Executive Assistant (m|w|d)

idealo internet GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein E-Commerce Unternehmen in Berlin sucht einen Executive Assistant (m/w/d), um die Geschäftsführung zu unterstützen. In dieser Rolle koordinierst du Termine, planst Geschäftsreisen und bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Das Unternehmen bietet zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Büro mit verschiedenen Annehmlichkeiten.

Leistungen

Kostenfreies Mittagessen

Unterstützung im Visa-Prozess

Job-Bike oder Deutschlandticket

Weiterbildungsbudget

Team-Events und Company-Events

Qualifikationen

• Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Professionelles Auftreten.
• Absolute Diskretion und Serviceorientierung.

Aufgaben

• Kalender der Geschäftsführung managen und Termine koordinieren.
• Operatives Tagesgeschäft übernehmen, inklusive Reiseplanung.
• Geschäftliche Events und Meetings planen und begleiten.
• Unterstützung des Chief of Staff bei Präsentationen und Reports.
• Ansprechpartner:in für organisatorische Anliegen des Management-Teams.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Eigenverantwortung

Kommunikationsfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Overview

idealo ist in einem sich wandelnden E-Commerce-Umfeld, das durch Themen wie Künstliche Intelligenz, Datenethik und Marktregulierung neu geprägt wird. Damit wir als Unternehmen auf diese Entwicklungen reagieren können, braucht es nicht nur Visionen – sondern auch Menschen, die den Überblick behalten und das Tagesgeschäft effizient gestalten.

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsführung und bist ganz nah dran am Management-Geschehen. Du sorgst dafür, dass im operativen Alltag alles rundläuft, koordinierst Termine, behältst Fristen im Blick und bist Ansprechpartner:in für viele Schnittstellen. Wenn du Organisationstalent, Diskretion und Eigenverantwortung mitbringst, bist du bei uns genau richtig.

Deine Aufgaben

• Du managst die Kalender unserer Geschäftsführung, behältst den Überblick über Termine und koordinierst interne wie externe Anfragen zuverlässig.
• Du übernimmst das operative Tagesgeschäft, wie z.B. die Geschäftsreiseplanung, Anmeldung und Empfang externer Gäste oder die Koordination von Unterschriftenläufen.
• Du planst und begleitest geschäftliche Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder digital.
• Du unterstützt unsere:n Chief of Staff bei wiederkehrenden Aufgaben, wie z.B. der Erstellung und Pflege von Präsentationen oder Reports.
• Du bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen rund um das Management-Team – vorausschauend, lösungsorientiert und freundlich.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle gesammelt.
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und mit einem hohen Qualitätsanspruch – auch bei mehreren parallelen Aufgaben.
• Du trittst professionell auf und kommunizierst sicher mit Kolleg:innen aller Ebenen sowie externen Gästen.
• Absolute Diskretion und Serviceorientierung zeichnen Dich in Deiner Arbeitsweise aus.
• Du bist fit im Umgang mit MS Office – vor allem Outlook, PowerPoint und Excel.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Du bringst nicht alles mit? Keine Sorge, wir suchen nach Mitarbeitenden, die uns vor allem mit ihrer Persönlichkeit überzeugen und motiviert sind mit ihrem Team Vollgas zu geben!

Bei idealo erwartet dich

• Du willst dich weiterbilden? Wir nehmen deine persönlichen Entwicklungsziele ernst und bieten dir neben unserem idealo Learning Hub, eLearning Angeboten (z.B. Udemy), Coachings & Mediation auch die Möglichkeit individuell von unserem Weiterbildungsbudget zu profitieren.
• Und was kann das Büro? Unser Büro im Herzen Berlins bietet neben dem Standard-Kicker auch hervorragendes kostenfreies Mittagessen, sowie kostenfreien Kaffee, Limonade und Feierabend-Bier. Dabei kannst du auf unserer Dachterrasse mit Kolleg:innen aus unserer Unternehmensgruppe netzwerken.
• Du wünschst dir Unterstützung auch außerhalb der Arbeit? Eine kostenlose Beratung sowie Unterstützung in allen Lebenslagen (beruflich, privat, familiär, gesundheitlich etc.) bieten wir in Zusammenarbeit mit dem pme-Familienservice.
• Du willst auch mobil sein? Mit Job-Bike oder Deutschlandticket kein Problem – und das ist auch noch umweltfreundlich.
• Du wohnst noch nicht in Deutschland? Wir unterstützen dich im Visa-Prozess und bei deiner Relocation.
• Und was gibt es noch? Selbstverständlich müssen Erfolge gefeiert werden! Neben Team-Events erwarten dich auch große Company-Events, bei denen wir keine Kosten und Mühen scheuen.

Über idealo

idealo ist eine Erfolgsgeschichte aus Berlin: Im Jahr 2000 sind wir mit der Mission gestartet, unseren Nutzer:innen zu helfen, richtige Kaufentscheidungen zu treffen. Bei uns arbeiten über 700 Mitarbeiter:innen aus 60 Nationen an der Zukunft des Online-Shoppings. Wir konzentrieren uns auf agiles und eigenverantwortliches Arbeiten, Nachhaltigkeit und ein gesundes Verhältnis von Arbeit und Privatleben. Diese Werte sind fest in unserer Unternehmenskultur verankert und tragender Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie. Als Teil unseres Teams kannst du dich auf Freiheit, ein internationales und inspirierendes Arbeitsumfeld freuen. Deine Ideen sind uns dabei besonders wichtig. Unser Produktportfolio ist so vielfältig, wie die Menschen, die daran mitarbeiten. Chancengleichheit, Diversität und Inklusion gehören zu unserer bunten Unternehmenskultur. Deswegen wollen wir dich so, wie du bist. Unabhängig davon, wo du herkommst, welche Hautfarbe du hast, woran du glaubst, mit welchem Geschlecht du dich identifizierst, wen du liebst oder ob du eine Behinderung hast.

Hinweis für Bewerber:innen mit Behinderung: Als Bewerber:in mit Behinderung kannst du dich während des Bewerbungsprozesses von unserer Schwerbehindertenvertretung (SBV) beraten lassen. Informiere uns hierzu gerne.

Für die Inklusion von Menschen mit Behinderungen ist unser Büro stufenlos erreichbar. Gemeinsam schauen wir, was noch benötigt wird, wenn du bei uns startest!

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