Mitarbeiter (all genders) Empfang / Sekretariat

Fraunhofer-Gesellschaft; Ilmenau; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Forschungsorganisation in Ilmenau sucht eine/n Verwaltungskraft für die Empfangsorganisation und Büroverwaltung. Sie koordinieren Besucher, verwalten Veranstaltungen und übernehmen allgemeine Büroaufgaben. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, SAP Kenntnisse sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten werden angeboten.

Leistungen

Wertschätzendes Umfeld

Flexible Arbeitszeiten

Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Mindestens ein Jahr Erfahrung in der Zeitwirtschaft.
• Verantwortungsbewusstsein und Spontanität.
• Freude an vielfältigen Aufgaben.

Aufgaben

• Organisation des Empfangs und erste Anlaufstelle für Besucher.
• Verantwortlichkeit für Büroorganisation und -administration.
• Planung und Verwaltung von Veranstaltungen und Besprechungen.

Kenntnisse

SAP Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Zeitmanagement

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Der Institutsteil Angewandte Systemtechnik Ilmenau (IOSB-AST) des Fraunhofer IOSB entwickelt zukunftsweisende und industrieerprobte Lösungen für Energie- und Wasserversorger, forscht an autonomen Fahrzeugen und beschäftigt sich mit Hard- und Softwaredesign für eingebettete Systeme. Mit unseren Forschungs- und Entwicklungsprojekten gestalten wir aktiv die Zukunft unseres Landes und tragen mit unseren Lösungen z.b. zur Analyse und intelligenten Betriebsführung cross-sektoraler Energiesysteme zur erfolgreichen Umsetzung der Energiewende bei. Werde Teil unseres Teams und bringe dich aktiv in die Bearbeitung dieser relevanten Zukunftsthemen ein.

Für unseren Standort in Ilmenausuchen wir dich als Verstärkung für unser Verwaltungsteam.

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Du hast deinen Arbeitsplatzim Foyer und organisierst von dort alle Aufgaben, wie:
• Organisation des Empfangs: du bist die erste Anlaufstelle für Besucher und Gewerke
• Du legst Wert auf kompetente, freundliche und souveräne Kommunikation
• Du bist verantwortlich für die Paketannahme, die Büromaterialbestellungund dieAusgabe von Schlüsseln
• Planung und Betreuung von hausinternen Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besprechungen
• Tagungsraumverwaltung inklusive Bewirtung
• Organisation von Catering unter Einhaltung der hausinternen Vorgaben
• Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Eingangs- und Ausgangspost (digital)
• Schriftverkehr allgemein
• Zusammenarbeit mit der Verwaltung bei der Erstellung von Präsentation, Reports und Statistiken und Zuarbeiten
• Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben
• Bearbeitung der Zeitwirtschaft (befindet sich in der Planungsphase)

Hiermit bringen Sie sich ein

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• SAP Kenntnisse erforderlich
• Erfahrungen in der Zeitwirtschaft sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
• Spaß an vielfältigen Aufgaben
• Verantwortungsbewusstsein und Spontanität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Excel, Word und PowerPoint

Was wir für Sie bereithalten

• Wertschätzendes Umfeld: Ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit tiefgreifender und umfassenderUnterstützung in der Einarbeitungsphase sowie exzellente Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung deiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen (u.a. Karriereprogramme, Fortbildungen und Trainings).
• Vielfältigkeit inspiriert: Vielfältige Unternehmenskultur in einem aufgeschlossenen Team in einer national und international renommierten Organisation für anwendungsorientierte Forschung.
• Flexibilität leben: Ausgeglichene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Vernetzung verbindet: Institutsübergreifend und international. Gemeinsam mit über 32.000 Mitarbeitenden.
• Im Herzen Thüringens zu Hause: Modernes Institutsgebäude. Erstklassig ausgestattete Labore, Meeting-Points und Kreativbereiche. Lunch&Meet in unserer neuen Bio-Kantine.
• Lust auf Mehr? Willkommen in unserem Team in Ilmenau!

Wirwertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität.Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern. Das Gleiche gilt, wenn sie aufgrund einer Behinderung nicht alle Profilanforderungen erfüllen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist vorerst auf zwei Jahre befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Frau Ines Lenz
Gruppenleiterin Verwaltung
Telefon (+ 49) 03677 461 -149

Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB

www.iosb.fraunhofer.de

Kennziffer:82048Bewerbungsfrist: