Personal / Executive Assistant (m/w/d) - E-Commerce Startup

Naturida GmbH; Remote; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Berlin sucht einen Personal Assistant, der die Geschäftsleitung unterstützt und Verantwortung für operative Abläufe übernimmt. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Terminen, die Organisation administrativer Prozesse sowie die Unterstützung bei strategischen Themen. Der ideale Kandidat hat mehrjährige Erfahrung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und fließende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitsmodelle und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Remote-Arbeitsmöglichkeit

100 % Zuschuss zur Altersvorsorge

Wellness-Mitgliedschaft für 25 €/Monat

Jährliches Weiterbildungsbudget

Moderne Unternehmenskultur

Regelmäßige Teamevents

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant oder Executive Assistant.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Termin-, Kalender- und Reiseplanung für die Geschäftsleitung.
• Organisation und Optimierung administrativer Abläufe.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Themen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Proaktivität

Analytisches Denken

Multitasking

Digitale Affinität

Fließende Deutschkenntnisse

Sehr gute Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

Diese Position ist keine klassische Assistenzrolle. Bei Naturida bist du Sparringspartner:in der Geschäftsleitung, strukturierst den operativen Alltag eines wachsenden Unternehmens und übernimmst echte Verantwortung. Mit deinem Blick fürs Wesentliche schaffst du Freiraum für strategische Entscheidungen und wächst perspektivisch in eine Executive- und Strategy-Support-Rolle hinein.

Aufgaben

Persönliche & Executive Assistenz

• Ganzheitliche Termin-, Kalender- und Reiseplanung für die Geschäftsleitung
• Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination von Meetings inkl. Follow-ups
• Strukturierung und Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
• Sicherstellung von Fokuszeiten und reibungsloser Abstimmung mit Stakeholdern

Büro- & Organisationsmanagement

• Organisation und Optimierung administrativer Abläufe
• Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Büroprozessen
• Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines funktionierenden Office-Setups

Projektmanagement & Sonderaufgaben

• Unterstützung und eigenständige Umsetzung ausgewählter Projekte (z. B. Admin, HR, Organisation)
• Mitwirkung bei internen Events, Meetings und Sonderaufgaben
• Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen

Executive Support & strategische Entwicklung

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Themen
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Analysen
• Recherche und Vorbereitung entscheidungsreifer Vorschläge

Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant / Executive Assistant, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Starke Kommunikationsfähigkeit auf allen Ebenen
• Proaktivität & Eigeninitiative — Du siehst, was gebraucht wird
• Diskretion & Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Analytisches und strategisches Denken
• Belastbarkeit & Multitasking onmiddlich in einem dynamischen Umfeld
• Digitale Affinität (Tools, Prozesse, Automatisierung)
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Benefitscoma

• Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
• Finanzielle Sicherheit: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
• Mitarbeiterrab Спасибо: Exclusive discounts auf unsere eigenen Marken und Produkte.
• Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• Arbeitsumfeld: Remote aus Berlin mit derATI Möglichkeit zu punktuellen Präsenzterminen. Wir richten moderates Equipment (MacBook & Co.) für produktives Arbeiten zur licf Verfügung.
• Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwort vendido, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum bieten.

Wir freuen uns schon sehr auf deine Bewerbung!