AMA - adjoint administratif Consultation Cardiologie - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; La Tronche; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé public situé à La Tronche recherche un professionnel en cardiologie pour gérer les tâches administratives et d'accueil au sein du service. Les candidats doivent posséder de solides compétences en gestion de bureau, être proactifs et savoir travailler en équipe. Les horaires de travail sont de 10h10 à 18h ou de 8h à 15h50. Le maintien de la confidentialité et le respect des procédures sont essentiels.

Prestations

Possibilité de télé-travailler

Qualifications

• Savoir utiliser les logiciels de bureau comme PASTEL et Microsoft Office.
• Être capable de gérer des informations et de travailler en équipe.
• Gestion des priorités et des flux d’informations en contexte de santé.

Responsabilités

• Assurer la prise d’appels et la gestion des rendez-vous.
• Organiser et traiter le courrier et les mails.
• Préparer et assister à la gestion des transports des patients.

Connaissances

Connaissance du logiciel PASTEL

Travail en équipe

Gestion et priorisation des flux d’informations

Compétences rédactionnelles

Outils

Microsoft Office

EADILY

Description du poste

Missions du service

Le service cardiologie est une spécialité destinée à l’étude et aux traitements des maladies cardiovasculaires.

Nombre total de médecins consultants : 45.

Organisation des postes

• Le secrétariat de Consultation et Soins Externes est réparti en 3 équipes :
• Equipe A - Horaires : 10h10/18h.
• Accueil physique et orientation des patients et des usagers
• Bureau des Admissions + identitovigilance
• Prise de rendez-vous en post-consultation et Gestion des urgences
• Préparation des bons de transports et appels des transports retours (VSL/Ambulances) + PTAH
• Cotation de l’activité du service (actes publics/ privés des médecins)
• Réception et traitement du courrier postal
• En fin de consultation, renfort sur la gestion des mails, au traitement des courriers de reconnaissance vocale
• Equipe B – Horaire : 8h/15h50
• Poste d’accueil téléphonique
• Gestion des rendez-vous par téléphone, mails et fax
• Gestion plannings médicaux créations, modifications, reports.
• Numérisation de documents.
• Equipe C – Horaire : 8h/15h50
• Traitement de courriers dictés ou rédigés par reconnaissance vocale
• Gestion de la boîte d’envoi, diffusion et mise sous pli
• Remplacement de l’équipe A de 8h à 10h10.
• Chaque poste est tenu 1 semaine.

Profil recherché

Compétences spécifiques

• Connaissance du logiciel PASTEL et des suites logicielles EADILY & Microsoft Office (Word, Outlook Wepapp)
• Travail en équipe et en lien avec de multiples interlocuteurs
• Gestion et priorisation des flux d’informations
• Prise d’initiatives à bon escient
• Compétences rédactionnelles
• Formation continue
• Possibilité de télé-travailler

Qualités requises

• Sens des responsabilités
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Adaptabilité et souplesse
• Qualités relationnelles, sens de la communication, esprit d’équipe
• Respect du suivi des procédures

Les relations professionnelles spécifiques au poste

Sous l’autorité hiérarchique de l’AMA référente (N+1), du Cadre administratif (N+2) et du Directeur délégué (N+3)

Liens fonctionnels avec le Cadre de santé du secteur, les IDE de consultations et l’équipe médicale.

Conditions de travail dans le poste

• Temps de travail : 100%
• Horaires : 8h/15h50 - 10h10/18h.
• Travail dimanches et jours fériés: non
• Contraintes particulières: répartition des absences conformément à la réglementation et aux nécessités de service.

Exigence institutionnelle

• Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, au port de la tenue professionnelle et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).