Office Administrator / Administrateur(trice) de bureau

BGC Engineering Inc.; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

A multinational engineering firm is seeking an Office Administrator in Montreal for a 12-month maternity leave coverage. This role requires fluency in French and English, and responsibilities include managing office operations, supporting teammates, and ensuring smooth administrative functions within a dynamic environment. The ideal candidate is proactive and organized, with a strong focus on collaboration and communication.

Benefits

Comprehensive benefits package

Health, Dental and Vision coverage

Professional development opportunities

Flexible workplace arrangements

Social and wellness activities

Qualifications

• Minimum 5 years of relevant work experience.
• Must be fluent in both French and English.
• Proactive and self-motivated.

Responsibilities

• Manage office functionality and liaise with building management.
• Reception duties including welcoming visitors and handling mail.
• Coordinate onboarding for new staff.

Skills

Fluency in French and English

Proactive and self-motivated

Reliable and adaptable

Excellent communication skills

Team collaboration

Education

5 years of relevant work experience

Tools

MS Office

Adobe Acrobat

Job description

About Us

English— BGC Engineering Inc. (BGC) is an international applied earth sciences professional services firm. We are proud of our talented team of over 700 employees, spanning the fields of Engineering, Geoscience, Software, Geomatics, Data Science, Accounting, Administration, Health & Safety and Human Resources. Alongside our clients and industry partners, BGC works collaboratively as ‘One Team’, dedicated to solving the world’s most critical applied earth science challenges. BGC has offices located across Canada, the United States, Chile, the Dominican Republic, and Australia.

Our flat management structure creates a culture of innovation, excellence and transparency and a casual, dynamic and inclusive work environment. BGC prides itself on offering training and mentoring opportunities to further our employees’ professional growth as well as social and wellness activities that contribute to the connection and wellbeing of our team.

We believe in One Team, Excellence, Curiosity, Common Sense and Clarity.

The Role

BGC is looking for a highly motivated and organized Office Administrator to join our Montreal Team. This position is a 12 month maternity leave coverage, with the option for extension. The ideal candidate would be a self-starter who values teamwork, takes initiative, and takes pride in their work. In this office-based role you will be responsible for supporting a range of administrative needs and collaborating with your fellow administrative teammates across BGC. You will report to the Montreal Office Manager and BGC’s Administration Team Lead, and will be working in a fast-paced, dynamic consulting environment alongside our Engineers, Geoscientists, and other BGC teams.

Responsibilities

• Manage and coordinate the operation and functionality of office space, ensuring all systems are functioning properly and organizing necessary updates and improvements
• Liaise with building management and local vendors for repairs, maintenance, and security
• Reception duties including receiving visitors and vendors, shipping and receiving, printing and scanning
• Maintain office organization and supplies inventory
• Coordinate the onboarding of new staff and act as a general resource for new hires
• Assist with planning office and company social events, meetings, and catering
• Approve office related invoices and complete office credit card reconciliations
• Coordinate travel and accommodation logistics for staff and clients
• Maintain and report accurate staffing updates for local staff, ensuring all records are current and discrepancies are promptly addressed
• Work with BGC’s IT Team on local office needs, maintenance, and functionality of IT and AV equipment
• Project support including coordinating field logistics, meeting scheduling and minute taking, implementing client-specific deliverable requirements, file management, administration and communication of various project team schedules
• Support the Montreal Office Manager, office staff and greater BGC Administrative Team as needed
• Perform other tasks as required

Required Education, Experience & Competencies

• Minimum 5 years of relevant work experience
• Must be fluent in both French and English, with the ability to effectively communicate verbally and in writing in both languages
• Proactive and self-motivated
• Reliable, adaptable, and able to pivot with changing priorities
• Ability to prioritize tasks to meet deadlines with attention to detail
• Collaborative approach to working in a team environment
• Proficient in MS Office products and Adobe Acrobat
• Comfortable with learning new technology and software
• Excellent verbal, written communication, and organizational skills
• Ability to work both independently and as part of a team
• Commitment to promoting office and team culture and values

Company Benefits

BGC offers our employees the following:

• Our ‘One Team’ culture supporting health, wellness, safety and diversity
• Comprehensive benefits package
• Health, Dental and Vision coverage
• LTD, Life, AD&D and Business Travel Insurance
• Employee Assistance Program
• Maternity / Paternity leave top ups
• Professional development and mentoring opportunities
• Flat management structure
• Flexible workplace with office and home arrangements
• Social and wellness activities
• Casual and professional work environment

