Assistante administrative de pôle

GIP FORMATION ET CERTIFICATION POUR L'IN; Rodez; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation située à Rodez cherche une personne polyvalente pour organiser et assurer le bon déroulement des séances de formation. Ce poste à temps plein implique des responsabilités variées telles que la gestion de l'administration, la communication avec les intervenants et les stagiaires, ainsi que le respect des démarches qualité. Le candidat idéal devra faire preuve d'organisation, de compétences en communication et être à l'aise avec les outils informatiques.

Qualifications

• Expérience dans un environnement de formation ou d'éducation.
• Capacité à respecter les procédures administratives.
• Sens de l'organisation et travail en équipe.

Responsabilités

• Organiser la mise en œuvre des séances de formation.
• Assurer la disponibilité des ressources matérielles.
• Participer à la réservation des salles et à la gestion des documents.
• Assurer l'accueil des intervenants et les jury.
• Réaliser des mailings et assurer l'interface avec les stagiaires.

Connaissances

Organisation

Communication écrite et orale

Gestion administrative

Maitrise des outils informatiques

Description du poste

39H10/semaine Travail en journée

Ponctuels

Structuré autour de la démarche qualité à partir du référentiel EDUFORM et QUALIOPI au titre des actions de formation continue, le GRETA Midi-Pyrénées Nord a intégré dans son fonctionnement une organisation solide, un service harmonisé et un esprit d'équipe solidaire et collaboratif, associant CFP, administratifs, formateurs et personnel de direction des établissements.

En mutualisant leurs compétences, leurs savoir-faire et leurs plateaux techniques, les établissements scolaires publics des trois départements : Tarn, Lot et Aveyron, ainsi que les sites permanents du GRETA, apportent à toutes les personnes en formation les outils nécessaires à leur réussite professionnelle sociale et personnelle.

Missions principales

• Organiser la mise en œuvre matérielle des séances de formation
• Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis/commande, fourniture)
• Participer à la réservation des salles
• Mettre en œuvre et respecter les procédures administratives et financières en vigueur au sein du GRETA ainsi que les procédures adaptées à chacun des dispositifs et des financeurs Editer, diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, programme, feuille d'émergement, attestation de présence, bilan/évaluation, validation) nécessaire à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs
• Réaliser les saisies nécessaires au suivi des stagiaires, des actions et de l'activité du pôle
• Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation
• Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires à la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
• Préparer et saisir sur YPAREO les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiche stagiaires, clients, conventions, inscriptions.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émergements, contrat individuel de prestation, convention, tableau de suivi des inscriptions.)
• Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaire pour la saisie des données demandées
• Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement
• Contribuer à l'organisation des jury (réception/transmission des mémoires, de courriel de convocation)
• Participer aux réunion, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit
• Mettre en œuvre le système d'archivage
• Maitriser les principes de la communication écrite et orale
• Participer à la mise en œuvre de l'ensemble des procédures inhérentes aux dispositifs
• Préparer les documents pour les sessions de validations et examens dans le respect des règlements en vigueur
• Fournir des informations fiables, adaptées et pertinentes dans le respect des procédures définies
• Réaliser des mailings et phoning en lien avec l'assistant(e) commerciale et de communication
• Assurer un 1er niveau d'informatique du public (objectif de l'action, tarif, calendriers, procédures de sélection, d'inscription)
• Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)

Qualité

Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP

Profil et conditions

Catégorie B

Poste à temps plein sur Rodez