Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Black Forest Medical Group; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Gesundheitswesen in Freiburg sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Die Role umfasst die Begrüßung von Gästen, Koordination von Meetings und Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben. Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz und ein kollegiales Umfeld werden geboten. Die Bewerber sollten serviceorientiert, zuverlässig und gut im Organisieren sein. MS Office Kenntnisse sind von Vorteil. Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten werden auch angeboten.

Leistungen

Abwechslungsreicher Arbeitsplatz

Kollegiales Umfeld

Sport- und Yoga-Möglichkeiten

Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert.
• Zuverlässigkeit und Organisationstalent sind von Vorteil.

Aufgaben

• Begrüßung von Gästen und Verwaltung von Zutrittskarten.
• Koordination von Meetingräumen samt Bewirtung.
• Überwachung von Budget und Kostenstellen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Sicherer Umgang mit MS Office

Jobbeschreibung

Du hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an?
Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unser Teamunterstützt.
Bei uns erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.

Potenzial- / Entwicklungsaufgaben:

• Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote)
• Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung
• Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben
• Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung
• Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden

Deine Aufgaben:

• Begrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für Gäste
• Koordination von Meetingräumen inkl. Bewirtung
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung eingehender E‑Mails (allgemeines Firmenpostfach)
• Organisation und Verteilung der Eingangspost / Ausgangspost
• Verantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure)
• Unterstützung bei internen Events
• Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z. B. Rundmails)
• Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
• Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung
• Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz

• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:
  • Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
  • Kalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von Terminen
  • Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, Reisekostenabrechnung
  • Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz der Geschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten)
  • E‑Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von Anfragen
  • Schnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinieren
  • Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen
  • Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten

Dein Profil:

• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Organisationstalent und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil
• Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss

Das bieten wir:

• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung
• Ein kollegiales und wertschätzendes Umfeld
• Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten
• Sport- und Yoga-Möglichkeiten