ASSISTANT(E) DIRECTION ET PARTENARIATS (H/F)

France Travail; Vanves; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de protection sociale recrute un(e) assistant(e) pour piloter les partenaires et coordonner la direction. Vous gérerez les réunions, la documentation administrative et le suivi des budgets. Le poste nécessite au moins 4 ans d'expérience, une formation Bac+2 et une bonne maîtrise des outils bureautiques. Offre d'un environnement agréable, 35h/semaine et un salaire attractif entre 28 000 € et 38 000 € sur 14 mois.

Prestations

27 jours de congés payés

19 jours de RTT

Retraite supplémentaire à 100% employeur

Intéressement

Qualifications

• Expérience avérée dans l’assistanat de direction (au moins 2 ans).
• Minimum 4 ans d’expérience indispensable.
• Capacité à gérer les factures et les recouvrements.

Responsabilités

• Organiser des réunions et événements.
• Rédiger des documents administratifs.
• Piloter le suivi budgétaire des partenariats.

Connaissances

Agilité

Capacité à anticiper les besoins

Excellente relationnel

Connaissance des organisations syndicales

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Audiens est le partenaire de confiance des professionnels de la création et de l'information (salariés, créateurs d'entreprises, intermittents du spectacle, journalistes, pigistes et travailleurs indépendants, familles et retraités du secteur) pour leur protection sociale. Acteur de référence depuis 2003, nous développons une expertise exclusive au service de la culture. Avec plus de 600 collaborateurs, tous engagés à porter nos valeurs fondatrices de solidarité, de qualité, de progrès et de respect, nous œuvrons tous les jours à la satisfaction de nos clients et concevons en ce sens des offres adaptées aux spécificités de chaque profession.

Dans le cadre d'une création de poste nous recrutons pour notre Direction des actions sociales et des relations avec les branches professionnelles : ASSISTANT(E) DIRECTION ET PARTENARIAT. Au sein du pôle nouvellement créé, il s'agit de piloter les partenaires (branches professionnelles et syndicats) sur les sujets de protection sociale et de coordonner la direction. Votre mission est double : vous accompagnez notre Responsable Coordination dans ses missions de pilotage et de coordination des projets en lien avec les partenaires et vous prenez en charge l’assistanat classique de notre Directeur.

• Vous intervenez au quotidien auprès de notre Responsable Coordination : organisation des réunions, des comités, des rendez‑vous institutionnels et des déplacements ainsi que la gestion de la logistique (réservation de salles, de matériels, réalisation des supports).
• Rédaction et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus, des présentations et documents administratifs de votre Direction, participation à la gestion documentaire (archivage, partage des dossiers et mise à jour des supports).
• Pilotage du suivi budgétaire des partenariats avec les organisations syndicales et patronales : suivi des engagements, des contreparties, des tableaux de bord, des reporting, des conventions et des relations.
• Contribution à la coordination interne en appui de votre Responsable concernant l’intégration des nouveaux arrivants, le suivi logistique des équipes et sa participation à des projets transverses et événements internes.
• Participation ponctuelle à la mise en œuvre d’actions institutionnelles (diversité, innovation, communication) et appui sur les missions confiées à votre Direction en lien avec les partenaires internes ou externes.
• Force de proposition concernant l’amélioration des pratiques d’organisation ou de fonctionnement interne (outils, procédures, indicateurs).
• Vous apportez votre appui administratif, votre coordination et votre logistique lorsqu’il s’agit de notre Directeur : gestion de son agenda et de la messagerie électronique, priorisation des sollicitations, suivi des échéances et des arbitrages.

Nous vous offrons :

• Un environnement de travail agréable, bienveillant et ouvert où vos idées sont les bienvenues et votre regard critique apprécié.
• Une organisation de travail qui permet un juste équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
• Un salaire et des avantages sociaux attractifs (statut agent de maîtrise / 27 jours de CP / 19 jours de RTT / retraite supplémentaire 100% employeur / intéressement / accord télétravail).

Type de contrat : CDI
Contrat de travail : Permanent
Durée du travail : 35 h/semaine
Travail en journée

Salaire brut annuel : 28 000 € à 38 000 € sur 14 mois
Intéressement / participation, restauration

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

• Bac+2 minimum.
• Expérience avérée dans l’assistanat de direction (au moins 2 ans).
• Agilité, vivacité d’esprit, capacité à anticiper les besoins.
• Connaissance des organisations syndicales et/ou branches professionnelles appréciée.
• Aptitude aux outils bureautiques.
• Excellente relationnel, diplomate, réactif(ve), discret(ète), fiable.

Expérience

• 4 ans : cette expérience est indispensable.

Compétences

• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents (indispensable).
• Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs) (indispensable).
• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés (indispensable).
• Favoriser l’entente, la collaboration (indispensable).
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur (indispensable).
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptables, juridiques, contentieux (indispensable).
• Gérer les interactions en face‑à‑face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels (indispensable).
• Organiser des réunions internes, préparer l’ordre du jour, rédiger les comptes rendus (indispensable).
• Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients (indispensable).
• Planifier et organiser des réunions commerciales (indispensable).
• Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l’activité (tableaux de bord, relevés d’incidents, qualité, etc.) (indispensable).

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve d’autonomie.
• Avoir le sens du service.

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise.
• Secteur d’activité : Activités des agences de placement de main‑d’œuvre.

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