Assistant de gestion (Titulaire/contractuel) (H/F)

UNIVERSITE PARIS 8; Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche une personne pour un poste de gestion administrative. Les responsabilités incluent le suivi de dossiers, la préparation de documents et l’organisation d’événements. Le candidat idéal aura un Bac +2 en gestion administrative ou domaine similaire, avec une expérience significative dans le secteur public. Ce rôle demande également une bonne organisation, une rigueur et des capacités relationnelles. Ce poste est basé à Saint-Denis et implique une collaboration avec divers projets stratégiques.

Qualifications

• Compétences en gestion administrative et bureautique.
• Bonne organisation et rigueur.
• Expérience dans la gestion de dossiers administratifs.
• Connaissances des domaines financiers et du contrôle de gestion.
• Connaissance de l’enseignement supérieur et des outils de gestion.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des dossiers.
• Participer à la digitalisation des processus.
• Gérer les agendas de projet et suivre les échéances.
• Produire des notes de synthèse.
• Vérifier la cohérence des données saisies.

Connaissances

Capacité à travailler en mode projet

Sens de l’initiative et de l’anticipation

Capacités relationnelles et diplomatie

Formation

Bac +2 en gestion administrative, financière ou domaine similaire

Description du poste

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Le budget est de 185 M€.

Le système d’information financier est GFC-Finances de l’association Cocktail.

L'université Paris 8 est membre de l’alliance Paris Lumières, avec l'université Paris Ouest Nanterre la Défense, le CNRS et 13 associés. Paris 8 est également membre fondateur du Campus Condorcet.

La direction du pilotage sera créée en 2025. Elle sera composée de 7 agents.

Mission

Le système d’information financier est GFC-Finances de l’association Cocktail.

L'université Paris 8 est membre de l’alliance Paris Lumières, avec l'université Paris Ouest Nanterre la Défense, le CNRS et 13 associés. Paris 8 est également membre fondateur du Campus Condorcet.

La direction du pilotage sera créée en 2025. Elle sera composée de 7 agents.

L’agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du pilotage et fonctionnelle du responsable du pôle contrôle de gestion.

1. Gestion Administrative et Suivi des Dossiers

• Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction.
• Préparer et suivre les dossiers liés aux projets stratégiques.
• Participer à la digitalisation des processus.

2. Organisation Logistique et secrétariat

• Gestion des agendas de projet et suivi des échéances.
• Préparation des supports de rapports et tableaux de bords.
• Organisation des réunions, ateliers et formations.
• Assurer le secrétariat de la direction.
• Organisation des missions et déplacements.

3. Appui aux Projets Transverses de la Direction

• Suivre l’avancement des projets.
• Assister les contrôleurs de gestion dans la préparation des dossiers.
• Production de notes de synthèse.
• Assurer le suivi des engagements pris lors des réunions.
• Assister le responsable du pôle contrôle de gestion dans le suivi administratif des projets transverses.

4. Gestion des outils et contribution à la fiabilisation des données

• Vérifier la cohérence des données saisies.
• Participer à la mise à jour des bases de données.
• Archiver les données de manière sécurisée et conforme au RGPD.
• Participer aux formations sur les outils de gestion.

Profil

Connaissances requises pour le poste

TRANSVERSES

Capacité à travailler en mode projet.

Capacité à s’organiser en respectant les priorités et les échéances.

Sens de l’initiative et de l’anticipation.

Capacité à gérer la conduite du changement.

Capacités relationnelles, diplomatie.

CONNAISSANCE ET EXPERTISE

Compétences en gestion administrative et bureautique.

Bonne organisation et rigueur.

Expérience dans la gestion de dossiers administratifs.

Connaissances des domaines financiers et du contrôle de gestion.

Expérience dans la gestion budgétaire.

Connaissance de l’enseignement supérieur et des outils de gestion.

FORMATION ET EXPERIENCE

Niveau souhaité : Bac +2 en gestion administrative, financière ou domaine similaire.

Expérience significative en gestion administrative ou financière, de préférence dans le secteur public.