Assistant(e) de direction auprès du président de l’Université (F / H)

PSL; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse à Paris recrute un(e) assistant(e) pour gérer un agenda complexe et coordonner diverses activités logistiques. Le candidat idéal doit avoir un Bac+3 minimum, une solide maîtrise de l’anglais, et de l’expérience dans un environnement similaire. Des compétences organisationnelles et rédactionnelles sont également requises.

Qualifications

• Expérience solide dans un poste similaire.
• Interactions quotidiennes en anglais nécessaires.
• Polyvalence et capacité d'adaptation requises.

Responsabilités

• Gestion d’un agenda complexe et prises de rendez-vous.
• Coordination logistique des rendez-vous de la présidence.
• Organiser des déplacements professionnels de la présidence.

Connaissances

Connaissance du protocole

Solide maîtrise de l’anglais

Organisation dans un environnement complexe

Sens de la confidentialité

Compétences rédactionnelles

Maîtrise des logiciels de bureautique

Formation

Bac+3

Description du poste

Environnement et contexte de travail

Structure d'accueil

Située au cœur de Paris, l’Université PSL (Paris Sciences & Lettres) conjugue excellence et diversité pour faire dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités ingénierie et en arts.

Avec 17 000 étudiants et 2 900 enseignants-chercheurs, PSL est comparable aux plus grandes universités mondiales : elle privilégie la capacité d’action au simple effet de taille. Cette université, lauréate des Investissements d’Avenir, rassemble neuf établissements membres et trois organismes de recherche ainsi que des établissements associés, tous décidés à offrir à leurs communautés des opportunités inédites dans le champ de la formation, de la recherche, de l’innovation, des partenariats industriels ou académiques nationaux et internationaux. Pépinière de 28 prix Nobel, 10 médailles Fields, 3 Prix Abel, 50 César et 79 Molière, PSL concentre des forces exceptionnelles. Sa communauté académique tire le meilleur parti du potentiel de ses 181 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, innovants et radicalement interdisciplinaires dont elle nourrit ses programmes de formation.

Missions

Activités principales

• Gestion d’un agenda complexe et prises de rendez-vous bilatéraux ou multilatéraux en présentiel ou distanciel
• Gestion intégrale des courriers et courriels (réception, suivi et relance internes, envoi, archivage)
• Gestion et mise à jour des fichiers contact du président de l’Université
• Filtrage téléphonique
• Préparation et impression des dossiers de la Présidence
• Coordination logistique des rendez-vous de la présidence (réservation des salles, fléchage, matériel informatique mis à disposition, gestion éventuelle de traiteur, vérification matériel, coordination et appui événement, accueil physique des participants…)
• Organiser des déplacements professionnels de la présidence (réservations de billets, hôtels, devis, visas…)
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables
• Classement des dossiers et archivage

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

L’assistant(e) est placé(e) sous l’autorité du président de l’Université et travaille en collaboration avec le directeur de cabinet.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Niveau de diplôme minimum requis : Bac+3

La connaissance du monde de l’Enseignement supérieur et de la recherche et de son organisation serait un plus.

Le candidat ou la candidate devra disposer d’une expérience solide dans un poste et un environnement similaire.

• Connaissance du protocole
• Solide maîtrise de l’anglais (écrit et oral), interactions quotidiennes en langue anglaise
• Sens aigu de l’organisation dans un environnement complexe et agenda contraint
• Sens aigu de la confidentialité
• Sens de la communication / relationnel et de la diplomatie
• Solides compétences rédactionnelles
• Méthode et rigueur
• Polyvalence et capacité d’anticipation et d’adaptation
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, internet, etc.)