Sekretär:in (Senior) (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Universitätsklinik in Hamburg sucht einen Sekretär:in Senior für das Institut für Medizinische Biometrie und Epidemiologie. Sie unterstützen die Institutsleitung in administrativen Belangen und koordinieren Termine. Bewerber:innen sollten eine abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse besitzen. Die Klinik bietet ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktiven Zusatzleistungen.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Umfangreiche Fortbildungsprogramme

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Kenntnisse im Personalrecht und Drittmittelverwaltung.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben einschließlich Korrespondenz.
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten und Drittmittelverwaltung.
• Kalender- und Terminmanagement.

Kenntnisse

Koordinationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Flexibilität

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Abteilung/Aufgabengebiet

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretär:in Senior (all genders) - Institut für Medizinische Biometrie und Epidemiologie

Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der administrativen Organisation des Instituts, koordinieren Termine, unterstützen die Institutsleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Erstellung von Schreibarbeiten (in deutscher und englischer Sprache)
• Unterstützung bei sämtlichen anfallenden administrativen Aufgaben im Bereich Personal, wie z. B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge oder Vertragsverlängerungen in Abstimmung mit allen Beteiligten.
• Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung und -überwachung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
• Organisation des Studierendenunterrichts im Institut
• Beschaffungsangelegenheiten
• Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
• Kalender- und Terminmanagement: Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, Verwaltung des Terminkalenders und Priorisierung von Terminanfragen.
• Post- und E-Mail-Bearbeitung: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung eingehender Korrespondenz.

Alle Tätigkeiten erfolgen in enger Abstimmung mit der Institutsleitung.

Profil/Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Personalrechts-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
• Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit vertraulichen Daten

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Stellenangebot und Perspektiven

• Attraktive Bezahlung nachTVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände