Operations & Order Management Agent (m / w / d)

Ergotopia GmbH; Köln; Remote; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives E-Commerce-Unternehmen sucht einen Operations & Order Management Agent, der für die Koordinierung von Kundenbestellungen und die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit verantwortlich ist. Du wirst in Köln oder Darmstadt arbeiten und hast die Möglichkeit, remote innerhalb Deutschlands zu arbeiten. Ideale Kandidaten bringen mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Kundenbetreuung und eine kaufmännische Ausbildung mit. Der Fokus liegt auf reibungslosen Prozessen und einer exzellenten Customer Experience.

Qualifikationen

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in der Kundenbetreuung oder Auftragsabwicklung.
• Erfahrung im E-Commerce ist ein Plus.
• Verantwortungsbewusstsein in komplexen Situationen.
• Freude am Lernen und proaktive Weiterentwicklung.
• Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen.

Aufgaben

• Bearbeitung von Kundenanfragen aus dem Webshop und über Marktplätze.
• Sicherstellung reibungsloser Backend-Prozesse.
• Überwachung von Lieferzeiten und Kommunikation mit Kunden.
• Abwicklung eingehender Bestellungen und Einhaltung von Lieferzusagen.
• Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Dokumentation der Prozesse.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Analytisches Denken

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Verhandlungssicheres Deutsch

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

Google Sheets

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Als Operations & Order Management Agent beginnt deine Hauptmission mit dem Kauf eines Kunden. Ob bei Bestellungen aus unserem Webshop oder über Marktplätze wie Amazon, OTTO oder eBay: Du koordinierst alle Abläufe zwischen Kundenservice, Logistik und Marktplatzsystemen und sorgst für eine reibungslose und begeisternde Customer Experience vom Auftrag bis zur finalen Lieferung.

Note: Diese Position ist in Darmstadt zu besetzen, aber auf Wunsch remote (standortunabhängig) innerhalb Deutschlands ausführbar

Tätigkeiten

• Kundenzufriedenheit: Du bearbeitest Kundenanfragen aus unserem Webshop und über Marktplätze wie Amazon, OTTO oder eBay lösungsorientiert und verbindlich, und sorgst so für nachhaltige Zufriedenheit und Kundenbindung
• Operative Exzellenz: Du stellst reibungslose Backend-Prozesse sowie eine lückenlose Datenpflege sicher und bildest damit die Basis für schnelle, präzise und kundenorientierte Interaktionen
• Vorausschauende Auftragssteuerung: Du überwachst Lieferzeiten und Sonderfälle, antizipierst potenzielle Probleme frühzeitig und hältst Kunden jederzeit transparent auf dem Laufenden
• Effiziente Bestellabwicklung: Du sorgst für eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung eingehender Bestellungen aus dem E-Commerce-Shop und stellst sicher, dass Lieferzusagen und Cut-Off-Zeiten stets eingehalten werden
• Optimierung & Dokumentation: Du identifizierst Verbesserungspotenziale, setzt Optimierungen eigenständig um und stellst sicher, dass die Prozessdokumentation stets aktuell ist

Anforderungen

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in der Kundenbetreuung oder der Auftragsabwicklung mit. Erfahrung im E-Commerce ist dabei ein Plus.
• Du bist digital affin, sicher im Umgang mit Excel oder Google Sheets und hast idealerweise bereits Erfahrung mit ERP-Systemen sowie gängigen E-Commerce-Plattformen wie Amazon, eBay oder OTTO.
• Du stellst die Zufriedenheit von Kunden in den Mittelpunkt deines Handelns und zeichnest dich durch vorausschauendes, lösungsorientiertes Denken aus.
• Du arbeitest strukturiert und verantwortungsbewusst und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Du hast Freude daran, Neues zu lernen, entwickelst dich proaktiv weiter und überträgst erlerntes Wissen direkt in deine Aufgaben.
• Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und überzeugst durch klare, verbindliche Kommunikation mit Kunden sowie internen Teams.

Team

Wir sind ein Team aus 70+ diversen Talenten an zwei Standorten (Köln & Darmstadt) aus Online Marketing Managern, Sales Genies, Physiotherapeuten, Projektentwicklern, Nachhaltigkeitsexperten, Bewegungsfans und vielen weiteren wunderbaren Menschen. Um Andere in unserer Vision mitzunehmen, gestalten wir unser Arbeitsumfeld agil, nach dem Bestmöglichen strebend und human orientiert.

Bewerbungsprozess

1. Screening
2. People & Culture Interview
3. Case
4. Teamlead Interview

Wir prüfen deine Bewerbung und Dokumente sorgfältig für die Position und melden uns innerhalb von drei Tagen bei dir. Nach positivem Feedback folgt ein digitales Interview mit Vanessa, um dich besser kennenzulernen und mehr über Ergotopia und die Position zu besprechen. Unsere Case Study gibt dir die Möglichkeit, ein noch besseres Verständnis von der Position zu entwickeln. Nach überzeugendem Case folgt ein zweites Interview mit Anna und deinem zukünftigen Teamlead, um Fachkompetenzen und deine Erwartungen zu fokussieren.

Offer : Für die finale Entscheidung organisieren wir potenziell je nach Position ein Teamkennenlernen, persönliches Treffen oder Gespräch mit unserem CEO Milan. Wir freuen uns, dich nach Vertragsunterschrift als Teil des Teams begrüßen zu können und dein persönliches Onboarding zu planen!