Assistante de Direction

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Paris est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer l'agenda d'un agent comptable et coordonner les aspects logistiques des réunions. Les candidats doivent avoir un bon sens de l'organisation, de solides compétences en communication, et être capables de travailler en équipe. Une expérience préalable dans un rôle similaire est un atout. Ce poste offre un environnement de travail dynamique et stimulant.

Qualifications

• Capacité à gérer des dossiers divers.
• Compétences en communication interpersonnelle.
• Flexibilité dans l'organisation du travail.

Responsabilités

• Gérer l’agenda de l’agent comptable.
• Préparer les réunions et colloques.
• Contrôler les courriers et documents.
• Suivre les dossiers du personnel.
• Organiser le classement et l’archivage.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Coordination logistique

Travail en équipe

Respect de la réglementation

Prise d'initiatives

Description du poste

Overview

L’agence comptable d’Université Paris Cité est un service centralisé placé sous la responsabilité et l’autorité hiérarchique et fonctionnelle de l’agent comptable. Elle a en charge la tenue de la comptabilité générale, la mise en œuvre des contrôles de régularité de l’ensemble des opérations et la production du compte financier. Elle est organisée en pôles eux-mêmes organisés en services. L’agence comptable d’Université Paris Cité compte cinq pôles : dépenses, recettes, comptabilité générale, gestion financière et transverse. Ces pôles renvoient aux missions dévolues à l’agent comptable statutairement d’une part, aux missions dévolues par convention partenariale d’autre part.

Son périmètre s’étend à toute l’université et englobe la prise en charge l’ensemble des opérations de dépenses, recettes, immobilisations, paye et comptabilité générale. Située sur le site des Grands Moulins, l’agence comptable est une direction qui est parvenue à s’installer sur un site unique depuis la fusion..

Responsibilities

• Gérer l’agenda de l’agent comptable et de ses fondés de pouvoir et d’en contrôler les échéances.
• Préparer les réunions, les séminaires et les colloques - De coordonner tous les aspects logistiques de la structure.
• D’assurer la diffusion et la circulation de l’information au sein de l’agence comptable.
• De contrôler les courriers et divers documents avant la signature de l’agent comptable, du président ou du directeur général des services.
• Le suivi des dossiers des personnels exerçant à l’agence comptable (86 agents) en lien avec la direction des ressources humaines.
• D’organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Savoir travailler en équipe
• Respecter la réglementation et appliquer les procédures spécifiques
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Hiérarchiser les tâches et organiser ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Prendre des initiatives.
• Contribuer au bon fonctionnement du service en étant force de proposition.