Executive Assistant- ᐊᖏᔪᖅᑲᐅᑎᓂᒃ ᐃᑲᔪᖅᑎ

City of Iqaluit; Iqaluit; On-site; CAD 75,000; Full time

Job summary

A municipal government in Iqaluit is seeking an experienced Executive Assistant to provide administrative support to the Mayor, Council, and Chief Administrative Officer. This role requires strong office experience, excellent communication skills, and the ability to work in a dynamic environment. Candidates must have a Grade 12 Diploma and at least three years of relevant office experience. The position is full-time with a salary of $74,619.23 per annum plus a settlement allowance of $22,378.25.

Benefits

Settlement allowance

Career development opportunities

Qualifications

• 3 years of progressively responsible office experience including 2 years as an executive assistant.
• Knowledge of municipal administration and secretarial services.
• Ability to communicate effectively both orally and in writing.

Responsibilities

• Provide routine and confidential administrative services to the Mayor and Council.
• Assist City staff in preparing materials for Council meetings.
• Handle politically sensitive issues with tact and diplomacy.

Skills

Office experience

Microsoft Office Suite

Communication

Cross cultural work

Education

Grade 12 Diploma or equivalent

College Diploma in Business Management or Administration

Job description

The City of Iqaluit is looking for an experienced individual to join our growing team and city as the Executive Assistant.

Title: Executive Assistant

Department: Administration

Status: Full-time,

Salary: $74,619.23per annum, 35 hour/week

SettlementAllowance: $22,378.25 per annum

Union Status: Excluded

Housing: No Staff Housing Available

Closing Date: Open Until Filled

This employment opportunity is open to all applicants.

Reporting directly to the City Council Clerk, the Executive Assistant is responsible for providing routine and confidential administrative services and support to the Mayor, Council, Chief Administrative Officer and City Clerk.

Required Qualifications:

• Grade 12 Diploma or equivalent.
• Minimum of 3 years of progressively responsible office experience including 2 years of experience as an executive assistant in an office environment.
• Knowledge of municipal administration and secretarial services.
• Knowledge of Territorial Legislation, Municipal By-Laws and Roberts Rules of Order for meetings.
• Ability to plan and assist City staff to prepare materials and information for Council and the Chief Administrative Officer.
• Strong computer skills, especially in Microsoft Office Suite.
• Ability to communicate effectively both orally and in writing in order to record accurate transcription of Council proceedings.
• Ability to work effectively in a cross cultural environment to provide assistance or direction to the general Public.
• Ability to recognize, and work, with tact, diplomacy and confidentiality, when necessary, when dealing with politically sensitive issues.
• Ability to adapt to and assist in the implementation of changes in organizational structure, remain abreast of current political issues, assist in bridging the gap of the administrative and political areas.
• Ability to work effectively under pressure and with conflicting priorities.

Assets:

• College Diploma in Business Management or Administration preferred.
• Political Acumen
• Valid Class 5 Drivers Licence
• The ability to speak and write in English and Inuktitut

Equivalencies that include a combination of education and experience may be considered.

The successful candidate would be required to submit a Criminal Record Check.

Please visit our website https://www.iqaluit.ca/careers to apply or drop off your resume at City Hall.

• The City of Iqaluit embraces the intent and spirit of the Nunavut Land Claims Agreement. Priority will be given to Nunavut Inuit; Candidates must clearly identify their eligibility in order to receive consideration under this agreement.

• Only those selected to interview will be contacted.

ᓄᓇᓕᐸᐅᔭᒃᑯᑦ ᐃᖃᓗᓐᓂ ᕿᓂᓕᕐᒥᔪᑦ ᐱᓕᕆᓕᓂᐅᑦᓯᐊᖅᑐᒥᒃ ᐃᓚᒋᔭᐅᒍᒪᔪᒥᒃ ᐊᒥᓱᕈᖅᐸᓪᓕᐊᔪᓄᑦ ᐱᓕᕆᔨᑦᑎᓐᓂᒃ ᐊᒻᒪ ᓄᓇᓕᐸᐅᔭᒃᑯᓐᓂᒃ ᐊᖏᔪᖅᑲᐅᑎᓂᒃ ᐃᑲᔪᖅᑎᐅᓗᓂ.

