Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Potsdam; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Forschungsorganisation in Potsdam sucht eine:n Kaufmann/-frau für Büromanagement zur Organisation und Bearbeitung von Dienstreisen. Die Aufgaben umfassen administrative Tätigkeiten, Rechnungsbearbeitung und Dateneingabe in SAP. Idealerweise besitzen Sie eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement und Erfahrung im Dienstreisemanagement. Diese Position bietet zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und eine flexible Arbeitszeitgestaltung.

Leistungen

Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben

Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze

Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes

Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Betriebskindertagesstätte

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Dienstreisen/Buchhaltung.
• Kenntnisse des Reisekostenrechts im öffentlichen Dienst.

Aufgaben

• Organisation und Bearbeitung des täglichen Posteingangs und -ausgangs.
• Bearbeitung von Anfragen der Beschäftigten zum Thema Dienstreise.
• Verwaltung der Jobtickets sowie Aktenführung und Ablage.
• Vor- und nachbereitende Arbeiten im Rahmen von Dienstreisen.
• Buchhalterische Aufgaben, Rechnungsbegleichung, Kreditkartenclearing.
• Dateneingabe und -überprüfung in SAP.

Kenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Anpassungsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office Kenntnisse

Kenntnisse in ERP-Software (SAP)

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau:mann für Büromanagement

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d)

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Beginn ab 01.02.2026

Arbeitsort

Potsdam

Berufsbezeichnung

Kaufmann/-frau - Büromanagement

Stellenbeschreibung

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen - von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.

Verantwortlichkeiten

• Organisation und Bearbeitung des täglichen Posteingangs und -ausgangs der Reisekostenstelle (Papier und elektronisch)
• Bearbeitung von Anfragen der Beschäftigten zum Thema Dienstreise per E-Mail und Telefon
• administrative Aufgaben, z.B. Verwaltung der Jobtickets sowie Aktenführung und Ablage
• vor- und nachbereitende Arbeiten im Rahmen von Dienstreisen, z.B. Antragsbearbeitung, Vorschusszahlungen
• buchhalterische Aufgaben, z.B. Rechnungsbegleichung, Kreditkartenclearing
• Dateneingabe und -überprüfung in SAP sowie Pflege von Intranet-Seiten mit einem CMS-System (TYPO3)

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau:mann für Büromanagement (oder vergleichbarer Abschluss)
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Dienstreisen und/oder Buchhaltung
• Anwendbare Kenntnisse des Reisekostenrechts im öffentlichen Dienst
• Gute Englischkenntnisse (schriftlich/mündlich)
• Gute Anwenderkenntnisse in Bürosoftware wie MS-Office sowie in einer ERP-Software (bevorzugt SAP)
• Ausgeprägte Team-, Anpassungs- und Kommunikationsfähigkeit

Vertragsbedingungen

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: 2 Jahre mit Option auf Entfristung

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 6 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Benefits

• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine flexible Arbeitszeitgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• Eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• Einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• Eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 09.12.2025.

Erforderliche Unterlagen: Lebenslauf, Motivationschreiben

Wünschenswerte Unterlagen: Arbeitszeugnisse und Referenzen

Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

EEO Statement

Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jede:r die eigenen Talente voll entfalten kann. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten Kontakt aufnehmen.

„Vielfalt in den Perspektiven“ ist einer der Kernwerte des GFZ. Als integraler Bestandteil der Unterstützung der Vielfalt in unserem Zentrum fördern wir aktiv Frauen in der Wissenschaft und in Führungspositionen, u.a. durch unseren Gleichstellungsplan und die Maßnahmen des Kaskadenmodells, um nachhaltige Chancengleichheit in wissenschaftlichen Karrierewegen zu ermöglichen. Das GFZ setzt sich damit engagiert für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der Wissenschaft, auch in Führungspositionen, ein und ermutigt Frauen ausdrücklich, sich zu bewerben.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Kontakt

Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet stehen Ihnen Herr Heinze per E-Mail zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer [phone].