Assistenzkraft (w/m/d)

Staatsministerium Baden-Württemberg; Baden-Württemberg; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Landesbehörde in Baden-Württemberg sucht eine/n Fachangestellte/n für Bürokommunikation. Die Aufgaben umfassen allgemeine Sekretariatsaufgaben, organisatorische Unterstützung bei Terminen und Veranstaltungen sowie den Umgang mit Office-Anwendungen. Wir erwarten gute Umgangsformen und Kommunikationsfähigkeit. Flexible Arbeitszeiten sowie ein modernes Arbeitsumfeld werden geboten. Diese Vollzeittätigkeit kann, unter bestimmten Bedingungen, auch in Teilzeit ausgeführt werden.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Modern ausgestatteter Arbeitsplatz

Betriebsmitgliedschaft bei einer Fitnessplattform zu vergünstigten Konditionen

Verpflegungsmöglichkeiten in der Kantine

Qualifikationen

• Gute Umgangsformen und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift.
• Sichere Schreibfertigkeiten im Umgang mit Office-Anwendungen.
• Erfahrungen im Sekretariats- und/oder Ministerialbereich sind von Vorteil.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Verwaltung von Kontaktdaten.
• Organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen.
• Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen.

Kenntnisse

Gute Umgangsformen

Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Schreibfertigkeiten

Umgang mit Office-Anwendungen

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder vergleichbar

Tools

Word

Excel

Outlook

Videokonferenzsoftware

Jobbeschreibung

Im Staatsministerium Baden-Württemberg ist bei Referat 17 – Geschäftsstelle Normenkontrollrat – zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Dienstposten einer

Ihre Aufgaben

Der im Jahr 2018 eingerichtete Normenkontrollrat Baden-Württemberg berät die Landesregierung Baden-Württemberg zu den Themen Bürokratieabbau, Bürokratievermeidung und bessere Rechtssetzung. Das unabhängige Gremium überprüft insb. die Entwürfe neuen Landesrechts auf bürokratische Belastungen und Möglichkeiten der Bürokratievermeidung und führt Projekte zu Bürokratiethemen durch.

Der Normenkontrollrat wird durch eine Geschäftsstelle unterstützt.

Die Tätigkeit erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende Arbeiten innerhalb dieser Aufgabenfelder:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Kalender- und Kontaktdatenverwaltung, Erstellung von (Serien-)Briefen, Verwaltung des elektronischen Postfachs, Betreuung der E-Aktenablage und des Eingangsregisters usw.
• Organisatorische Vorbereitung (inkl. Terminkoordinierung) von Terminen, Sitzungen, Videokonferenzen und Dienstreisen.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, inkl. Raum- und Hotelbuchungen.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Mitgliedern des Normenkontrollrates.
• Materialbeschaffung.
• Ansprechpartner/in für technische Fragen / Probleme.

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

• Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r (w/m/d).
• Gute Umgangsformen und gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie gute Schreibfertigkeiten und Sicherheit im Umgang mit den im Staatsministerium eingesetzten Office-Anwendungen Word, Excel und Outlook sowie Videokonferenzsoftware setzen wir voraus. Ebenso die Bereitschaft, sich in neue PC-Programme einzuarbeiten.
• Erfahrungen im Sekretariats- und/oder Ministerialbereich sind von Vorteil. Die Stelle ist aber grundsätzlich auch für Berufsanfängerinnen/Berufsanfänger geeignet.
• Darüber hinaus erwarten wir ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbstständigem und strukturiertem Arbeiten sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Die Tätigkeit im Staatsministerium ermöglicht das Arbeiten nah am tagesaktuellen politischen Geschehen.
• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
• Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten (inklusive Homeoffice bis zu drei Tagen nebst Bereitstellung technischer Ausstattung).
• Ein modern, ergonomisch und mit aktueller Technik ausgestatteter Arbeitsplatz.
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch eine Betriebsmitgliedschaft (zu vergünstigten Konditionen) bei einer Fitness Plattform.
• Verpflegungsmöglichkeiten in der Kantine.

Informationen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Im Beschäftigtenverhältnis erfolgt die Eingruppierung bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die überwiegende Zahl der Arbeitsplätze des Staatsministeriums ist barrierefrei zugänglich. Im Bedarfsfall unterstützen wir eine behinderungsgerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes. Bei Fragen können Sie sich unter [e-mail] zudem an die Schwerbehindertenvertretung des Staatsministeriums wenden, die Ihnen gerne Fragen zur Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen beantwortet und Sie nach Ihrer Bewerbung im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.

Es handelt sich um eine Vollzeittätigkeit, die jedoch grundsätzlich teilbar ist. Voraussetzung ist, dass die Bewerbungslage eine Besetzung im Tandem ermöglicht.

Das Staatsministerium ist Träger des Zertifikats „audit berufundfamilie“. Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Sollten Sie sich in Papierform bewerben wollen, so senden Sie die Unterlagen an: Staatsministerium Baden-Württemberg, Personalreferat, Richard-Wagner-Str. 15, 70184 Stuttgart. Aus Verwaltungs- und Kostengründen können wir Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden.

• Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Kaiser (Tel. [phone]).
• Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Dölker (Tel.: [phone]) gerne zur Verfügung.