Office Manager

Lindt & Sprüngli; Barcelona; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa líder en chocolate premium busca un Office Manager para unirse a su equipo en Barcelona. Este rol es responsable de asegurar el funcionamiento diario eficiente de la oficina, coordinando logística y soporte administrativo. Se requiere experiencia en gestión de oficinas, conocimiento de SAP y Office 365, y un alto nivel de inglés. Se ofrecen beneficios competitivos y un excelente ambiente de trabajo.

Servicios

Salario competitivo y bono

Vouchers de comida

Seguro de salud

Desayuno diario

Vistas al mar desde la oficina

Chocolate en la oficina

Formación

• Experiencia comprobada en gestión de oficinas o roles administrativos similares.
• Familiaridad con el entorno de SAP y Office 365.
• Experiencia coordinando proveedores externos y gestionando logística.

Responsabilidades

• Gestionar reservas de salas de reuniones y coordinar viajes.
• Supervisar a proveedores externos para asegurar calidad.
• Proporcionar soporte ocasional al equipo de contabilidad.

Conocimientos

Inglés alto

Organización y multitarea

Comunicación interpersonal

Proactividad

Confidencialidad

Herramientas

SAP

Office 365

Descripción del empleo

Overview

Lindt & Sprüngli (España) S.A.

Lindt & Sprüngli es reconocida como líder en el mercado de chocolate de primera calidad, ofreciendo una gran selección de productos en más de 120 países de todo el mundo. Durante los 170 años de existencia de Lindt & Sprüngli, se ha convertido en una de las compañías más innovadoras y creativas en la fabricación de chocolate Premium. Los inicios de Lindt & Sprüngli se remontan a 1845, cuando por primera vez padre e hijo manufacturaron chocolate sólido en su pequeña confitería Sprüngli & Son, en aquel momento todavía una sociedad. Desde entonces, la compañía ha pasado por muchas épocas diferentes, pero el espíritu emprendedor y la pasión por la elaboración de chocolate que impulsaron tanto a la familia Sprüngli como a Rodolphe Lindt, cuando inventó el primer chocolate verdaderamente cremoso y posteriormente vendió su negocio a Sprüngli, todavía están vivos. Hoy en día, los productos de chocolate de calidad de Lindt & Sprüngli son elaborados en 12 centros de producción propios en Europa y Estados Unidos. Son distribuidos por 25 filiales y sucursales a más de 400 tiendas propias, y también a través de una red integral de más de 100 distribuidores independientes en todo el mundo. Con 14,000 empleados, el Grupo Lindt & Sprüngli reportó ventas por valor de 3.739 millones de Euros en 2017.

Job description

We are looking for an Office Manager to join our Office Services Team in Barcelona.

This role is responsible for ensuring the smooth daily operation of the office by coordinating logistics, suppliers, and administrative support to maintain an efficient and professional work environment.

Reporting to the Executive Assistant, your responsibilities will include:

• Managing meeting room bookings and coordinating travel arrangements with the travel agency.
• Supervising external providers (cleaning, supplies, maintenance, etc.) to ensure service quality and continuity.
• Providing occasional support to the Accounting team, including invoice processing in SAP.
• Assisting Management and supporting meetings with international teams.
• Monitoring office supplies and placing orders as needed.
• Ensuring common areas and meeting rooms are tidy and well-maintained.
• Coordinating catering services for meetings and events.
• Maintaining records of office expenses and assisting with budget tracking.

Requirements

Experience & Tools :

• Proven experience in office management or similar administrative roles.
• Familiarity with SAP and the Office 365 environment (Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint).
• Experience coordinating external providers and managing logistics.

Skills :

• High level of English proficiency (spoken and written).
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Proactive and solution-oriented mindset.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Discretion and confidentiality in handling sensitive matters.

What We Offer :

• Competitive salary and bonus.
• Meal vouchers.
• Health insurance & social security plan.
• Daily breakfast and fruit.
• Intensive working hours in July and August.
• Amazing office with stunning sea views.
• And plenty of chocolate in the office to sweeten your day!