Assistant Administratif et Scientifique H / F

Fondation Jean Jacques Laffont TSE; Toulouse; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fondation de recherche à Toulouse recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour organiser des manifestations scientifiques et fournir un soutien administratif aux chercheurs. Vous devez posséder un diplôme Bac +2 ou +3 et avoir au moins 5 ans d'expérience dans un rôle similaire. Un bon niveau d'anglais et une maîtrise des outils Microsoft 365 sont requis. Ce poste est ouvert à toutes et tous, y compris aux talents en situation de handicap.

Qualifications

• 5 ans d'expérience minimum en assistanat administratif.
• Connaissance de l'écosystème Microsoft 365 requise.
• Capacité à interagir avec différents publics.

Responsabilités

• Organiser des manifestations scientifiques et des réunions.
• Assurer la logistique des événements et des conférences.
• Interagir sur le site web pour actualiser les informations des événements.

Connaissances

Gestion d'événements

Aisance relationnelle

Niveau d'anglais

Utilisation de Microsoft 365

Bases de données

Formation

Diplôme de niveau 5 ou équivalent (Bac +2 / +3)

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, vous assurez l'organisation de manifestations scientifiques et de réunions, ainsi que le suivi administratif de plusieurs chercheurs. Vous contribuez par vos missions aux activités de recherche partenariales développées par TSE-P. Vous êtes placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale de la Fondation et en lien fonctionnel avec la Secrétaire Générale du Pôle Recherche et de la Responsable Partenariats Recherche & Centres.

• Assurer la logistique des événements (conférences) : organisation de la restauration, coordination des activités extrascientifiques, interactions avec les prestataires, édition des documents, accueil des participants,
• Intervenir sur le site web de TSE, en particulier pour la mise en ligne et actualisation des informations relatives aux événements (annonce, programme, inscriptions en ligne) et des publications des chercheurs,
• Préparer les notes de frais des chercheurs dans le respect des procédures en vigueur,
• Utiliser l'outil CRM interne pour diffuser les annonces des conférences et gérer et actualiser les bases de contacts,
• Organiser les déplacements des chercheurs, de leurs doctorants, de leurs visiteurs et co-auteurs (réservations de voyages, inscriptions à des conférences, etc.),
• Apporter un appui administratif et logistique aux chercheurs et plus largement dans le cadre des activités de recherche partenariale (gestion d'agendas, organisation de réunions, publipostages, saisie d'articles ou de cours, recherche documentaire, traduction (français / anglais), mise en forme de présentations).

Liste des missions non exhaustive, pouvant être amenée à évoluer.

Vous évoluerez dans un cadre professionnel tourné vers l'excellence scientifique (enseignement et recherche).

• Diplômé de niveau 5 ou équivalent (Bac +2 / +3),
• Expérience de 5 ans minimum sur des postes comparables (assistanat administratif),
• Bon niveau d'anglais écrit et oral souhaité,
• Connaissance de l'écosystème Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Teams),
• Aisance avec les bases de données,
• Expérience dans la gestion, la coordination et le suivi d'évènements,
• Aisance relationnelle et capacité à interagir avec différents publics.

Nous valorisons les compétences, mais aussi la singularité de chaque personne. Ce poste est ouvert à toutes et tous, y compris aux talents en situation de handicap.