ᑕᐃᒎᓯᖓ: ᐊᖏᔪᖅᑲᐅᑎᓂᒃ ᐃᑲᔪᖅᑎ

ᐱᓕᕆᕝᕕᖓ: ᐸᐃᑉᐹᓕᕆᕝᕕᒻᒥ

ᖃᓄᐃᑦᑑᓂᖓ: ᖃᐅᑕᒫᖅᑐᖅᓯᐅᑎ

ᑮᓇᐅᔭᓕᐊᖓ: 74,619.23 ᐊᕐᕌᒍᑕᓕᒫᒧᑦ, 35 ᐃᑲᕐᕋᐃᑦ/ᐱᓇᓱᐊᕈᓯᑕᒫᑦ

ᓄᓇᓕᕐᒥᐅᑕᐅᓂᕐᒧᑦ

ᐃᑲᔫᓯᐊᑦᓴᑦ: $22,378.25 ᐊᕐᕌᒍᑕᓕᒫᒧᑦ

ᔫᓐᓂᐊᓕᕆᓂᒃᑯᑦ

ᖃᓄᐃᓕᖓᓂᖓ: ᐃᓚᒋᔭᐅᖏᑦᑐᖅ

ᐃᓪᓗᓕᕆᓂᖅ: ᐃᖅᑲᓇᐃᔭᖅᑎᓂᒃ ᐃᓪᓗᖃᖅᑎᑦᓯᕙᖏᑦᑐᑦ

ᒪᑐᕕᑦᓴᖓ ᐅᓪᓗᕐᓯᐅᑎᒍᑦ: ᒪᑐᐃᖓᔪᖅ ᐃᖅᑲᓇᐃᔭᖅᑎᑖᓚᐅᖏᓐᓂᖏᓐᓂ

ᐅᓇ ᐃᖅᑲᓇᐃᔮᑦᓴᖅ ᒪᑐᐃᖓᔪᖅ ᐱᓇᓱᐊᕈᒪᔪᓕᒫᓄᑦ.

ᑎᓕᒐᕆᓪᓗᓂᐅᒃ ᓄᓇᓕᐸᐅᔭᒃᑯᑦ ᑲᑎᒪᔨᖏᑕ ᐊᓪᓚᑦᑎᖓᑕ, ᐃᖅᑲᓇᐃᔭᖅᑎᓂᒃ ᐃᑲᔪᖅᑎ ᐱᓕᕆᔨᐅᕙᑦᑐᖅ ᖃᐅᑕᒫᖅᑐᖅᓯᐅᑎᓂᒃ ᐊᒻᒪ ᑲᖕᖑᓇᖅᑐᓂᒃ ᐸᐃᑉᐹᓕᕆᓂᒃᑯᑦ ᐱᔨᑦᓯᕋᐅᑎᓂᒃ ᐊᒻᒪ ᐃᑲᔪᕐᓱᐃᔨᐅᓗᓂ ᒪᐃᔭᒥᒃ, ᑲᑎᒪᔨᓂᒃ, ᑎᒥᐅᔪᒥᒃ ᐊᐅᓚᑦᓯᔨᒻᒪᕆᒻᒥᒃ ᐊᒻᒪ ᓄᓇᓕᐸᐅᔭᒃᑯᑦ ᐊᓪᓚᑦᑎᖓᓐᓂᒃ

ᐱᓕᕆᔾᔪᑎᐅᔪᓐᓇᐅᑎᐅᒋᐊᓖᑦ:

ᒍᓚᐃ 12-ᒥᒃ ᐃᓕᓐᓂᐊᕐᕕᐊᓗᒻᒥᒃ ᐱᔭᕇᕈᑎᖃᕐᓗᓂ ᐅᕝᕙᓘᓐᓃᑦ ᐊᔾᔨᐸᓗᐊᓂᒃ.

ᐊᕐᕌᒍᓂᒃ ᐱᖓᓱᓂᒃ ᐅᖓᑖᓂᓘᓐᓃᑦ ᐱᓕᕆᔨᐅᓯᒪᓗᓂ ᐊᓪᓚᕝᕕᓕᕆᓂᕐᒥᒃ ᐱᖃᓯᐅᔾᔨᓗᒋᒃ ᒪᕐᕉᓐᓂᒃ ᐊᕐᕌᒎᓐᓂᒃ ᐊᖏᔪᖅᑲᐅᑎᓂᒃ ᐃᑲᔪᖅᑎᐅᓯᒪᓗᓂ ᐊᓪᓚᕕᓕᕆᓂᕐᒥᒃ

ᖃᐅᔨᒪᓂᖃᕆᐊᓕᒃ ᓄᓇᓕᓐᓂᒃ ᐊᐅᓚᑦᓯᔨᓄᑦ ᐸᐃᑉᐹᓕᕆᔾᔪᑎᓂᒃ ᐊᒻᒪ ᐊᓪᓚᕝᕕᒻᒥ ᐱᔨᑦᓯᕋᐅᑎᓕᕆᓂᕐᒥᒃ.

