Assistante de direction

Mairie de Colombes; Colombes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité en Île-de-France recherche un(e) secrétaire pour assurer le fonctionnement de l'équipe. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda, du classement, de l'accueil des administrés et de la rédaction de documents. Une maîtrise avancée des outils bureautiques et une bonne capacité d'organisation sont demandées. Ce poste requiert aussi de l'autonomie et de la diplomatie.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques avec fonctions avancées.
• Esprit d'initiative et réactivité requis.
• Discrétion et qualités relationnelles essentielles.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du service.
• Gérer l'agenda et organiser des réunions.
• Rédiger des notes et courriers.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Esprit d'initiative

Autonomie

Discrétion

Rigueur dans le suivi

Outils

Mélodie

Logitud

Maarch

Zimbra

Description du poste

À propos de nous

Quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 90 692 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (plus de 460 000 habitants). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive et d'un important réseau de connexions.

Mission

Missions :

• Assurer le secrétariat du service
• Apporter une aide permanente au directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers

Ces missions s’effectuent dans le respect des engagements «Qualivilles»

Activités principales :

• Gestion de l'agenda
• Classement et archivage (organiser le classement et en assurer le suivi)
• Accueil physique et téléphonique (interface avec les services municipaux et les administrés)
• Traitement du courrier de l'ensemble de la direction et plus précisément du courrier signalé (enregistrement, orientation, suivi…)
• Rédaction de notes, courriers et compte-rendu
• Préparation, gestion, suivi et relance de dossiers
• Suivi des projets et activités de la direction
• Organisation et planification des réunions

Activités secondaires :

• Participation au suivi de dossiers spécifiques
• Participation à l'élaboration du bilan d'activité annuel
• Participation à la mise en place de procédures, réalisation et actualisation des statistiques (élaboration de tableaux, mise en forme de documents…)
• Recherche et diffusion d'informations

Profil

Connaissances techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint) : fonctions avancées
• Connaissance des logiciels : Mélodie, Logitud, Maarch, zimbra

Autres connaissances (savoirs faire, savoir être) :

• Esprit d'initiative, réactivité, efficacité et dynamisme
• Autonomie et diplomatie
• Discrétion et réserve
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Rigueur dans le suivi et l'organisation du travail