Equity, Diversity and Inclusion

BGC strives to create a workplace where equity, diversity and inclusion are embedded throughout our workplace culture and practices. Join us in our commitment to honour individuality, ensure fairness, and create a welcoming environment for everyone. As an equal opportunity employer, we encourage applications from all candidates, including those experiencing inequity such as racialized individuals, Indigenous People, women, people of diverse sexual orientations, identities and expressions, veterans, individuals with disabilities, people of all faiths, nationalities, marital statuses, ages, and family statuses. For assistance or accommodation with your application, please contact us at [e-mail].

Administrateur( trice ) de bureau

À propos de nous

BGC Engineering Inc. (BGC) est une entreprise internationale offrant des services professionnels en sciences de la Terre appliquées. Nous sommes fiers de notre équipe de plus de 700 employés experts en ingénierie, géosciences, logiciels, géomatique, science des données, comptabilité, administration, santé et sécurité et en ressources humaines. Aux côtés de ses clients et de ses partenaires industriels, BGC travaille en collaboration comme « une seule équipe », pour relever les défis de ses clients et résoudre les enjeux les plus critiques en sciences de la Terre appliquées dans le monde. BGC dispose de bureaux au Canada, aux États-Unis, au Chili, en République Dominicaine et en Australie.

Notre structure de gestion horizontale crée une culture d'innovation, d'excellence et de transparence ainsi qu'un environnement de travail décontracté, dynamique et inclusif. BGC est fièr e d'offrir des opportunités de formation et de mentorat pour favoriser la croissance professionnelle de ses employés, ainsi que des activités sociales et de bien-être qui contribuent à la connexion et au bien-être de notre équipe.

Nous croyons en une équipe soudée, curieuse de tout, visant l'excellence, le bon sens et la clarté.

Descriptif du rôle

BGC est à la recherche d'un(e) administrateur( trice ) de bureau très proactif( ve ) et organisé(e) pour se joindre à notre équipe de Montréal. Ce poste est à pourvoir dans le cadre d’un congé de maternité, pour une durée de 12 mois, avec possibilité de prolongation. Le candidat idéal est une personne autonome qui valorise le travail d'équipe, prend des initiatives et qui est fièr(e) de son travail. Dans ce rôle en présentiel, vous devrez répondre à une variété de besoins administratifs et collaborer avec vos collègues de l'équipe administrative à travers les différents bureaux de BGC. Vous serez sous la responsabilité du gestionnaire de bureau de Montréal et de la cheffe de l'équipe administrative de BGC et vous travaillerez dans un environnement de conseil dynamique aux côtés de nos ingénieurs et géoscientifiques et d'autres équipes de BGC.

Responsabilités (Français)

• Gérer et coordonner le fonctionnement et l’organisation de l'espace de bureau, en veillant au bon état de tous les systèmes et en planifiant les mises à jour et améliorations nécessaires
• Assurer la liaison avec la conciergerie du bâtiment ainsi qu’avec les fournisseurs locaux pour les réparations, la maintenance et la sécurité
• Assurer les tâches de réception, dont l'accueil des visiteurs et des fournisseurs, l'expédition et la réception des colis, l'impression et la numérisation
• Maintenir l'organisation du bureau et l'inventaire des fournitures
• Coordonner l’intégration des nouveaux membres du personnel et agir en tant que ressource générale pour les nouveaux employés
• Contribuer à la planification des événements sociaux, des réunions et des services de traiteur
• Approuver les factures liées au bureau et effectuer les rapprochements des cartes de crédit du bureau
• Coordonner la logistique de déplacements et d’hébergement du personnel et des clients
• Maintenir et communiquer des mises à jour précises sur les effectifs du personnel local
• Travailler avec l'équipe informatique sur les besoins des bureaux locaux et la fonctionnalité de l'équipement informatique et audiovisuel
• Assister le personnel senior en ce qui concerne les notes de frais, la coordination des voyages et la programmation des réunions
• Fournir du soutien aux projets et assurer la gestion des calendriers des équipes
• Soutenir le gestionnaire du bureau de Montréal et l'équipe Administrative de BGC
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins

Fin des sections bilingues.