ᖃᐅᔨᒪᓂᖃᕆᐊᓕᒃ ᓄᓇᕘᒥ ᒪᓕᒐᕐᓂᒃ, ᓄᓇᓕᓐᓂ ᐊᐅᓚᑦᓯᔨᓄᑦ ᒪᓕᒐᕋᓛᕐᓂᒃ ᐊᒻᒪ ᕌᐳᕐᑦ ᒪᓕᒐᖏᓐᓂᒃ (Roberts Rules of Order) ᐊᑐᖅᑕᐅᕙᑦᑐᓂᒃ ᑲᑎᒪᓂᕐᒧᑦ.

ᐸᕐᓇᐃᔪᓐᓇᕆᐊᓕᒃ ᐊᒻᒪ ᐃᑲᔪᖅᐸᓪᓗᓂ ᓄᓇᓕᐸᐅᔭᒃᑯᑦ ᐃᖅᑲᓇᐃᔭᖅᑎᖏᓐᓂᒃ ᐅᐸᓗᖓᐃᔭᐃᓂᒃᑯᑦ ᓱᓇᑐᐃᓐᓇᕐᓂᒃ ᐱᓕᕆᔾᔪᑎᓂᒃ ᐊᒻᒪ ᑐᑭᓯᒋᐊᕈᑎᑦᓴᖏᓐᓂᒃ ᑲᑎᒪᔩᑦ ᐊᒻᒪ ᑎᒥᐅᔪᒥᒃ ᐊᐅᓚᑦᓯᔨᒻᒪᕆᒻᒥᒃ.

ᖃᕋᑕᐅᔭᓕᕆᒍᓐᓇᑦᓯᐊᕆᐊᓕᒃ, ᐱᓗᐊᖅᑐᒥ ᐅᑯᓂᖓ ᐊᓪᓚᕝᕕᓕᕆᔾᔪᑎᓂᒃ (Microsoft Office Suite.


La Ville d’Iqaluit est à la recherche d’une personne d’expérience pour se joindre à son équipe et à sa ville en pleine croissance en tant qu’adjoint administratif.
Titre: Adjoint administratif
Service: Administration
Statut: Temps plein
Salaire: 74,619.23$ par an, 35heures/semaine
Indemnité d’établissement: 22378,25$ par annéeStatut syndical: Exclu
Logement: Aucun logement offert au personnel
Date de clôture: Jusqu’à ce que le poste soit pourvu
Cette offre d’emploi est ouverte à tous les candidats.
Sous la responsabilité directe du secrétaire municipal, la personne au poste d’adjoint administratif est responsable de fournir des services administratifs de routine et confidentiels ainsi qu’un soutien au maire, au conseil municipal, au directeur municipal et au secrétaire municipal.
Qualifications requises

• Diplôme de 12^eannée ou l’équivalent
• Au moins trois ans d’expérience de travail de bureau à responsabilités croissantes, dont deux ans d’expérience en tant qu’assistant de direction dans un environnement de bureau.
• Connaissance de l’administration municipale et des services de secrétariat.
• Connaissance de la législation territoriale, des règlements municipaux et des Roberts Rules of Order lors de la tenue de rencontres.
• Capacité à planifier et à aider le personnel municipal à préparer des documents et des informations pour le conseil et le chef de l’administration.
• Solides compétences informatiques, en particulier la suite Microsoft Office.
• Aptitude à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit afin de transcrire fidèlement les délibérations du conseil.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement interculturel pour fournir une assistance ou une orientation au grand public.
• Capacité à reconnaître et à travailler avec tact, diplomatie et confidentialité, si nécessaire, lorsqu’il s’agit de questions politiquement sensibles.
• Capacité à s’adapter et à contribuer à la mise en œuvre de changements dans la structure organisationnelle, à se tenir au courant des questions politiques actuelles et à contribuer à combler le fossé entre les domaines administratif et politique.
• Capacité à travailler efficacement sous pression et avec des priorités contradictoires.

Atouts:

• Diplôme universitaire en gestion d’entreprise ou en administration de préférence.
• Sens politique
• Permis de conduire de classe5 valide
• Capacité à parler et à écrire en anglais et en Inuktitut.

Des équivalences qui comprennent une combinaison d’études et d’expérience peuvent être envisagées.
La candidature retenue doit accepter de procéder à une vérification de son casier judiciaire.
Veuillez consulter notre site Web https://www.iqaluit.ca/careers pour poser votre candidature ou déposer votre curriculum vitae à l’hôtel de ville.
•La Ville d’Iqaluit souscrit à l’esprit et à l’intention de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut. La priorité sera accordée aux Inuits du Nunavut. Les personnes candidates doivent mentionner clairement leur admissibilité afin de recevoir les considérations en vertu de cet accord.
• Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.