B - Assistante / Assistant de direction H/F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence gouvernementale française à Paris recherche un(e) secrétaire pour aider à la gestion des activités du Directeur général adjoint. Le rôle inclut la gestion de l'agenda, l'accueil des visiteurs, et la préparation des réunions. Les candidats doivent avoir un Bac et une forte réactivité, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience d'assistant(e) de direction souhaitée.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
• Forte disponibilité à certaines heures.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du Directeur général adjoint.
• Accueil physique et téléphonique.
• Préparation et suivi des réunions.
• Suivi des courriers et des Notes Ministres.
• Intendance diverse pour le secrétariat.

Connaissances

Réactivité

Discrétion professionnelle

Organisation

Méthodique

Qualités relationnelles

Travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance du réseau DGFiP

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Outils de gestion des courriers « Dossiel »

Outils de visioconférence

Description du poste

Description du poste

Les missions du secrétariat du Directeur général adjoint sont similaires à celles du secrétariat de la Directrice générale. Elles sont variées et en lien permanent avec le Cabinet de la DG :

• Gestion de l’agenda DG / DGA


• Accueil physique et téléphonique de leurs interlocuteurs


• Préparation des réunions et suivi des dossiers à confectionner en lien étroit avec le Cabinet de la DG


• Enregistrement et suivi des courriers


• Enregistrement et suivi des Notes Ministres


• Intendance diverse (réservation des salles de réunion, commandes de fournitures, organisation des déplacements avec le cabinet de la DG…)

Les relations avec les interlocuteurs sont diverses, les principales étant :

• Les responsables territoriaux de la DGFiP


• L’ensemble des services de l’administration centrale


• Les cabinets ministériels


• L’équipe du Cabinet de la DG

Conditions d\'exercice particulières

Le poste est à pourvoir au secrétariat du Directeur général adjoint sur des plages horaires en journée. Toutefois le poste requiert une forte disponibilité en raison des permanences ponctuelles le soir, en cas d’absence de l’une des assistantes de la Directrice générale. Les secrétariats DG / DGA sont en effet organisés au sein d’un bureau commun.

Un tuilage sera organisé avec la titulaire du poste.

Description du profil recherché

• Très bonne réactivité et forte vigilance dans la gestion de l’agenda


• Grand sens de la discrétion professionnelle


• Savoir être : rigoureux, organisé, méthodique et logique


• Très bonnes qualités relationnelles en raison d’interlocuteurs variés et de haut niveau


• Forte appétence au travail en équipe du fait de l’organisation du secrétariat DG / DGA au sein d’un même bureau


• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier l’application de gestion des courriers « Dossiel », l’agenda et les outils de visioconférence.


• Une bonne connaissance du réseau de la DGFiP et / ou une expérience d’assistant(e) de direction s’avère(nt) indispensable(s)

Temps Plein

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique


• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public


• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe


• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l\'esprit d\'équipe


• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome


• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux


• SAVOIR-ÊTRE - Faculté d\'adaptation


• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion


• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d\'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d\'expérience min. requis

Confirmé