Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Hanseatische Personalkontor; Hamburg; Hybrid; EUR 65.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz für den CEO. Die Aufgaben umfassen die Planung des Terminkalenders, die Koordination von Kommunikation und Abläufen sowie die Unterstützung bei internen Projekten. Bewerber sollten über 5–10 Jahre Erfahrung im Assistenz- oder Projektmanagement verfügen und sicher auf Englisch kommunizieren. Flexible Arbeitszeitgestaltung ist möglich, und das Gehalt liegt zwischen 65.000 und 85.000 EUR.

Leistungen

Enger Austausch mit der Geschäftsführung

Gestaltungsspielraum in der Position

Attraktives Gehaltspaket

Moderner Arbeitsplatz

Qualifikationen

• 5–10 Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Projektkoordination.
• Erfahrung im internationalen Unternehmensumfeld von Vorteil.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Planung und Strukturierung des Terminkalenders des CEO.
• Koordination von Kommunikation und Prozessen.
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Office des CEO.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit auf Englisch

Entscheidungsstärke

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Jobbeschreibung

Das Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein international tätiges Unternehmen mit Sitz in Hamburg, das sich durch ein modernes, professionelles und dynamisches Umfeld auszeichnet. Der CEO verantwortet globale Projekte und strategische Themen – für die effiziente Steuerung seines Tagesgeschäfts wird eine erfahrene und souveräne Assistenz gesucht, die mitdenkt, organisiert und den Überblick behält.

Sie sind ein Organisationstalent mit Gespür für Prioritäten, kommunizieren sicher auf Englisch und behalten auch in anspruchsvollen Situationen einen kühlen Kopf? Dann ist dies Ihre Chance, in einer zentralen Rolle Verantwortung zu übernehmen.

Aufgaben

• Planung, Strukturierung und laufende Abstimmung des Terminkalenders des CEO inklusive internationaler Reisen, Meetings und Veranstaltungen.
• Ansprechpartner : in und Vertrauensperson für interne und externe Partner – Sie koordinieren Kommunikation, Unterlagen und Prozesse.
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Office des CEO, inklusive Koordination von Dienstleistern und Besuchermanagement.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings, Entscheidungsprozessen und Events.
• Unterstützung bei internen Projekten, Präsentationen und ggf. Kommunikationsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens.

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung (5–10 Jahre) im Bereich Assistenz, Office-Management oder Projektkoordination.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Erfahrung im internationalen oder größeren Unternehmensumfeld von Vorteil. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Kommunikation auf Deutsch.
• Strukturierte Arbeitsweise, Entscheidungsstärke und hohe Eigenständigkeit.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationstalent und professionelles Auftreten.
• Bereitschaft, regelmäßig vor Ort im Hamburger Büro präsent zu sein (ca. 4 Tage pro Woche).

Vorteile

• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in einem internationalen Umfeld.
• Verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und hoher Sichtbarkeit.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Teilzeit (ca. 30 Stunden) oder Vollzeit möglich.
• Attraktives Gehaltspaket zwischen65.000 und 85.000 EUR – abhängig von Erfahrung und Umfang.
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs mit wertschätzender Unternehmenskultur.