Stellvertretende Assistenz (w/m/d) im Büro des Amtschefs und zugleich Assistenz des Leitungsstabs

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Stuttgart; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Behörde des Landes Baden-Württemberg sucht einen Stellvertreter Assistenz (w/m/d) im Büro des Amtschefs. Diese Vollzeitstelle umfasst die selbstständige Erledigung von Sekretariatsaufgaben und die Unterstützung der Leitung des Leitungsstabs. Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich wird vorausgesetzt, ebenso sehr gute Kenntnisse in MS-Office und Teamskills. Vorteile wie betriebliche Altersvorsorge und flexible Arbeitszeiten runden das Angebot ab.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice / Mobiles Arbeiten

Sport- und Gesundheitsangebote

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einem relevanten Ausbildungsberuf.
• Sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise.
• Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeitgestaltung.

Aufgaben

• Selbstständige Erledigung von Sekretariatsaufgaben.
• Terminvor- und Nachbereitung sowie Kalenderverwaltung.
• Korrespondenz und Postmanagement.

Kenntnisse

Schreibtechnische Fähigkeiten

Umgang mit MS-Office-Anwendungen

Teamfähigkeiten

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Stellvertreter Assistenz (w/m/d) im Büro des Amtschefs und zugleich Assistenz der Leiterin des Leitungsstabs

Arbeitgeber: Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg.

Stellenart: Vollzeit, unbefristet.

Stellenbeschreibung

Zu den Aufgabenschwerpunkten zählen die selbst‑ständige Erledigung von Sekretariatsaufgaben mit allen in einem Vorzimmer anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten einschließlich Schreibarbeiten über das hausinterne Bürokommunikationssystem (MS-Office-Anwendungen) sowie über die E‑Akte BW, Terminvor- und Nachbereitung, Posteingang und Postausgang, Koordinierungsaufgaben, Kalenderverwaltung sowie Korrespondenz.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung im Bürobereich).
• Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten und Kenntnisse, einen versierten Umgang mit dem PC und den gängigen Office-Anwendungen.
• Sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise, ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Zuverlässigkeit, Diskretion und Belastbarkeit.
• Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Durchsetzungsfähigkeit und Organisationsgeschick.
• Bereitschaft, die Arbeitszeit aufgabenbedingt flexibel zu gestalten.
• Sekretariatserfahrung, idealerweise im Vorzimmerbereich.

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte.
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement.
• Betreuungsmöglichkeiten in der Kindertagesstätte Die Willys.

Informationen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung erfolgt für die Dauer dieser Tätigkeit übertariflich nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder zuzüglich einer widerruflichen außertariflichen monatlichen Zulage (außertarifliche Assistenzzulage).

Die Gehaltsspanne entnehmen Sie bitte der aktuell gültigen Gehaltstabelle.

Die Tätigkeit in einem sicherheitsempfindlichen Bereich erfordert die Bereitschaft zu einer Sicherheitsüberprüfung nach dem Landessicherheitsüberprüfungsgesetz.

Haben Sie noch Fragen?

Für Auskünfte zum Stellenbesetzungsverfahren stehen Ihnen gerne Frau Liebhardt (Telefon: 0711 / 231‑3162) oder Frau Schmidt (Telefon: 0711 / 231‑3774) zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Interessentinnen und Interessenten können sich bis spätestens 06.01.2026 unter Angabe der Kennziffer 59‑2025 ausschließlich über unser Online Bewerberportal bewerben. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung aussagekräftige Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen etc.) bei.

Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt und bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Frauen werden ausdrücklich dazu aufgefordert, sich zu bewerben. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilbar.

Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Vorteile für Mitarbeitende

• Kinderbetreuung
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice / Mobiles Arbeiten
• Vermögenswirksame Leistungen
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Sonderzahlungen
• Weiterbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Gute Verkehrsanbindung
• Moderne technische Ausstattung