Assistant(e) de gestion (H/F)

France Travail; Montreuil-sur-Mer; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation de services sociaux à Montreuil-sur-Mer recherche un(e) employé(e) qualifié(e) en CDD de remplacement pour 2 mois. Le candidat devra gérer le secrétariat et organiser les instances de l'association, avec une charge de travail à temps partiel de 17H30 par semaine et avoir 2 ans d'expérience dans un rôle similaire. Le poste offre la possibilité de télétravail.

Prestations

Ordinateur portable

Possibilité de télétravail

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensables.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Etre ouvert aux changements.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat et l'organisation des instances.
• Assurer la gestion du temps de son responsable hiérarchique.
• Organiser des réunions et gérer des réservations.

Connaissances

Gestion des agendas

Mettre à jour un dossier, une base de données

Planification de réunions

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac ou équivalent Technique administrative

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Mission

CDD de remplacement - 2 mois - Temps partiel 17H30/semaine soit 5 matinées par semaine. Gérer le secrétariat et l'organisation des instances de l'association. Assurer la gestion du temps d'une ou plusieurs personnes sur son périmètre d'activité, en particulier de la responsable.

Activités

• Gérer le secrétariat et l'organisation des instances de l'association inter AMC : définition du planning annuel des instances, maintien des listes de participants, organisation de réunions avec les partenaires extérieurs tels que fédérations, syndicats, Cnam, organisation logistique de certaines instances (photographe, traiteur, ...).
• Assurer la gestion du temps de son responsable hiérarchique (agenda, rendez-vous, réunions, déplacements, etc.).
• Organiser des réunions, gérer des réservations de salle pour certaines instances.
• Gérer des contrats en coordination avec la direction et en appui du chargé de gestion et d'aide au pilotage (selon le cas, compléter les contrats types des mentions requises, faire valider les contrats avant signature, mettre en œuvre et suivre le processus de signature).
• Assurer le suivi de dossiers techniques simples, renseigner ses interlocuteurs sur les informations techniques simples.
• Effectuer d'autres travaux selon les besoins du département.

Rattachement hiérarchique

Dépend de la responsable de la division MOA

Relations interne et externe

• En externe : avec des fournisseurs, des partenaires du périmètre d'activité (membres de l'association, du GIE, de la Fédération...).

• En interne : avec les collaborateurs sur son périmètre d'activité et en particulier avec le chargé de gestion et d'aide au pilotage.

Le vendredi est télétravaillé (obligatoire).

Informations complémentaires

• Type de contrat : CDD - 2 mois
• Contrat travail : Durée du travail - Temps partiel - 17H30/semaine
• Travail en journée
• Conditions de travail : Station assise prolongée
• Possibilité de télétravail
• Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1100.0 Euros à 1101.0 Euros sur 14.0 mois
• Ordinateur portable

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Technique administrative
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Compétences

• Gestion des agendas Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Planification de réunions Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Classer des documents
• Organiser des réunions internes
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Etre ouvert aux changements
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités générales de sécurité sociale

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