Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Team Abschlussdokumente des Studierendenservices

Karlsruher Institut für Technologie (KIT); Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Bildungsinstitution in Deutschland sucht eine engagierte Person für die Betreuung von Studierenden und die Erstellung von Abschlussdokumenten. In dieser Rolle sind Sie wichtige Ansprechperson für Fragen rund um die Abschlussdokumente. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat hat eine kaufmännische Ausbildung, Freude am Kundenkontakt und gute Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung im Kundenkontakt erforderlich.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Freude am Umgang mit Menschen.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Studierende und Fakultätsmitarbeiter.
• Verantwortung für die Erstellung von Abschlussdokumenten.
• Mitarbeit an Qualitätssicherung und Verbesserungsprozessen.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Organisationseinheit

Studium und Lehre (SLE)

Ihre Aufgaben

Das Fünfköpfige Team Abschlussdokumente des Studierendenservices dient als zentraler Ansprechpartner für die Absolvent*innen des KIT und die Fakultätsmitarbeitenden bzgl. aller Fragen rund um die Abschlussdokumente. In Ihrer Rolle übernehmen Sie dabei folgende Aufgaben:

• Kundenbetreuung: Sie sind erste Ansprechperson für unsere Studierenden, Absolventinnen und Absolventen sowie Fakultätsmitarbeitenden bei verschiedensten Fragestellungen rund um die Ausstellung, Aushändigung, Versand oder Zweitausfertigungen der Abschlussdokumente.
• Expertise: Sie verantworten die Erstellung der Abschlussdokumente (Zeugnisse, Urkunden, Diploma Supplements und Transcripts of Records) für die Absolvent*innen des KIT.
• Qualitätssicherung: Sie arbeiten an der kontinuierlichen Qualitätssicherung und Verbesserung mit und arbeiten zur Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen der Teamleitung des Teams Abschlussdokumente aktiv zu.
• Teamplaying: In Ihrem Team mit vier Kolleg*innen nehmen Sie die Anliegen auf, besprechen diese mit der Teamleitung oder leiten sie an die/den zuständigen Sachbearbeiter*in innerhalb der Abteilung weiter.

Diese Stelle kann mit der anderen ausgeschriebenen 50%-SLE Stelle zu einer Vollzeitstelle kombiniert werden.

Eintrittstermin

ab sofort

Ihre Qualifikation

• Sie haben eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits erste Berufserfahrung mit Kundenkontakt mit.
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick zeichnen Sie aus.
• Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
• Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß und Sie bringen sich gerne in das Team ein.
• Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungsvermögen.
• Sie besitzen idealerweise Kenntnisse über die Strukturen von Bachelor- und Master-Studiengängen sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich bzw. im Verwaltungsdienst sind von Vorteil.
• Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS-Office Kenntnisse.