager l’équipe administrative et technique affectée à l’IUT placée sous sa responsabilité.
• Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité.
• Élaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante.
• Assurer le recrutement des personnels BIATSS.
• Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS.
• Définir les besoins en formation.
• Accompagner les parcours professionnels des agents.
• Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels).
• Organiser les campagnes d’emplois des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS.
• Être garant du dialogue social au sein de la composante.
• Participer à la cartographie des emplois affectés à la composante.
• S’assurer de la cohérence de cette cartographie avec l’activité de la composante.
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec / entre les services de la structure.

Pédagogie

• Coordonner et superviser les services pédagogiques.
• Contribuer à l’administration de l’offre de formation.
• Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques.
• Organiser la gestion des études.
• Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme).
• Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation.
• Aider au développement de la formation continue.
• Être l’interface avec le service de l’Université dédié à la FC et à l’apprentissage.

Logistique générale / Patrimoine

• Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux.
• Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité.
• En lien avec la direction du patrimoine, suivre les travaux sur site.
• En lien avec le service sécurité, veiller à la sécurité des biens et des personnes de la composante.

Outils spécifiques à l’activité

Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN, SIHAM, HYPERPLANNING, APOGEE, etc.) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint, etc.

Poste à pourvoir dès que possible

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).

Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé à minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Profil

• Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche.
• Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP et si possible savoir utiliser les SI qui s’y rattachent.
• Connaissance approfondie des règlementations mises en place par le ministère de l’enseignement supérieur.
• Connaissance générale des règles de gestion des ressources humaines de la fonction publique d’État.
• Connaissance générale des statuts des personnels enseignants.
• Connaissance des règlementations comptables et financières applicables aux EPSCP et EPST.
• Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
• Connaissance générale des grands principes du droit public et privé.
• Connaissance des règles d’hygiène et sécurité.
• Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
• Conduire un projet, accompagner les changements.
• Savoir définir et appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion.
• Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord.
• Qualités d’expression écrite et orale.
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante.
• Savoir travailler en équipe.
• Avoir le sens du dialogue.
• Compétence en langues : anglais B1 / B2.
• Être loyal(e).
• Avoir une grande capacité d’écoute et de communication.
• Savoir faire preuve de diplomatie.
• Savoir prendre des décisions.
• Être capable de fédérer et faire collaborer des équipes nombreuses et diverses.
• Avoir le sens de l’organisation.