Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d/x)

pilot Agenturgruppe; Hamburg; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Agentur in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenzkraft, die die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Zu den Hauptaufgaben gehören die Planung und Koordination von Terminen sowie die Kommunikation mit internen und externen Partnern. Die ideale Kandidatin bringt mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse mit und ist fit in den gängigen MS Office-Anwendungen. Das Unternehmen bietet hybrides Arbeiten mit 30 Tagen Urlaub und zahlreichen Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Hybrides Arbeiten

30 Tage Urlaub + Heiligabend & Silvester frei

Moderne Büros

Individuelle Weiterbildung

Offene Feedbackkultur

Zuschuss zum Deutschlandticket

JobRad-Leasing

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in der Medienbranche.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Flexibilität und selbstständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben.
• Koordination und Buchung von Terminen und Reisen.
• Kommunikation mit internen und externen Partnern.

Kenntnisse

Organisationstalent

Empathie

Diskretion

Proaktive Kommunikation

Eigenmotivation

Schnelle Auffassungsgabe

Tools

MS Office

DocuWare

awork

HubSpot

Online-Reisebuchungstools

Jobbeschreibung

Das erwartet dich bei uns:

• Du entlastest unsere Geschäftsführer*innen proaktiv und vorausschauend bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

• Du übernimmst die souveräne Planung, Koordination und Buchung von Terminen und Reisen.

• Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings, fasst Themen nach, priorisierst eigenständig Termine und behältst dabei stets den Überblick.

• Du übernimmst die Kommunikation und Korrespondenz mit wichtigen internen und externen Geschäftspartner*innen wie Vermarktern, Kund*innen und verschiedenen Fachbereichen.

• Du unterstützt bei Projekten sowie Sonderaufgaben und wirst zu einer wichtigen Ansprechperson, die mit viel Empathie und Fingerspitzengefühl agiert.

Das solltest du mitbringen:

• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Geschäftsführungsebene in der Medienbranche, einer Agentur oder hast einen Media-Backround.

• Du fühlst dich in einem agilen Agenturumfeld wohl und schaust über den Tellerrand.

• Du bist sehr gut organisiert, arbeitest strukturiert und kannst Aufgaben eigenständig priorisieren.

• Du hast ein sicheres Gespür für sensible Themen, eine schnelle Auffassungsgabe und kannst komplexe Zusammenhänge schnell erfassen. Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich.

• Du gehst proaktiv auf Menschen zu, sprichst Themen klar an und agierst als professionelle und souveräne Schnittstelle.

• Du bringst eine hohe Eigenmotivation mit, dich in neue Themen wie z.B. KI oder neue Tools einzuarbeiten.

• Eine selbstständige Arbeitsweise und die Bereitschaft, auch bei höherem Arbeitsaufkommen flexibel zu agieren und den Überblick zu behalten, zeichnen dich aus.

• Du beherrschst die gängigen MS Office-Anwendungen sicher, insbesondere bist du ein Profi in Outlook und kannst bei Bedarf auch in PowerPoint und Excel unterstützen.

• Du hast idealerweise bereits Erfahrung mit Online-Reisebuchungstools und digitalem Kreditkartenmanagement sowie mit DocuWare, awork und HubSpot.

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Und das gibt's obendrauf:

• Hybrides Arbeiten (60% im Büro & 40% mobil)

• 30 Tage Urlaub + Heiligabend & Silvester frei

• Moderne und zentrale Büros

• Individuelle Weiterbildung über unsere Talentschmiede

• Viel Gestaltungsspielraum

• Strukturiertes Onboarding

• Offene Feedbackkultur

• Englisch-Kurse

• Zuschuss zum Deutschlandticket

• JobRad-Leasing

• Betriebliche Altersvorsorge & Berufsunfähigkeitsversicherung

• Exklusive Mitarbeiterrabatte

• Regelmäßige Partys & Teamevents

• Präsente zu Jubiläen & Probezeitende

• Regelmäßige Mitarbeiterupdates

• Und noch vieles mehr