Assistant de Direction Juridique GroupeF / H

COLAS SA; Les Lilas; Sur place; EUR 50 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de construction recherche un(e) Assistant(e) de Direction en Île-de-France. En collaboration avec le Directeur Juridique, vous serez responsable de la gestion de l'agenda et du suivi budgétaire. Une expérience de 10 à 15 ans ainsi qu'un diplôme Bac +5 sont requis. Vous gérerez également un pool d'assistantes et toutes les demandes administratives de la direction. Des compétences solides en outils collaboratifs tels que Teams et SharePoint sont nécessaires.

Qualifications

• Diplôme Bac +5 requis.
• Expérience de 10 à 15 ans dans un rôle similaire.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler sous pression.

Responsabilités

• Assister le Directeur Juridique dans ses activités quotidiennes.
• Gérer les déplacements et les événements au sein de la Direction.
• Assurer le suivi budgétaire et l'organisation des instances de gouvernance.

Connaissances

Gestion proactive de l'agenda

Élaboration de supports de réunions

Suivi budgétaire

Management opérationnel

Utilisation de Teams et SharePoint

Formation

Bac +5

Outils

Compliance Catalyst

Docaposte

Description du poste

Votre mission

En collaboration étroite avec le Directeur Juridique, Conformité et Risques, vous jouez un rôle essentiel dans la bonne organisation de la Direction et apportez un support administratif structurant à l'ensemble des équipes (45 collaborateurs).

Vos responsabilités

• Assistanat de Direction Générale
  • Gestion proactive de l'agenda, des déplacements, réunions et formations du Directeur.
  • Élaboration, relecture et mise en forme de supports de réunions, présentations et comptes rendus.
  • Suivi budgétaire de la Direction conformément aux process Groupe (bons de commande, facturation, préparation budgétaire…).
  • Organisation des événements internes de la Direction (budget, logistique, participants…).
  • Organisation logistique des instances de gouvernance : Conseils d'administration, Assemblées générales et Comités.
• Support administratif à l'ensemble de la Direction (45 personnes)
  • Management opérationnel d'un pool de deux assistantes : répartition des demandes, harmonisation des pratiques, partage d'informations…
  • Gestion quotidienne de la Direction : accueil et intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des équipements et demandes diverses des collaborateurs de la direction.
  • Coordination des déplacements et événements des différentes Directions du périmètre (y compris sur les phases terrain de la Direction Audit et Juridique).
  • Mise à jour des bases documentaires, gestion de l'archivage, amélioration continue des process.
  • Utilisation et maîtrise des outils internes spécifiques à la Direction : Compliance Catalyst (enquêtes tiers), Docaposte (signatures électroniques), d'autres outils collaboratifs Groupe (Teams, SharePoint…).

Diplôme demandé

Bac +5

Expérience demandée

10-15 ans