Mitarbeiter*in Empfang (m/w/d)

UNICEPTA Ges. für Medienanalyse mbH; Köln; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein multinationales Unternehmen in Köln sucht einen Empfangsmitarbeiter (m/w/d), der freundlichen Kundenservice bietet, Meetings organisiert und den Büroalltag unterstützt. Ideale Kandidaten haben Erfahrung im Empfangsbereich, gute IT-Kenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten sowie Home-Office-Optionen sind verfügbar.

Leistungen

Jobfahrrad

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

Qualifikationen

• Freundliches Auftreten und professionelle Kommunikation.
• Selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität.
• Verantwortungsbewusstsein und gute organisatorische Fähigkeiten.

Aufgaben

• Begrüßung von Kund*innen und Besuchern am Empfang.
• Vorbereitung von Meetingräumen und Organisation von Catering.
• Bearbeitung von postalen Ein- und Ausgang.
• Management des internen Bestellwesens für Bürobedarf.
• Organisation von Reisen und Betreuung des Reisebuchungsportals.
• Steuerung externer Dienstleistungen und Unterstützung des Gesundheitsmanagements.

Kenntnisse

Erfahrung im Empfangsbereich

IT-Kenntnisse in Microsoft Office

Sehr gute Deutschkenntnisse (C1)

Englischkenntnisse

Kommunikative Persönlichkeit

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben:

Du hast Freude daran, Menschen freundlich und professionell zu begleiten, hast ein gutes Gespür für Organisation und behältst auch dann die Ruhe, wenn es etwas stressiger wird? Dann passt du gut in unser Team! Deine Hauptaufgaben beinhalten:

• Du bist die erste Anlaufstelle im Unternehmen:
  Du begrüßt Kund*innen und Besucher*innen am Empfang, betreust die Telefonzentrale und beantwortest interne Anfragen. Dabei gibst du Informationen weiter, unterstützt bei Anliegen und vernetzt Kolleg*innen gezielt mit den richtigen Abteilungen.
• Du schaffst optimale Rahmenbedingungen für Meetings und Workshops:
  Du bereitest Räume vor, koordinierst Catering und Bewirtung, organisierst MS-Teams-Meetings und buchst Konferenz‑ und Seminarräume.
• Du hältst den Office‑Betrieb am Laufen:
  Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost, koordinierst Kuriersendungen und übernimmst administrative Aufgaben, die den Büroalltag reibungslos machen.
• Du managst das interne Bestellwesen:
  Du kümmerst dich um Bürobedarf, Catering und weitere Materialien – inklusive Planung, Bestellung und Nachverfolgung sowie der vorbereitenden Kreditkartenabrechnung.
• Du organisierst Reisen mit Weitblick:
  Du betreust das Reisebuchungsportal, unterstützt bei Reiseplanungen (in Ausnahmefällen auch bei Buchungen) und verwaltest die BahnCards.
• Du steuerst externe Services & betreust bereichsübergreifende Aufgaben:
  Du bist Schnittstelle zu unseren externen Dienstleistern und der Hausverwaltung, betreust unsere Untervermietungen und Untermieter. Außerdem unterstützt du bei Themen rund um Gesundheitsmanagement und Arbeitssicherheit.

Dein Profil

• Erfahrung im Empfangsbereich, idealerweise mit kaufmännischer Ausbildung, Quereinsteiger*innen sind auch willkommen
• Gute IT‑Kenntnisse in Microsoft Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1), Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Kommunikative und freundliche Persönlichkeit mit sicherem Auftreten
• Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität
• Diese Position ist in Vollzeit oder Teilzeit in Präsenz vor Ort im Kölner Büro möglich

Unser Angebot

• Auf Dich wartet eine verantwortungsvolle Position mit spannenden und herausfordernden Aufgaben
• Du bekommst wertvolle Einblicke in die Arbeit eines multinationalen Unternehmens, denn wir arbeiten eng mit unseren Kolleg*innen in Großbritannien, USA und China zusammen
• Genieße ein hoch professionelles Arbeitsumfeld sowie die Mitarbeit in einem dynamischen, motivierten und kompetenten Team
• Wir bieten Dir die Möglichkeit Dich durch gezielte, berufsbegleitende Weiterbildung, stetig mit der UNICEPTA weiterzuentwickeln
• Dich erwarten attraktive Entwicklungsmöglichkeiten und weitere Zusatzleistungen wie zum z.B. ein Jobfahrrad, geförderte Urban Sports Club‑Mitgliedschaft, Corporate Benefits und ein Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Arbeitsmodelle wie Home Office und Shared Desk sind für uns Alltag

Unsere Wertschätzung gilt allen Menschen gleichermaßen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung. Wir möchten damit alle Personen motivieren, sich bei uns zu bewerben.