Assistant(e) relations clients - H / F7

INRS; Vandœuvre-lès-Nancy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution pour la santé au travail cherche un(e) assistant(e) pour le pôle Magasin, gestion, diffusion et expédition. Les responsabilités incluent la gestion des commandes de clients, administration de la facturation, et le soutien à l'équipe. Le candidat idéal a 5 ans d'expérience dans un rôle similaire et maîtrise parfaitement le français. Une bonne connaissance des outils de bureautique est requise, et un diplôme Bac en assistanat commercial est souhaité. Des qualités comme la rigueur et l'esprit d'équipe sont essentielles.

Qualifications

• 5 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Une bonne capacité à gérer les commandes et la logistique.
• Compétences en gestion de la relation client.

Responsabilités

• Réceptionner et traiter les commandes des clients externes.
• Assurer l'enregistrement des commandes dans le système informatique.
• Établir et envoyer les devis et factures aux clients.
• Gérer les retours clients et internes de documentation.

Connaissances

Excellente maîtrise de la langue française

Maîtrise des outils de bureautique

Connaissance du logiciel Cegid Ultimate XRP

Formation

Bac - Assistanat commercial, administratif

Description du poste

Poste

Le pôle Magasin, gestion, diffusion, expédition et reprographie, (7 personnes), a pour principales missions de diffuser les produits d'information et de formation de l'INRS (affiches, brochures, dépliants, DVD...). Il est en relation directe avec les clients de l'INRS (réseau de l'Assurance maladie-Risques professionnels, entreprises, services de prévention et de santé au travail, entreprises, organismes de formation...) et assure la gestion des commandes gratuites et payantes selon la politique de diffusion de l'INRS. Il gère physiquement et informatiquement le stockage des produits INRS et assure toutes les étapes nécessaires à leur expédition. Il coordonne également la gestion des abonnements aux revues périodiques de l'INRS et réalise l'impression (reprographie) de différents produits pour l'ensemble de l'INRS (cartes de visites, posters, kakémonos, brochures...).

Vos missions

• Réceptionner, analyser et compléter si besoin les commandes des clients externes et des demandes internes, reçues par le biais de différents supports (mail, courrier, téléphone, applications web, ...),
• Traiter les commandes gratuites et payantes selon la politique de diffusion de l'INRS et assurer leur enregistrement dans l'outil informatique de gestion des stocks,
• Etablir et envoyer aux clients, par courrier ou via une plate-forme dédiée, les devis, pro-forma, factures,
• Editer les bons de préparation des commandes pour les magasiniers,
• Réaliser un bilan régulier des commandes traitées et des commandes en cours,
• Planifier et réaliser en lien avec les magasiniers les inventaires mensuels du stock,
• Suivre, en lien avec la direction de l'administration générale, la facturation des commandes payantes en France et à l'étranger, les relances et les litiges de facturation,
• Gérer les retours clients et les retours internes de documentation,
• Réaliser l'archivage physique et numérique des commandes,
• Assurer une continuité de service avec l'autre assistante du pôle.

Rattachement

Au responsable du pôle Magasin, gestion, diffusion, expédition et reprographie

Votre profil

Formation

• Bac - Assistanat commercial, administratif

Expérience

• 5 ans dans une fonction similaire

Compétences requises

• excellente maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire),
• maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint,
• connaissance appréciée du logiciel Cegid Ultimate XRP.

Qualités recherchées

• rigueur,
• organisation,
• esprit d'équipe et bon relationnel,
• esprit d'analyse,
• aisance à l'oral et à l'écrit.

Langue(s)

La maîtrise de l'anglais serait un plus