Assistant Administratif H / F

Voluntae; Malakoff; Sur place; EUR 34 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Paris recherche un(e) administratif(ve) pour gérer les demandes administratives et la flotte automobile. Le candidat idéal avec au moins 5 ans d'expérience doit avoir d'excellentes capacités rédactionnelles et être autonome. Ce poste en CDI est exclusivement en présentiel avec une rémunération de 34 à 38 K€ brut annuel.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Présentation soignée avec excellent sens de l'accueil.
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assurer la collecte et l'envoi de toutes les demandes administratives.
• Gérer la flotte automobile du groupe et la partie administrative des sinistres.
• Assurer l'archivage structuré de documents juridiques et administratifs.

Connaissances

Expérience confirmée sur un poste similaire

Sens de l'organisation

Rigueur

Autonomie

Aisance relationnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Excellentes capacités rédactionnelles

Description du poste

Missions du poste

• Assure la collecte, la mise à la signature et l'envoi de toutes les demandes administratives
• Assure le suivi et la souscription des contrats d'assurances du groupe auprès du courtier (hors assurance dommage d'ouvrage et travaux)
• Gère la partie administrative des sinistres (suivi des délais, coordination, prise de rdv)
• Gère la collecte et l'archivage contrats fournisseurs des achats GROUPE (siège / holdings et filiales) : collecte des contrats et tableau de suivi en vue de reconduction ou résiliation des contrats en coordination avec les managers des hôtels
• Gère la flotte automobile du groupe, à savoir collecte des contrats de location ou crédit-bail des collaborateurs, gestion des cartes grises et assurance des véhicules, maintenance (rappel des contrôles techniques et entretien, commande vignette crit air), suivi des contrats (alerte sur la fin d'engagement, rachat du véhicule ou reconduction d'un nouveau contrat)
• Gère la rédaction et le suivi de l'exhaustivité des contrats « internes » permettant la correcte gestion du Groupe (notamment prestations de services, trésorerie, avance C / C)
• Assure l'archivage structuré de l'exhaustivité des documents juridiques et administratifs du Groupe et également approbation des comptes, greffes
• Collecte le besoin et prépare des commandes de fournitures de bureau ou de services généraux au titre des holding (tels que fourniture administrative, café, thé)
• Coordonne avec le prestataire informatique sur l'inventaire des postes informatique des holdings, commandes / restitution des ordinateurs et imprimantes, gestion de la maintenance des imprimantes et des interventions lors de dysfonctionnement
• Gère le parc téléphonique en coordination avec le prestataire (dont attribution des lignes pour les nouveaux collaborateurs)

Informations du poste :

Poste en CDI, poste exclusivement en présentiel

Base horaire : 39 H avec une dizaine de jours de RTT

Localisée à Paris 8ème - Georges V (ligne 1)

Rémunération : 34 - 38 K€ brut fixe annuel sur 12 mois selon profil et expérience.

Votre profil

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste similaire
• Présentation soignée, excellent sens de l'accueil et du service
• Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et discrétion
• Aisance relationnelle et esprit d'équipe
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Zoom, Teams
• Excellentes capacités rédactionnelles (orthographe, mise en forme)